Directives
de l'étudiant  

Inscription, ajout, retrait, abandon et transfert

Code numérique : PED-01-01
Responsable de la diffusion : Vice-présidence du Développement des affaires et des services aux étudiants
Groupes ou secteurs ou fournisseurs de services consultés : Bureau des admissions et du registraire, Comité des directives de l’étudiant
Entrée en vigueur : 28 novembre 1990
Dernière révision : 29 septembre 2022
Fréquence de révision : Cette directive est révisée et validée tous les ans

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé afin d'alléger le texte et se veut inclusif et utilisé autant pour désigner les femmes, les hommes et le genre neutre.


Table des matières

Préambule

Pour sʼinscrire à temps complet ou à temps partiel dans un programme d'études de l'Ontario menant à un certificat d'études collégiales de l'Ontario, un diplôme d'études collégiales de l'Ontario, un diplôme d'études collégiales de l'Ontario - niveau avancé, un certificat postdiplôme de l'Ontario ou un grade d'études appliquées, un candidat doit avoir complété le processus de demande dʼadmission auprès du Service d'admission des collèges de l'Ontario (SACO), avoir reçu et accepté une offre dʼadmission de La Cité.

1.1 Objet

Cette directive de lʼétudiant vise à encadrer les processus dʼinscription, dʼajout, de retrait, dʼabandon et de transfert de cours ou de programme dʼétudes menant à un titre de compétences de lʼOntario.

Elle détaille aussi les autres possibilités dʼinscription à des cours ou à des programmes du Collège La Cité.

1.2 Destinataires

Cette directive sʼadresse aux candidats qui considèrent sʼinscrire ou sont en processus dʼinscription au Collège ainsi quʼaux étudiants qui sont inscrits dans un programme dʼétudes.

Elle sʼadresse aussi à tout le personnel impliqué dans les processus visés en objet de la présente directive.

1.3 Définitions

Candidat : Dans le cadre de cette directive, le terme « candidat » désigne un individu qui fait des démarches pour s'inscrire au Collège comme étudiant.

Cours fondamental : Un cours fondamental est un cours dont les concepts de base vont servir dʼappui à plusieurs autres cours du programme, mais dont lʼéchec ne bloque pas automatiquement le cheminement étudiant aux cours subséquents. Toutefois, la réussite dʼun cours fondamental est obligatoire afin dʼobtenir le titre de compétences associé au programme, afin de diplômer.

Étudiant : Dans le cadre de cette directive, le terme « Étudiant » est utilisé lorsquʼun individu a terminé les démarches dʼinscription.

Préalable : Un cours préalable est un cours développant une habileté que lʼétudiant doit absolument maîtriser pour passer au développement de lʼhabileté dʼun cours suivant. Ce cours doit être réussi avant lʼinscription au cours subséquent dont il est le préalable.

La direction du secteur à lʼEnseignement qui souhaite autoriser un étudiant à suivre un cours sans avoir réussi un cours préalable doit évaluer la pertinence de retirer ce préalable pour tous les étudiants.

1.4 Inscription

Pour compléter le processus d'inscription d'un candidat à un cours ou à un programme d'études, celui-ci doit suivre les modalités suivantes selon le type dʼinscription.

L'inscription permet au candidat d'obtenir le statut d'étudiant au Collège, de bénéficier des services, d'avoir un dossier officiel et de recevoir un relevé de notes pour les cours suivis.

1.4.1 Inscription à un programme dʼétudes menant à un titre de compétences de lʼOntario

A. Première inscription

Après avoir confirmé le choix du programme auprès du SACO et avoir réussi les tests de classement et les tests de compétences, le candidat doit payer ses frais d'études au complet. Si cela nʼest pas possible, il peut effectuer un paiement partiel et signer une entente de paiement des frais d'études avec le Collège.

Les étudiants qui débutent un nouveau programme dʼétudes doivent payer leurs frais selon les dates indiquées dans leur facture pour conserver leur priorité dans le programme dʼétudes si celui-ci a un nombre de places limité. De plus, tout paiement effectué s'appliquera d'abord sur le solde impayé de lʼétudiant.

Les étudiants qui ont signé une entente de paiement et qui ne respectent pas les dates indiquées dans le calendrier publié devront payer des frais additionnels. De plus, le Collège se réserve le droit dʼentreprendre des actions subséquentes pour la collecte des soldes impayés.

Étudiants internationaux

Selon les conditions établies par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada pour obtenir un permis dʼétudes, les étudiants internationaux doivent payer leur frais dʼétudes au complet.

B. Inscription aux étapes subséquentes

Les étudiants qui poursuivent leurs études au Collège à une étape subséquente de leur programme, doivent compléter leur inscription avant le début du trimestre afin de maximiser la réussite étudiante. À noter que si une entente de paiement a été conclue, lʼinscription sera faite selon les modalités de lʼentente.

Les inscriptions sont acceptées jusquʼà la 10e journée du trimestre, à lʼexception de certains programmes dʼétudes. Toute inscription après ce délai devra être approuvée par la direction du programme d'études ou toute autre personne désignée.

Tout étudiant revenant au Collège (étape 2 et étapes subséquentes) et dont la session débute par un stage en milieu de travail doit être inscrit avant de se présenter à son milieu de stage. Dans le cas contraire, l'étudiant se verra refuser l'accès au stage par le Collège et l'employeur.

C. Inscription des étudiants du postsecondaire à des cours offerts en formation continue et en ligne

L'étudiant inscrit dans un programme d'études postsecondaires peut sʼinscrire à un cours de son programme en formation continue et en ligne si le cours en question est disponible. Si l'ajout d'un cours a un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels seront facturés.

Toutefois, si l'étudiant suit un cours ne faisant pas partie de son programme d'études, il devra débourser la totalité des frais d'études liés au cours, et ce, au moment de son inscription.

1.4.2 Inscription à un cours offert à la carte

Ces cours sont offerts dans le cadre dʼun programme d'études menant à un titre de compétences officiel de l'Ontario, soit un certificat d'études collégiales de l'Ontario, un diplôme d'études collégiales de l'Ontario, un diplôme d'études collégiales de l'Ontario – niveau avancé, un certificat postdiplôme de l'Ontario ou un grade d'études appliquées, mais l'inscription se fait par cours et non par programme d'études auprès du Bureau des admissions et du registraire.

L'étudiant peut s'inscrire à la carte pour un maximum de deux (2) cours dans un programme d'études. Après ces deux (2) premiers cours, il doit faire sa demande d'admission auprès du SACO s'il veut poursuivre au sein du programme d'études. Le processus d'inscription à un programme d'études régit alors l'inscription.

L'inscription à un cours devient officielle lorsque les conditions particulières d'inscription du cours et du Collège sont respectées, et que les droits de scolarité sont payés.

L'obligation du Collège de livrer ou d'accommoder tous les cours d'une formation lors d'une inscription par cours est retirée. Dans ce contexte, une inscription par cours ne garantit aucunement à lʼétudiant que la formation soit entièrement livrée.

Les étudiants inscrits officiellement au programme dont fait partie le cours ont préséance. Le Collège se réserve le droit de refuser la demande dʼinscription si le cours est complet.

1.4.3 Inscription à un cours de la formation continue

Un candidat souhaitant suivre un ou plusieurs cours offerts à la formation continue, dans le cadre dʼun programme dʼun certificat de La Cité ou non, peut le faire selon les modalités suivantes :

  • Sélectionner le cours désiré sur la page Web de la Formation continue
  • Cliquer sur le panier et remplir les informations demandées
  • Procéder au paiement selon les modalités indiquées

L'obligation du Collège de livrer ou d'accommoder tous les cours d'une formation lors d'une inscription par cours est retirée. Dans ce contexte, une inscription par cours ne garantit aucunement à lʼétudiant que la formation soit entièrement livrée.

1.4.4 Inscription à un cours en tant quʼauditeur libre

Le statut d'auditeur libre permet d'assister à un cours sans avoir à faire les évaluations prévues dans le plan de cours. Aucune note ou mention de crédit n'est obtenue et l'étudiant ne peut pas assister aux activités d'évaluation (ex. : examens, épreuves, travaux). La demande peut être refusée pour tout motif jugé raisonnable par le Collège. L'inscription comme auditeur libre devient officielle lorsque :

  • Le candidat remplit et soumet le formulaire d'auditeur libre au Bureau des admissions et du registraire à lʼintérieur des dix (10) premiers jours ouvrables du trimestre.
  • Le candidat obtient l'autorisation de la direction responsable du programme d'études.
  • Les conditions dʼinscription à un programme dʼétudes ou à un cours à la carte doivent être respectées.

1.5 Ajout, retrait, abandon et transfert

Il existe quatre (4) types de modification de l'inscription initiale :

  • Lʼajout ou le retrait d'un cours.
  • Le transfert officiel entre deux programmes dʼétudes.
  • Le retrait officiel d'un programme d'études.
  • La restriction temporaire de la poursuite dʼun programme dʼétudes.

Si la modification à l'inscription initiale a un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels pourraient lui être facturés. Ce dernier devra alors débourser la totalité de ses frais d'études au moment de la modification. Cependant, si la charge de lʼétudiant diminue, un remboursement pourrait être effectué le cas échéant.

Tout étudiant qui désire modifier son inscription initiale doit remplir le formulaire d'ajout-retrait selon les dates et modalités précisées en 1.5.1 et 1.5.2. Il est de la responsabilité de l'étudiant de prendre connaissance des impacts d'une modification à son inscription en consultant au besoin le spécialiste de lʼexpérience étudiante de son programme d'études ou toute autre personne désignée du Bureau des admissions et du registraire.

1.5.1 Ajout de cours

Dans les dix (10) premiers jours de classe, l'étudiant peut demander d'ajouter un ou plusieurs cours à sa charge. Les conditions suivantes s'appliquent :

  • L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire électronique « Ajout/Retrait de cours » disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire ou auprès du spécialiste de lʼexpérience étudiante attitré à son programme d'études, ou toute autre personne désignée du Bureau des admissions et du registraire.
  • Il doit y avoir de la place dans la section du cours concerné en plus de satisfaire aux préalables et aux cours fondamentaux qui y sont reliés.
  • Il n'y a aucun conflit d'horaire avec d'autres sections de cours.
  • Si la modification à l'inscription initiale a un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels pourraient lui être facturés. Ce dernier devra alors débourser la totalité de ses frais d'études au moment de l'ajout.

1.5.2 Retrait de cours

Le retrait de cours peut avoir un impact sur la charge étudiante et sur lʼaide financière. Un étudiant peut perdre son admissibilité aux divers régimes d'aide financière si sa charge devient à temps partiel dans son programme d'études. Lʼétudiant est encouragé à consulter le spécialiste de l'expérience étudiante de son programme d'études avant de prendre sa décision.

L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire électronique « Ajout/retrait de cours » disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire conformément aux dates du calendrier scolaire officiel. Dans le cas des cours qui ne suivent pas le calendrier scolaire, la date de retrait sans mention dʼéchec est aux deux tiers du cours.

  • Si un étudiant se retire officiellement dʼun cours durant les dix (10) premiers jours ouvrables du trimestre, toute référence à ce cours sera éliminée du dossier de l'étudiant
  • Si un étudiant se retire officiellement dʼun cours après la 10e journée ouvrable du trimestre, la mention Retrait (R) sera inscrite dans le relevé de notes de l'étudiant lorsqu'il n'y a toujours pas de note finale attribuée à ce cours.
  • Si un étudiant se retire officiellement dʼun cours après la date de retrait sans mention dʼéchec précisée dans le calendrier scolaire, la mention Échec (EC) sera inscrite dans le relevé de notes de l'étudiant.

Dans le cas où un étudiant obtient une note d'échec (EC) à un cours avant la date de retrait sans mention dʼéchec, la direction du programme peut demander au Bureau du registraire d'entrer cet échec au dossier de l'étudiant. Une fois la note confirmée par la direction du programme, l'étudiant ne peut plus se retirer du cours.

Un étudiant voulant se retirer de tous ses cours doit remplir un formulaire de retrait officiel de programme d'études.

1.5.3 Transfert entre deux programmes dʼétudes

Lʼétudiant désirant modifier son inscription au programme d'études initial vers un programme ayant un tronc commun :

  1. Doit remplir le formulaire de transfert officiel de programme dʼétudes.
  2. Doit présenter la demande de transfert au Bureau des admissions et du registraire avant le 10e jour ouvrable et selon les disponibilités dans le programme.

Toute autre demande de transfert nécessite obligatoirement une nouvelle demande d'admission ou une modification de la demande dʼadmission dans SACO.

Pour le transfert entre le mode régulier et le mode COOP dʼun programme dʼétudes, lʼétudiant doit faire sa demande au Service dʼemploi. Il nʼy a pas de date limite.

1.5.4 Retrait dʼun programme dʼétudes

L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire « Retrait officiel du programme d'études » disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire. Il peut aussi consulter le spécialiste de lʼexpérience étudiante de son programme d'études ou toute autre personne désignée du Bureau des admissions et du registraire.

Afin de prévenir que la mention « Échec » (EC) nʼapparaisse sur le dossier scolaire de l'étudiant, le retrait officiel doit avoir été soumis avant la date de retrait sans échec indiquée dans le calendrier scolaire officiel. L'étudiant obtiendra la mention « Retrait » (R) à tous les cours.

Dans le cas où un étudiant obtiendrait un échec à un cours avant son retrait officiel du programme d'études, la direction du programme pourra demander au Bureau des admissions et du registraire d'entrer la mention « Échec » au dossier de l'étudiant. Une fois la note confirmée par la direction du programme, l'étudiant ne pourra plus se retirer du cours et il obtiendra la mention « Échec » (EC).

1.5.5 Restriction temporaire de programme dʼétudes

La direction dʼun programme peut restreindre un étudiant temporairement dans la poursuite de son programme dʼétudes selon les mécanismes et modalités détaillés dans les directives de lʼétudiant PED-01-10 Processus de suivi du cheminement de l'étudiant et PED-01-15 Restriction temporaire dans la poursuite des études et dans lʼadmissibilité à lʼaide financière.

1.6 La charge étudiante : temps complet ou temps partiel

1.6.1 La charge étudiante selon les normes ministérielles

La charge étudiante (ou statut) au Collège détermine le type de calcul effectué pour les frais d'études et la subvention du Collège. Par le fait même, cette charge détermine les montants indiqués sur les T2202 pour fins d'impôt sur le revenu en Ontario. La charge à temps complet est attribuée à l'étudiant qui répond à l'une des deux (2) conditions ci-dessous pour l'étape du programme d'études concernée :

  1. Il est inscrit à au moins deux tiers des cours prévus dans le cursus du programme
  2. Il est inscrit à au moins 70 % du total des heures prévues

Les cours reconnus par des équivalences et la reconnaissance des acquis (RDA), ainsi que les cours suivis à titre d'auditeur libre ne peuvent pas servir aux calculs susmentionnés.

1.6.2 La charge étudiante aux fins d'admissibilité aux programmes d'aide financière gouvernementaux

Les règles d'établissement de la charge étudiante reconnue uniquement aux fins de l'admissibilité aux programmes provinciaux d'aide financière sont différentes.

  1. Ontario
    L'étudiant doit suivre au moins 60 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée. Un étudiant identifié par le fournisseur externe des services d'appui et d'accommodement La Boussole et le Bureau des admissions et du registraire comme ayant des limitations acceptées par le Régime dʼaide financière aux étudiants de lʼOntario (RAFÉO) doit suivre au moins 40 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée.
  2. Québec
    L'étudiant doit être inscrit à au moins 180 heures de cours de formation postsecondaire dans un programme dʼétudes approuvé par le régime. Certains programmes ne sont pas reconnus, tel que spécifié sur la page Web de programme.
  3. Nouveau-Brunswick
    L'étudiant doit suivre au moins 60 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée.
  4. Autres provinces canadiennes
    Lʼétudiant doit se référer au Service d'aide financière aux étudiants du Collège.

1.7 les frais dʼétudes

Les frais d'études forment un volet important du financement de tout système d'enseignement postsecondaire sain. Les étudiants tirant un avantage direct de l'enseignement postsecondaire, doivent contribuer à son financement en payant des frais d'études. Les frais d'études sont composés des éléments suivants :

1.7.1 Droits de scolarité

Les droits de scolarité sont reconnus comme la contribution de l'étudiant aux activités bénéficiant d'un appui du financement de base et de la subvention d'immobilisations en provenance du ministère des Collèges et Universités (MCU). Ensemble, ces revenus appuient les coûts d'administration des programmes d'études, les frais généraux de fonctionnement de l'administration du Collège ainsi que les dépenses d'immobilisations.

1.7.2 Droits accessoires institutionnels

Ces droits accessoires sont facturés à tous les étudiants du Collège. Les droits accessoires institutionnels sont exigés dans le but de soutenir les services et les activités qui ne font pas partie des droits de scolarité

Les droits accessoires institutionnels suivants sont facultatifs :

  • Régime de soins de santé et de soins dentaires
  • Réseau des diplômés

Afin dʼêtre exempté de ces frais, lʼétudiant doit remplir, avant le 10e jour du trimestre, le formulaire des frais accessoires facultatifs disponible dans la facture des frais dʼétudes quʼil reçoit par courriel. Après cette date, toute demande sera refusée. Il est à noter quʼil sera possible de remplir le formulaire pour les droits accessoires du trimestre suivant.

1.7.3 Droits accessoires de programme

Ces droits accessoires sont facturés spécifiquement aux étudiants d'un programme d'études. Les droits accessoires de programme sont exigés dans le but de soutenir les services et les activités qui ne font pas partie des droits de scolarité.

1.7.4 Frais pour étudiants internationaux

Ces frais servent notamment à compenser pour la subvention qui est obtenue du MCU pour les étudiants canadiens.

Le frais dʼassurance internationale est obligatoire et est inclus dans la facturation internationale. Cette assurance est offerte par une compagnie externe.

1.7.5 Droits de scolarité pour les étudiants ayant un accommodement à charge réduite de cours

L'étudiant en situation de handicap avec limitations fonctionnelles permanentes documentées par le fournisseur externe des services d'appui et d'accommodement La Boussole peut être éligible à une charge de cours réduite, qui prolongera son cheminement scolaire au-delà de la durée normale de son programme d'études. Le cas échéant, cet étudiant sera admissible à payer des droits de scolarité réduits à 20 $ par cours une fois qu'il aura payé des droits de scolarité équivalents à ceux d'un étudiant ayant complété le programme selon la durée approuvée. L'étudiant doit cependant payer tous les droits accessoires applicables pour toutes les sessions au cours desquelles il est inscrit au Collège.

Les étudiants internationaux ainsi que les étudiants subventionnés par le programme « Deuxième Carrière » ne sont pas admissibles à la réduction des droits de scolarité.

Pour toute question portant sur les mesures dʼaccommodement possibles, il faut se référer à la directive PED-01-04 Accessibilité et accommodement pour les étudiants en situation de handicap.

1.8 Remboursement des frais dʼétudes

Un étudiant qui se retire de son programme d'études pourra obtenir un remboursement partiel de ses frais d'études du Collège aux conditions suivantes :

  1. En respectant les modalités de retrait d'un programme d'études (voir ci-dessus) dans les dix (10) premiers jours du trimestre.
  2. Le Collège retient un montant équivalent au dépôt non remboursable des frais dʼétudes.
  3. En cas de situation exceptionnelle, inattendue et imprévisible qui empêche l'étudiant de poursuivre ses études, une demande de retrait peut être soumise au Bureau des admissions et du registraire en respectant les conditions suivantes :
    1. La demande doit être soumise avant la date de retrait sans échec indiquée dans le calendrier scolaire officiel.
    2. La demande de retrait doit faire part de toute l'information pertinente à la situation exceptionnelle, inattendue et imprévisible.
    3. Après consultation auprès du comité des frais d'études, le Bureau des admissions et du registraire rendra sa décision dans les trente (30) jours au calendrier suivant la demande.

Tel quʼexigé par le ministère des Collèges et Universités, le Collège remboursera notamment le Centre de service national de prêts aux étudiants (CSNPE) avant de rembourser directement l'étudiant, le cas échéant.

1.9 Autres directives de lʼétudiant reliées

  • PED-01-04 Accessibilité et accommodement pour les étudiants
  • PED-01-09 Admissibilité aux stages
  • PED-01-10 Processus de suivi du cheminement de l'étudiant par le comité de la réussite étudiante
  • PED-01-15 Restriction temporaire dans la poursuite des études et dans lʼadmissibilité à lʼaide financière
  • PED-01-17 Programmes en mode coopératif
  • ADM-13 Solde impayé et recouvrement des frais dʼétudes