Directives
de l'étudiant

Inscription, ajout, retrait, abandon et transfert

Code numérique : PED-01-01
Responsable de la diffusion : Vice-présidence du Développement des affaires et des services aux étudiants
Groupes ou secteurs ou fournisseurs de services consultés : Bureau des admissions et du registraire Comité des directives de l’étudiant
Entrée en vigueur : 28 novembre 1990
Dernière révision : 27 mai 2020
Fréquence de révision : Cette directive est révisée et validée tous les ans

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé afin d'alléger le texte et se veut inclusif et utilisé autant pour désigner les femmes, les hommes et le genre neutre.

Table des matières

Lexique

Client : Dans le cadre de cette directive, le terme « Client » désigne un individu qui fait des démarches pour s’inscrire au Collège comme étudiant.

Corequis : Des cours sont dits corequis lorsque les savoirs, les savoir-faire et les savoir-être qui y sont développés doivent nécessairement être assimilés simultanément dans une même étape. Concrètement, des cours sont dits corequis lorsqu'ils doivent être suivis en même temps. Par corollaire, un étudiant qui se retire d'un cours ayant un corequis, sera automatiquement retiré de l'ensemble de ces cours.

Dans certains cours en corequis, lorsque spécifié au plan de cours, l'étudiant obtiendra un échec dans tous les cours en corequis s'il échoue un de ces cours.

La direction peut autoriser l'étudiant à suivre le cours sans satisfaire les conditions de corequis. Dans ce cas et par principe d'équité, la direction du secteur à l’Enseignement doit évaluer la pertinence de retirer ce corequis pour tous les étudiants.

Étudiant : Dans le cadre de cette directive, le terme « Étudiant » est utilisé lorsqu’un individu a terminé les démarches d’inscription.

Frais : Dans le cadre de cette directive, le terme « Frais » est utilisé au lieu de la terminologie ministérielle (« Droits ») à des fins de clarté.

Préalable : Un préalable est une habileté que l’étudiant doit absolument maîtriser pour passer au développement d’une autre habileté selon son parcours, ses objectifs professionnels et les exigences du programme pour l’obtention du diplôme.

La direction du secteur à l’Enseignement peut autoriser l'étudiant à suivre un cours sans avoir réussi un cours préalable. Dans ce cas, et par principe d'équité, la direction doit évaluer la pertinence de retirer ce préalable pour tous les étudiants.

1.1 Inscription

Le processus d'inscription d'un client à un cours ou à un programme d'études comprend deux étapes :

  1. Le choix du programme ou du cours
  2. Le paiement des frais d'études ou la signature avec le Collège d'une entente pour le paiement des frais d'études

L'inscription permet au client d'obtenir le statut d'étudiant au Collège, de bénéficier des services, d'avoir un dossier officiel et de recevoir un relevé de notes pour les cours suivis.

1.2 Les frais d'études

Les frais d'études forment un volet important du financement de tout système d'enseignement postsecondaire sain. Les étudiants tirant un avantage direct de l'enseignement postsecondaire, doivent contribuer à son financement en payant des frais d'études. Les frais d'études sont composés des éléments suivants :

1.2.1 Frais de scolarité

Les frais de scolarité sont reconnus comme la contribution de l'étudiant aux activités bénéficiant d'un appui du financement de base et de la subvention d'immobilisations en provenance du ministère des Collèges et Universités (MCU). Ensemble, ces revenus appuient les coûts d'administration des programmes d'études, les frais généraux de fonctionnement de l'administration du Collège ainsi que les dépenses d'immobilisations.

1.2.2 Frais accessoires institutionnels

Ces frais accessoires sont facturés à tous les étudiants du Collège. Les frais accessoires institutionnels sont exigés dans le but de soutenir les services et les activités qui ne font pas partie des frais de scolarité.

1.2.3 Frais accessoires de programme

Ces frais accessoires sont facturés spécifiquement aux étudiants d'un programme d'études. Les frais accessoires de programme sont exigés dans le but de soutenir les services et les activités qui ne font pas partie des frais de scolarité.

1.2.4 Frais pour étudiants internationaux

Ces frais servent notamment à compenser pour la subvention obtenue du MCU pour les étudiants canadiens, les assurances canadiennes pour étudiants internationaux et les services offerts aux étudiants internationaux.

1.3 La charge étudiante

1.3.1 La charge étudiante selon les normes du Collège

La charge étudiante (ou statut) au Collège détermine le type de calcul effectué pour les frais d'études et la subvention du Collège. Par le fait même, cette charge détermine les montants indiqués sur les T2202 pour fins d'impôt sur le revenu en Ontario. La charge à temps complet est attribuée à l'étudiant qui répond à l'une des deux (2) conditions ci-dessous pour l'étape du programme d'études concernée :

  1. Il est inscrit à au moins deux tiers des cours prévus à son programme d’études.
  2. Il est inscrit à au moins 70 % du total des heures prévues à son programme d'études.

Les cours reconnus par reconnaissance des acquis scolaires (équivalence) et non scolaires (RDA) ainsi que les cours suivis à titre d'auditeur libre ne peuvent pas servir aux calculs susmentionnés.

1.3.2 La charge étudiante aux fins d'admissibilité aux programmes d'aide financière gouvernementaux

Les règles d'établissement de la charge étudiante reconnue uniquement aux fins de l'admissibilité aux programmes provinciaux d'aide financière sont différentes.

  1. Ontario :
    • L'étudiant doit suivre au moins 60 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée.
    • Un étudiant identifié par le fournisseur externe des services d'appui et d'accommodement La Boussole ainsi que par le Bureau des admissions et du registraire du Collège comme ayant des limitations acceptées par le Régime d’aide financière aux étudiants de l’Ontario (RAFÉO) doit suivre au moins 40 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée.
  2. Québec :
    • L'étudiant doit être inscrit à au moins 180 heures de cours de formation postsecondaire dans un programme d’études approuvé par le régime.
  3. Nouveau-Brunswick :
    • L'étudiant doit suivre au moins 60 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée.
  4. Autres provinces canadiennes :
    • L’étudiant doit se référer au Service d'aide financière aux étudiants du Collège

1.4 Inscription à un programme d'études : temps complet ou temps partiel

Comme convenu entre les 24 collèges publics de l'Ontario et le Service d'admission des collèges de l'Ontario (SACO), le processus d'inscription à temps complet ou à temps partiel à un programme d'études de l'Ontario menant à un certificat d'études collégiales de l'Ontario, un diplôme d'études collégiales de l'Ontario, un diplôme d'études collégiales de l'Ontario - niveau avancé, un certificat postdiplôme de l'Ontario ou un grade d'études appliquées est identique. Le client doit d'abord faire une demande d'admission dans le programme d'études visé en utilisant le SACO.

Une fois que le client a confirmé son offre d'admission exprimant alors son intention de s'inscrire au Collège, le Bureau des admissions et du registraire lui fait parvenir l'information suivante :
  • La date à laquelle les frais d'études reliés à la session doivent être payés.
  • La sélection des cours au choix, si cela s’applique.
  • Les dates reliées aux diverses étapes du processus d’inscription.
  • La date à laquelle l'horaire sera disponible.
  • L'information concernant divers services (casier, stationnement, carte d'identité du Collège, etc.).

Le client dont l'admission demeure incomplète ou conditionnelle à la date fixée pour la confirmation ou pour le paiement des frais d'études peut perdre la priorité dans son choix de programme d'études. Le client ne sera pas inscrit si :

  • Les frais d'études pour le trimestre d'inscription ne sont pas réglés.
  • Le client a des dettes envers le Collège.
  • Les conditions d'admission ne sont pas respectées ou sont incomplètes.
  • Les délais prévus au calendrier scolaire ou dans les directives du Collège ne sont pas respectés.
  • Les conditions particulières à l'inscription ne sont pas respectées. Le client a la responsabilité de s'assurer que sa demande d'inscription répond à tous les préalables publiés.
  • Le programme d'études est complet.
  • Les conditions de rendement scolaire n'ont pas été respectées.
  • Le client fait encore l'objet de mesures disciplinaires ou d'une suspension.

Les clients qui ne paient pas les frais d'études selon le calendrier publié devront payer des frais additionnels et perdront leur priorité dans le programme d'études de leur choix. De plus, tout paiement effectué s'appliquera d'abord sur le solde impayé de l'individu.

Les étudiants qui reviennent au Collège (étape 2 et étapes subséquentes) pour s'inscrire doivent le faire avant le début du trimestre afin de maximiser la réussite étudiante. Toute inscription après ce délai devra être approuvée par le coordonnateur du programme d'études ou toute autre personne désignée.

Tout étudiant revenant au Collège (étape 2 et étapes subséquentes) et dont la session débute par un stage en milieu de travail doit être inscrit avant de se présenter à son milieu de stage. Dans le cas contraire, l'étudiant se verra refuser l'accès au stage par le Collège et l'employeur.

1.5 inscription à un cours offert au Centre de formation continue et en ligne (CFCL)

L'inscription se fait par cours et non par programme d'études sauf pour quelques exceptions citées au point 1.5.1.

L'inscription à un cours devient officielle lorsque :

  1. Les frais d'études pour le trimestre visé ainsi que les soldes antérieurs sont réglés.
  2. Les conditions particulières d'inscription du cours, du programme d'études et du Collège sont respectées.
  3. Les délais prévus au calendrier scolaire ou dans les directives du Collège sont respectés.

L'obligation du Collège de livrer ou d'accommoder tous les cours d'une formation lors d'une inscription par cours est retirée. Dans ce contexte, une inscription par cours ne garantit aucunement à l’étudiant que la formation soit entièrement livrée.

1.5.1 Inscription par programme d'études

Pour les programmes d'études menant à un titre officiel de l'Ontario (certificat d'études collégiales de l'Ontario, diplôme d'études collégiales de l'Ontario, diplôme d'études collégiales de l'Ontario - niveau avancé, certificat postdiplôme de l'Ontario ou grade d'études appliquées), l'étudiant peut s'inscrire à la carte (par cours) pour un maximum de quatre (4) cours dans un programme d'études. Après ces quatre (4) premiers cours, il doit faire sa demande d'admission auprès du SACO s'il veut poursuivre au sein du programme d'études. Le processus d'inscription à un programme d'études régit alors l'inscription.

1.6 Auditeur libre

Le statut d'auditeur libre permet d'assister à un cours sans avoir à faire les évaluations prévues dans le plan de cours. Aucune note ou mention de crédit n'est obtenue et l'étudiant ne peut pas assister aux activités d'évaluation (ex. : examens, épreuves, travaux). La demande peut être refusée pour tout motif jugé raisonnable par le Collège. L'inscription comme auditeur libre devient officielle lorsque :

  1. Le client remplit et soumet le formulaire d'auditeur libre au Bureau des admissions et du registraire avant le début des cours.
  2. Le client obtient l'autorisation de la direction responsable du programme d'études.
  3. Les frais d'études pour le trimestre visé ainsi que les soldes antérieurs sont réglés. Il est à noter qu'un auditeur libre paie les mêmes frais d'études qu'un étudiant régulier.
  4. Les conditions d’admission et d’inscription au programme d’études et au cours sont respectées.
  5. Les délais prévus au calendrier scolaire ou dans les directives du Collège sont respectés.

1.7 Admissibilité des étudiants du postsecondaire à des cours offerts par le Centre de formation continue et en ligne (CFCL)

L'étudiant inscrit dans un programme d'études et qui désire suivre un cours au CFCL peut le suivre dans le cas où il est en situation de conflit d'horaire et que le cours en question est disponible. Si l'ajout d'un cours a un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels seront facturés.

Toutefois, si l'étudiant suit un cours ne faisant pas partie de son programme d'études, il devra débourser la totalité́ des frais d'études liés au cours, et ce, au moment de son inscription.

1.8 Ajout, retrait, abandon et transfert

Il existe cinq (5) types de modification de l'inscription initiale :

  • Le changement d'horaire consiste à modifier une ou des sections de cours. Dans ce cas, l'étudiant demeure inscrit à ses cours originaux.
  • L’ajout ou le retrait d'un cours sont des modifications à l'inscription de l'étudiant, car un ou plusieurs cours seront ajoutés, supprimés ou remplacés.
  • Le transfert officiel entre deux programmes d’études.
  • Le retrait officiel d'un programme d'études.
  • La restriction temporaire de programme d’études.

Si la modification à l'inscription initiale a un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels pourraient lui être facturés. Ce dernier devra alors débourser la totalité de ses frais d'études au moment de la modification.

Tout étudiant qui désire modifier son inscription initiale doit d'abord consulter le spécialiste de l’expérience étudiante (SPEÉ) de son programme d'études ou toute autre personne désignée si l'inscription en ligne n'est pas disponible (voir démarche ci-dessous).

Les modifications précédentes doivent être remplies conformément aux dates du calendrier scolaire officiel. Dans les cas qui ne sont pas prévus dans le calendrier scolaire, la date sera aux deux tiers du trimestre en cours.

  • Si un cours est officiellement abandonné durant le premier tiers du cours, toute référence à ce cours sera éliminée du dossier de l'étudiant lorsqu'il n'y a toujours pas de note finale attribuée à ce cours.
  • Si un cours est officiellement abandonné durant le deuxième tiers du cours, la mention Retrait (R) sera inscrite dans le relevé de notes de l'étudiant lorsqu'il n'y a toujours pas de note finale attribuée à ce cours.
  • Si un cours est officiellement abandonné après le deuxième tiers du cours, la mention Échec (EC) sera inscrite dans le relevé de notes de l'étudiant.

1.8.1 Ajout de cours

À l'exclusion d'un stage, dans les dix (10) premiers jours de classe, l'étudiant peut demander d'ajouter un ou plusieurs cours à sa charge. Les conditions suivantes s'appliquent :

  1. L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire électronique Ajout / Retrait disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire ou consulter son SPEÉ du programme d'études ou toute autre personne désignée.
  2. Il doit y avoir de la place dans la section du cours concerné en plus de satisfaire aux préalables et aux corequis du cours (voir lexique).
  3. Il n'y a aucun conflit d'horaire avec d'autres sections de cours.
  4. Si la modification à l'inscription initiale a un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels pourraient lui être facturés. Ce dernier devra alors débourser la totalité de ses frais d'études au moment de l'ajout.

1.8.2 Retrait de cours

L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire « Ajout / retrait de cours » disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire. Il peut aussi consulter son SPEÉ coordonnateur du programme d'études ou toute autre personne désignée pour faire le retrait d'un cours.

Afin de prévenir que la mention « Échec » (EC) n’apparaisse sur le dossier scolaire de l'étudiant, le retrait officiel doit avoir été soumis avant la date de retrait sans échec indiqué dans le calendrier scolaire officiel ou avant les deux tiers du cours si celui-ci ne suit pas le calendrier scolaire officiel.

Dans le cas où un étudiant obtiendrait une note d'échec (EC) à un cours avant son retrait, la direction du programme pourra demander au Bureau du registraire d'entrer cet échec au dossier de l'étudiant. Une fois la note confirmée par la direction du programme, l'étudiant ne pourra plus se retirer du cours.

Un étudiant ne peut pas se retirer de tous ses cours sans remplir un formulaire de retrait officiel de programme d'études.

Un étudiant peut perdre son admissibilité aux divers régimes d'aide financière si sa charge devient à temps partiel dans son programme d'études.

1.8.3 Transfert entre deux programmes d’études

À la fin du processus d'admission, le candidat est inscrit dans le programme d'études de son choix. Lorsqu'un étudiant désire modifier son inscription au programme d'études initial :

  1. Il doit remplir le formulaire de transfert officiel de programme d’études.
  2. La demande de transfert doit être présentée au Bureau des admissions et du registraire avant le début du trimestre d’études.
  3. Les conditions d'admission et les exigences du nouveau programme d'études doivent être satisfaites.
  4. Les programmes d'études doivent être dans la même discipline.
  5. La direction du nouveau programme d'études (ou son délégué) doit autoriser ce transfert.

Si un étudiant souhaite s’inscrire dans un programme faisant partie d’une autre discipline, une nouvelle demande d'admission est nécessaire.

1.8.4 Retrait d’un programme d’études

L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire « Retrait officiel du programme d'études » disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire et obtenir toutes les signatures requises pour se retirer officiellement de son programme d'études.

Afin de prévenir que la mention « Échec » (EC) n’apparaisse sur le dossier scolaire de l'étudiant, le retrait officiel doit avoir été soumis avant la date de retrait sans échec indiquée dans le calendrier scolaire officiel. L'étudiant obtiendra la mention « Retrait » (R) à tous les cours.

Dans le cas où un étudiant obtiendrait un échec à un cours avant son retrait officiel du programme d'études, la direction du programme pourra demander au Bureau du registraire d'entrer la mention « Échec » au dossier de l'étudiant. Une fois la note confirmée par la direction du programme, l'étudiant ne pourra plus se retirer du cours et il obtiendra la mention « Échec » (EC).

1.8.5 Restriction temporaire de programme d’études

La direction d’un programme peut restreindre un étudiant temporairement dans la poursuite de son programme d’études selon les mécanismes et modalités détaillées dans les directives de l’étudiant PED-01-10 Processus de suivi du cheminement de l'étudiant et PED-01-15 Restriction dans la poursuite des études et restriction dans l’admissibilité à l’aide financière. La direction du programme doit aviser par écrit le Bureau des admissions et du registraire ainsi que l’étudiant.

L'étudiant peut toutefois poursuivre ses études au Collège en effectuant une nouvelle demande d'admission dans un autre programme d'études. Si l’étudiant désire se réinscrire au même programme ou à un programme partageant un tronc commun avec celui-ci, une demande du Bureau des admissions et du registraire sera formulée à la direction du programme pour obtenir son approbation.

1.9 Remboursement des frais d’études

Un étudiant qui se retire de son programme d'études pourra obtenir un remboursement partiel de ses frais d'études du Collège aux conditions suivantes :

  1. En respectant les modalités de retrait d'un programme d'études (voir ci-dessus) dans les dix (10) premiers jours du trimestre.
  2. Le Collège retient les frais applicables à tous les étudiants qui obtiennent un remboursement (un dépôt non remboursable sera retenu par le Collège).
  3. En cas de situation exceptionnelle, inattendue et imprévisible qui empêche l'étudiant de poursuivre ses études, une demande de retrait peut être soumise au Bureau des admissions et du registraire en respectant les conditions suivantes :

3.1. La demande doit être soumise avant la date de retrait sans échec indiqué dans le calendrier scolaire officiel. Après cette date, aucune demande de remboursement ne sera traitée.

3.2. La demande de retrait doit faire part de toute l'information pertinente à la situation exceptionnelle, inattendue et imprévisible.

3.3. Après consultation auprès du comité des frais d'études, le Bureau des admissions et du registraire rendra sa décision dans les 30 jours civils suivant la demande.

Le Collège remboursera notamment le Centre de service national de prêts aux étudiants (CSNPE) avant de rembourser directement l'étudiant, le cas échéant.