Directives pédagogiques
de l'étudiant

Inscription, ajout, retrait, abandon et transfert

Approuvée : le 28 novembre 1990
Entrée en vigueur : le 28 novembre 1990
Révisée : le 23 juin 2016

NB. : Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif tant pour le genre féminin que le genre neutre
Les frais administratifs mentionnés dans certaines directives sont sujets à changement.

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Lexique

Préalable : Un cours est dit préalable lorsque les résultats d'apprentissage de cours sont essentiels à la réussite d'un cours subséquent parce qu'il y a progression d'une même sphère d'apprentissage au sein de ceux-ci. Concrètement, ce cours doit être réussi avant l'inscription aux cours subséquents.

La direction peut autoriser l'étudiant à suivre un cours sans avoir réussi un cours préalable. Dans ce cas et par principe d'équité, la direction doit évaluer la pertinence de retirer ce préalable pour tous les étudiants.

Corequis : Des cours sont dits en corequis lorsque leurs résultats d'apprentissage de cours doivent simultanément être assimilés dans une même étape (par exemple, un cours de théorie de laboratoire avec le laboratoire d'application). Concrètement, des cours sont dits corequis lorsqu'ils doivent être suivis en même temps. Par corolaire, un étudiant qui se retire d'un cours ayant un corequis, sera automatiquement retiré de l'ensemble de ces cours.

Dans certains cours en corequis, lorsque spécifié au plan de cours, l'étudiant obtiendra des échecs dans tous les cours en corequis s'il échoue un de ces cours.

La direction peut autoriser l'étudiant à suivre le cours sans satisfaire les conditions de corequis. Dans ce cas et par principe d'équité, la direction doit évaluer la pertinence de retirer ce corequis pour tous les étudiants.

1.1 Inscription

Le processus d'inscription d'un client à un cours ou à un programme d'études comprend deux étapes :

  1. le choix du programme ou du cours et,
  2. le paiement des frais d'études ou la signature avec le Collège d'un arrangement pour le paiement des frais d'études.

L'inscription permet au client d'obtenir le statut d'étudiant au Collège, de bénéficier des services, d'avoir un dossier officiel et de recevoir un relevé de notes pour les cours suivis.

1.2 Les frais d'études

Les frais d'études forment un volet important du financement de tout système d'enseignement postsecondaire sain. Les étudiants tirant un avantage direct de l'enseignement postsecondaire, doivent contribuer à son financement en payant des frais d'études. Les frais d'études sont composés de :

1.2.1 Frais de scolarité

Les frais de scolarité sont reconnus comme la contribution de l'étudiant aux activités bénéficiant d'un appui du financement de base et de la subvention d'immobilisations en provenance du Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle (MESFP). Ensemble, ces revenus appuient les coûts d'administration des programmes d'études, les frais généraux de fonctionnement de l'administration du collège ainsi que les dépenses d'immobilisations.

1.2.2 Frais accessoires

Les frais accessoires sont facturés à tous les étudiants du Collège. Les frais accessoires sont exigés dans le but de soutenir les services et les activités qui ne font pas partie des frais de scolarité.

1.2.3 Frais de laboratoire

Les frais de laboratoire sont facturés spécifiquement aux étudiants d'un programme d'études. Les frais de laboratoire sont exigés dans le but de soutenir les services et les activités qui ne font pas partie des frais de scolarité.

1.3 La charge étudiante

1.3.1 La charge étudiante selon les normes du Collège

La charge étudiante (ou statut) au Collège détermine le type de calcul effectué pour les frais d'études et la subvention du Collège. Par le fait même, cette charge détermine les montants indiqués sur les T2202 pour fins d'impôt sur le revenu. La charge à temps complet est attribuée à l'étudiant qui répond à l'une des deux (2) conditions ci-dessous pour l'étape du programme d'études concernée:

  1. il est inscrit à au moins deux tiers des cours prévus à son programme d'études;
  2. il est inscrit à au moins 70 % du total des heures prévues à son programme d'études.

Les cours reconnus par reconnaissance des acquis scolaire (équivalence) et non scolaires ainsi que les cours suivis à titre d'auditeur libre ne peuvent pas servir aux calculs susmentionnés.

1.3.2 La charge étudiante aux fins d'admissibilité aux programmes d'aide financière gouvernementaux

Les règles d'établissement de la charge étudiante reconnue uniquement aux fins de l'admissibilité aux programmes provinciaux d'aide financière sont différentes.

  1. Ontario :
    • L'étudiant doit suivre au moins 60 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée;
    • Un étudiant identifié aux Services d'appui et d'adaptation et au Bureau des admissions et du registraire comme ayant des limitations acceptées par RAFÉO doit suivre au moins 40 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée
  2. Québec :
    L'étudiant doit répondre à l'un des deux (2) critères ci-dessous selon le programme d'études pour l'étape concernée:
    • Être inscrit à au moins quatre (4) cours ;
    • Être inscrit à au moins 180 heures de cours.
  3. Nouveau-Brunswick :
    • L'étudiant doit suivre au moins 60 % du total des heures du programme d'études pour l'étape concernée.
  4. Autres provinces canadiennes :
    • Veuillez-vous référer au Service d'aide financière aux étudiants du Collège.

1.4 Inscription à un programme d'études : temps complet ou temps partiel

Comme convenu entre les 24 collèges publics de l'Ontario et le Service d'admission des collèges de l'Ontario (SACO), le processus d'inscription à temps complet ou à temps partiel à un programme d'études de l'Ontario (Certificat d'études collégiales de l'Ontario, Diplôme d'études collégiales de l'Ontario, Diplôme d'études collégiales de l'Ontario (niveau avancé), Certificat post diplôme de l'Ontario et le Grade d'études appliquées) est identique. Le client doit d'abord faire une demande d'admission dans le programme d'études visé en utilisant le SACO.

Une fois que le client a confirmé son offre d'admission exprimant alors son intention de s'inscrire au Collège, le Bureau des admissions et du registraire lui fait parvenir l'information suivante :

  1. La date à laquelle les frais d'études reliés à la session doivent être payés;
  2. La sélection des cours aux choix, si cela s'applique;
  3. Les dates reliées aux diverses étapes du processus d'inscription;
  4. La date à laquelle l'horaire sera disponible;
  5. L'information concernant divers services (casier, stationnement, carte d'identité du Collège, etc.).

Le client dont l'admission demeure incomplète ou conditionnelle à la date fixée pour la confirmation ou pour le paiement des frais d'études peut perdre la priorité dans son choix de programme d'études. Le client ne sera pas inscrit si:

  1. Les frais d'études pour le trimestre d'inscription ne sont pas réglés;
  2. Le client a des dettes envers le Collège;
  3. Les conditions d'admission ne sont pas respectées ou sont incomplètes;
  4. Les délais prévus au calendrier scolaire ou dans les directives du Collège ne sont pas respectés;
  5. Les conditions particulières à l'inscription ne sont pas respectées. Le client a la responsabilité de s'assurer que sa demande d'inscription répond à tous les préalables publiés;
  6. Le programme d'études est complet;
  7. Les conditions de rendement académique n'ont pas été respectées;
  8. Le client fait encore l'objet de mesures disciplinaires ou d'une suspension.

Les clients qui ne paient pas les frais d'études selon le calendrier publié devront payer des frais additionnels et perdront leur priorité dans le programme d'études de leur choix. De plus, tout paiement effectué s'appliquera d'abord sur le solde impayé de l'individu.

Les clients qui reviennent au Collège (étape 2 et étapes subséquentes) pour s'inscrire doivent le faire avant le début du trimestre afin de maximiser la réussite étudiante. Toute inscription après ce délai devra être approuvée par le coordonnateur du programme d'études ou toute autre personne désignée.

Tout client revenant au Collège (étape 2 et étapes subséquentes) et dont la session débute par un stage en milieu de travail doit être inscrit avant de se présenter à son milieu de stage. Dans le cas contraire, l'étudiant se verra refuser l'accès au stage par le Collège et l'employeur.

Tout étudiant qui désire se retirer de son programme d'études doit obligatoirement compléter le formulaire de retrait officiel de programme d'études disponible au Bureau des admissions et du registraire.

1.5 Inscription à un cours offert au Centre de formation continue et en ligne

L'inscription se fait par cours et non par programme d'études sauf pour quelques exceptions citées au point 1.5.1.

L'inscription à un cours devient officielle lorsque :

  1. les frais d'études pour le trimestre visé ainsi que les soldes antérieurs sont réglés;
  2. les conditions particulières d'inscription du cours, du programme d'études et du Collège sont respectées;
  3. les délais prévus au calendrier scolaire ou dans les directives du Collège sont respectés.

L'obligation du Collège de livrer ou d'accommoder tous les cours d'une formation lors d'une inscription par cours est retirée. Dans ce contexte, une inscription par cours ne garantit aucunement au client que la formation soit entièrement livrée.

1.5.1 Inscription par programme d'études

Pour les programmes d'études menant à un titre officiel de l'Ontario (Certificat d'études collégiales de l'Ontario, Diplôme d'études collégiales de l'Ontario, Diplôme d'études collégiales de l'Ontario (niveau avancé), Certificat postdiplôme de l'Ontario et le Grade d'études appliquées), l'étudiant peut s'inscrire par cours jusqu'aux quatre (4) premiers cours du programme d'études. Après ces quatre (4) premiers cours, il doit faire sa demande d'admission auprès du Service d'admission des collèges de l'Ontario (SACO) s'il veut poursuivre au sein du programme d'études. Le processus d'inscription à un programme d'études régit alors l'inscription.

1.6 Auditeur libre

Le statut d'auditeur libre permet d'assister à un cours sans avoir à subir les évaluations requises dans le plan de cours. Aucune note ou mention de crédit n'est obtenue et l'étudiant ne peut pas être soumis aux activités d'évaluation (ex. : examens, épreuves, travaux) ni y assister. La demande peut être refusée pour tout motif jugé raisonnable par le Collège. L'inscription comme auditeur libre devient officielle lorsque :

  1. Le client remplit et soumet le formulaire d'auditeur libre au Bureau des admissions et du registraire avant le début des cours ;
  2. Le client obtient l'autorisation de la Direction responsable du programme d'études.
  3. Les frais d'études pour le trimestre visé ainsi que les soldes antérieurs sont réglés; Il est à noter qu'un auditeur libre paie les mêmes frais d'études qu'un étudiant régulier;
  4. Les conditions particulières d'inscription du cours, du programme d'études et du Collège sont respectées;
  5. Les délais prévus au calendrier scolaire ou dans les directives du Collège sont respectés.

1.7 Cheminement modifié et retrait temporaire de programme d'études

L'inscription d'un étudiant qui fait l'objet d'un cheminement modifié ou d'un retrait temporaire du programme d'études est soumise aux conditions édictées par l'équipe pédagogique (voir directive pédagogique Processus de suivi du cheminement de l'étudiant et directive pédagogique Restriction dans la poursuite des études). L'équipe pédagogique aura préalablement soumis le formulaire à cet effet au Bureau des admissions et du registraire et ce dernier sera déposé dans le dossier de l'étudiant.

1.8 Admissibilité des étudiants du postsecondaire à des cours offerts par le Centre de formation continue et en ligne (CFCL)

L'étudiant inscrit dans un programme d'études et qui désire suivre un cours au CFCL peut le suivre dans le cas où l'étudiant est en situation de conflit d'horaire et que le cours en question est disponible. Advenant que l'ajout d'un cours ait un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels seraient facturés.

Toutefois, si l'étudiant suit un cours ne faisant pas partie de son programme d'études, il devra débourser la totalité́ des frais d'études liés au cours, et ce, au moment de son inscription.

1.9 Ajout, retrait, abandon et transfert

Il existe quatre (4) types de modification de l'inscription initiale :

  • le changement d'horaire consiste à modifier une ou des sections de cours. Dans ce cas, l'étudiant demeure inscrit à ses cours originaux;
  • l'ajout ou le retrait d'un cours sont des modifications à l'inscription de l'étudiant, car un ou plusieurs cours seront ajoutés, supprimés ou remplacés;
  • le transfert officiel entre deux programmes d'études;
  • le retrait officiel d'un programme d'études.

Advenant que la modification à l'inscription initiale ait un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels pourraient être facturés à l'étudiant. Ce dernier devra alors débourser la totalité de ses frais d'études au moment de la modification.

Tout étudiant qui désire modifier son inscription initiale doit d'abord consulter son coordonnateur du programme d'études ou toute autre personne désignée si l'inscription en ligne n'est pas disponible (voir démarche ci-dessous).

Les modifications précédentes doivent être remplies conformément aux dates du calendrier scolaire officiel. Dans les cas qui ne sont pas prévus dans le calendrier scolaire, la date sera aux deux tiers du trimestre en cours.

  • Si un cours est officiellement abandonné durant le premier tiers du cours, toute référence à ce cours sera éliminée du dossier de l'étudiant lorsqu'il n'y a toujours pas de note finale d'attribué à ce cours
  • Si un cours est officiellement abandonné durant le deuxième tiers du cours, la mention Retrait (R) sera inscrite dans le relevé de notes de l'étudiant lorsqu'il n'y a toujours pas de note finale d'attribué à ce cours.
  • Si un cours est officiellement abandonné après le deuxième tiers du cours, la mention Échec (EC) sera inscrite dans le relevé de notes de l'étudiant.

1.9.1 Ajout de cours

À l'exclusion d'un stage, dans les dix (10) premiers jours de classe, l'étudiant peut demander d'ajouter un ou plusieurs cours à sa charge. Les conditions suivantes s'appliquent :

  1. L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire électronique Ajout / Retrait disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire ou consulter son coordonnateur du programme d'études ou toute autre personne désignée;
  2. Il doit y avoir de la place dans la section du cours concernée en plus de satisfaire aux préalables et aux corequis du cours (voir lexique);
  3. Il n'y a aucun conflit d'horaire avec d'autres sections de cours;
  4. Advenant que la modification à l'inscription initiale ait un impact sur la charge de l'étudiant, des frais additionnels pourraient être facturés à l'étudiant. Ce dernier devra alors débourser la totalité de ses frais d'études au moment de l'ajout.

1.9.2 Retrait de cours

L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire Ajout / retrait de cours disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire ou consulter son coordonnateur du programme d'études ou toute autre personne désignée pour se retirer d'un cours.

Afin de prévenir que la mention « Échec » (EC) figure sur le dossier scolaire de l'étudiant, le retrait officiel doit avoir été soumis avant la date de retrait sans échec indiqué dans le calendrier scolaire officiel.

Dans le cas où un étudiant obtiendrait une note d'échec (EC) à un cours avant son retrait, la direction du secteur pourra demander au Bureau du registraire d'entrer la note officielle au dossier de l'étudiant. Une fois la note confirmée par la direction du secteur, l'étudiant ne pourra plus se retirer du cours.

NB. Un étudiant ne peut pas se retirer de tous ses cours sans remplir un formulaire de retrait officiel de programme d'études.

NB2. Un étudiant peut perdre son admissibilité aux divers régimes d'aide financière si sa charge devient à temps partiel dans son programme d'études.

1.9.3 Transfert entre deux programmes d'études

À la fin du processus d'admission, le candidat est inscrit dans le programme d'études de son choix. Lorsqu'un étudiant désire modifier son inscription au programme d'études initial:

  1. L'étudiant doit remplir le formulaire de transfert officiel de programme d'études;
  2. La demande de transfert doit être présentée au Bureau des admissions et du registraire ;
  3. Les conditions d'admissions et les exigences du nouveaux programmes d'études sont satisfaites ;
  4. Les programmes d'études doivent être dans la même discipline.
  5. La direction à l'enseignement (ou son délégué) du nouveau programme d'études doit autoriser ce transfert ;

Il n'y a aucun transfert de programme d'études durant une session d'études ou à la première étape d'un programme d'études d'une autre discipline. Dans cette dernière circonstance, une nouvelle demande d'admission est nécessaire. Cette situation est utilisée lorsque les conditions de rendement académique nécessitent que l'étudiant recommence l'ensemble des cours du domaine professionnel de la première étape d'un programme d'études.

1.9.4 Retrait d'un programme d'études

L'étudiant doit remplir et soumettre le formulaire de Retrait officiel du programme d'études disponible sur le Guichet du Bureau des admissions et du registraire et obtenir toutes les signatures requises pour se retirer officiellement de son programme d'études.

Afin de prévenir que la mention « Échec » (EC) apparaisse sur le dossier scolaire de l'étudiant, le retrait officiel doit avoir été soumis avant la date de retrait sans échec indiquée dans le calendrier scolaire officiel. L'étudiant obtiendra la mention « Retrait » (R) à tous les cours.

Dans le cas où un étudiant obtiendrait un échec (EC) à un cours avant son retrait officiel du programme d'études, la direction du secteur pourra demander au Bureau du registraire d'entrer la note officielle au dossier de l'étudiant. Une fois la note confirmée par la direction du secteur, l'étudiant ne pourra plus se retirer du cours et ainsi obtenir la mention « Retrait » (R).

1.9.4.1 Remboursement des frais d'études

Un étudiant qui se retire de son programme d'études pourra obtenir un remboursement partiel de ses frais d'études du Collège aux conditions suivantes :

  1. En respectant les modalités de retrait d'un programme d'études (voir ci-dessus) dans les dix premiers jours du trimestre;
  2. Le Collège retient les frais applicables à tous les étudiants qui obtiennent un remboursement (un dépôt non-remboursable sera retenu par le Collège);
  3. En cas de situation exceptionnelle, inattendue et imprévisible qui empêche l'étudiant de poursuivre ses études, une demande de retrait peut être soumise au Bureau des admissions et du registraire.

    3.1. La demande doit être soumise au Bureau des admissions et du registraire avant la date de retrait sans échec indiqué dans le calendrier scolaire officiel. Après cette date, aucune demande de remboursement ne sera traitée.

    3.2. La demande de retrait doit faire part de toute l'information pertinente à la situation exceptionnelle, inattendue et imprévisible.

    3.3. Après consultation auprès du comité des frais d'études, le Bureau des admissions et du registraire rendra sa décision dans les 30 jours civils suivant la demande.

NB. Le Collège remboursera notamment le Centre de service national de prêts aux étudiants (CSNPE) avant de rembourser directement l'étudiant, le cas échéant.