Directives administratives
de nature générale

1. Préambule

Dans son Cadre de gouvernance et de responsabilisation, le ministère des Collèges et Universités (MCU) stipule que « Le conseil d’administration doit veiller à l’établissement d’un conseil aviseur, le Conseil collégial, dont le rôle est de permettre aux étudiants ainsi qu’au personnel du Collège d’exprimer leur avis au président du Collège relativement aux affaires qui les concernent. Le Conseil d’administration du Collège détermine par voie de réglementation interne la structure, la composition, le cadre de référence et les règles de fonctionnement du Conseil collégial. Un rapport préparé par ce conseil aviseur devra figurer dans le rapport annuel de chaque collège. »

La Cité est gouvernée dans le respect du Règlement administratif et des politiques dont le Conseil d’administration (CA) s'est doté. À l’article 46 du Règlement administratif, le CA autorise la présidence-direction générale du Collège à mettre en place un Conseil collégial et spécifie les paramètres reliés au fonctionnement pour ce qui est de la structure, de la composition, du cadre de référence et des règles de fonctionnement.

Lors de sa réunion du 29 septembre 2003, le CA a adopté une politique pour la mise en place d’un Conseil collégial.

2. Objet

Le Conseil collégial a comme objectif de « permettre à la présidence-direction générale du Collège d’obtenir une rétroaction de la communauté collégiale quant aux dossiers stratégiques et prioritaires du Collège. De plus, il permet aux étudiants ainsi qu’au personnel du Collège d’exprimer formellement leur avis à la présidence-direction générale du Collège relativement aux affaires qui les concernent. »

3. Composition

La composition du Conseil collégial est la suivante :

4 membres d'office et non-votants :

• Un étudiant du comité exécutif de l’Association étudiante (AÉ)
• Un doyen à l’Enseignement
• La présidence du syndicat du personnel scolaire ou son représentant
• La présidence du syndicat du personnel de soutien ou son représentant

7 membres votants du personnel scolaire à temps plein :

• 1 membre : École d’administration, d’hôtellerie et de tourisme
• 1 membre : École des sciences sociales et humaines
• 1 membre : Institut de la technologie, des arts et de la communication
• 1 membre : Institut des métiers spécialisés
• 1 membre : Institut des sciences de la santé et de la vie
• 1 membre : Institut des services d’urgence et juridiques 
• 1 membre : Institut de formation et de recherche agroalimentaire

3 membres votants du personnel scolaire contractuel :

Un nombre maximal de 7 membres du personnel scolaire contractuel représentant chacune des écoles ou instituts avec une participation de 3 membres par rencontre en alternance.

1 membre votant du personnel de soutien du secteur Enseignement

1 membre votant du personnel administratif du secteur Enseignement

6 membres votants des secteurs suivants, dont 3 du personnel de soutien et 3 du personnel administratif :

• 1 membre : Centre de développement professionnel et entrepreneurial
• 2 membres : Développement des affaires et des services aux étudiants
• 1 membre : Services administratifs
• 2 membres : Ressources humaines et développement organisationnel ou Bureau de l’idéation et de la créativité

3 membres étudiants votants nommés par l'AÉ

Le Conseil collégial peut recommander, au besoin, à la présidence-direction générale l’ajout de membres non-votants.

4. Durée du mandat

La durée du mandat des membres étudiants est d’un an et la durée du mandat des membres votants du Conseil collégial est de deux ans, soit du 1er septembre au 31 août. Les membres votants ne peuvent assumer plus de deux mandats consécutifs[1].

Le choix des membres étudiants a lieu en avril.

L'élection des membres votants du Conseil collégial a lieu en mai ou en juin et les résultats sont communiqués à la présidence du Conseil collégial.

Dans la mesure du possible, les arrangements nécessaires au niveau des horaires seront faits pour permettre à tout membre votant du Conseil collégial de participer pleinement aux travaux du Conseil collégial.

Une vacance survient au sein du Conseil collégial lorsqu'un membre démissionne, perd la qualité en laquelle il a été nommé ou fait défaut d'exercer sa charge.

Le membre votant qui démissionne en donne avis écrit à la présidence du Conseil collégial.

Le remplacement des membres votants s'effectue selon le processus de nomination en cours. Le remplaçant termine le mandat du membre qui n'est plus en fonction.

[1] Dans des circonstances exceptionnelles, les membres sont autorisés à poursuivre leur mandat.

5. Choix des membres votants du conseil collégial

L'élection est le mécanisme privilégié pour le choix des membres votants. Les secteurs doivent prévoir un remplaçant désigné.

La sélection des membres étudiants est assurée par le Conseil d'administration de l'Association étudiante.

6. Responsabilité des membres

• La participation au Conseil collégial et à ses différents comités est volontaire.
• Le membre votant doit participer activement aux réunions du Conseil collégial et à certains groupes de travail.
• En cas d'absence, il doit se faire remplacer par une personne du secteur qu'il représente et en informer la présidence du Conseil collégial. Le remplaçant jouit des mêmes pouvoirs.
• Le membre votant consulte et informe les collègues de son secteur.
• Le membre qui souhaite inscrire un sujet à l'ordre du jour d'une réunion du Conseil collégial le soumet à la présidence du Conseil collégial.
• Lorsqu'un membre votant assiste à moins de 50 % des réunions régulières du Conseil collégial ou s'il s'absente sans motif valable et sans remplacement, à deux réunions consécutives, son poste peut être considéré comme vacant.
• À moins d’indications précises, les membres non-votants ne sont pas partie prenante des recommandations faites par le Conseil collégial.

7. Élection de la présidence, vice-présidence et secrétaire

Les membres votants intéressés à composer le Comité de direction devraient faire connaître par écrit (maximum 1 page) les motifs de leur candidature, appuyée par la signature de deux pairs ou de deux membres votants, 5 jours avant la première réunion. Les membres votants élisent dès la première réunion de l'année des personnes aux postes suivants : présidence, vice-présidence et secrétaire.

Le Comité de direction est composé de la présidence, de la vice-présidence et du secrétaire du Conseil collégial, lesquels sont des membres votants du Conseil collégial.

La présidence et la vice-présidence du Comité de direction ne peuvent provenir de la même catégorie de personnel (scolaire, soutien, administratif) ou représenter exclusivement la clientèle étudiante.

8. Responsabilités de la présidence du conseil collégial

• La présidence préside les réunions du Conseil collégial.
• Elle est le porte-parole du Conseil collégial et parle au nom des membres votants seulement.
• Elle déclenche les mécanismes pour combler les postes vacants.
• Elle est membre d'office de tous les groupes de travail ou comités du Conseil collégial.
• Elle préside le Comité de direction.
• Elle peut se faire remplacer dans ses activités par la vice-présidence du Conseil collégial.

9. Responsabilités de la vice-présidence du conseil collégial

• Elle assiste la présidence dans l'accomplissement de ses fonctions.
• Elle est membre du Comité de direction.
• Elle oriente les nouveaux membres votants du Conseil collégial.
• Elle remplace la présidence en cas d'absence.

10. Responsabilités du secrétaire du conseil collégial

• Il est membre du Comité de direction.
• Il s'assure du bon fonctionnement du secrétariat du Conseil collégial.
• Il s’assure de la production des ordres du jour et des procès-verbaux pour les rencontres.

11. Réunions

Le Conseil collégial se réunit le troisième vendredi du mois à moins qu’il n'en détermine autrement.

Le calendrier des réunions régulières est distribué aux membres au cours de la première réunion du Conseil collégial.

Des réunions additionnelles peuvent avoir lieu, si nécessaire.

Les délibérations s'effectuent avec respect selon les règles conventionnelles de conduite de réunions.

Le Comité de direction ou trois membres votants du Conseil collégial peuvent demander la tenue d'une réunion spéciale.

L'avis de convocation, l'ordre du jour et la documentation pertinente sont envoyés aux membres au minimum cinq (5) jours ouvrables avant la prochaine réunion.

Le quorum requis pour une réunion du Conseil collégial est de onze (11) membres votants.

Les réunions du Conseil collégial ou de ses comités sont ouvertes à tout le personnel du Collège.

12. Comités

Le Conseil collégial peut recommander à la présidence-direction générale du Collège de mettre sur pied des comités de travail. Ces comités doivent être en relation avec la raison d’être du Conseil collégial. Le Conseil collégial décide de la composition, la durée et l'échéancier des travaux. La participation à ces comités est strictement volontaire.

12.1 Comité de direction

Le Conseil collégial a un seul comité permanent, soit le Comité de direction.

Il est composé de la présidence, de la vice-présidence et du secrétaire du Conseil collégial.

Il rencontre la présidence-direction générale de La Cité, au besoin.

13. Secrétariat

L’appui logistique est fourni par la coordination du Bureau de la présidence-direction générale tandis que la gouvernance et le leadership administratif sont assumés par le Bureau de la vice-présidence à l’Enseignement et à la réussite scolaire par le biais d’un doyen à l’Enseignement.