Directives administratives
liées aux ressources humaines



Code d'éthique au travail

Code : RH-04
Responsable de la diffusion :
Approbation – Résolution du CDP :
Entrée en vigueur :
Révisée : 7 septembre 2016

Table des matières

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé afin d'alléger le texte et se veut inclusif et utilisé autant pour désigner les femmes, les hommes et le genre neutre.

Préambule

La Cité croit en l'importance de se doter de normes d'éthique élevées dans l'accomplissement de son plan stratégique.

À cette fin, le présent code se veut un instrument porteur d'un idéal éthique, ainsi qu'une source d'inspiration et de motivation pour les membres du personnel dans la prestation de services de qualité au sein de La Cité. Le présent code se veut également un outil d'intégration des valeurs institutionnelles adopté par le Conseil d'administration du Collège, et ce, dans l'exercice de l'autonomie professionnelle et décisionnelle des membres du personnel :

Excellence : La qualité indéniable de la programmation, de l'enseignement, de l'accompagnement et des services résulte d'une responsabilité partagée envers l'amélioration continue.

Audace : La Cité ose remettre en question ses pratiques et proposer des façons innovantes de relever les défis de l'heure.

Confiance : Le respect et l'ouverture d'esprit soutiennent la création des diverses    communautés de travail dans un climat de confiance propice à la collaboration.

Intégrité : La Cité valorise l'honnêteté, le professionnalisme et l'imputabilité individuelle et collective.

1. Objectifs

Le présent code vise à fournir aux membres du personnel de La Cité des règles de conduite destinées à promouvoir et à assurer l'éthique au travail au sein du Collège. Il consiste en un moyen qui permet, à un membre du personnel, de fonder sa réflexion et de poser les limites de l'agir dans ses rapports avec les autres, et ce, dans le respect de ses valeurs individuelles tout en tenant compte les valeurs organisation- nelles. Le code fixe les normes et les attentes du Collège en traitant, entre autres, de la notion de conflits d'intérêts, d'impartialité, de normes de conduite, de relations professionnelles, de pauses ainsi que de la confidentialité. Le code prévoit également des moyens pour régler certaines situations.

2. Champ d'application

Le code s'applique à tous les membres du personnel à temps plein et à temps partiel de La Cité, c'est-à- dire toute personne à l'emploi du Collège qui reçoit un traitement ou un salaire. Il se veut un outil visant la gestion saine du lieu de travail en l'absence de règle ou situation non spécifiée par les lois, règlements, conditions d'emploi ou conventions collectives en vigueur.

3. Définitions

  • 3.1. Conflit d'intérêts
    « Conflit d'intérêts » s'entend d'un conflit d'intérêts perçu, un conflit d'intérêts potentiel ou un conflit d'intérêts réel, et comprend toute situation où l'intérêt d'un membre du personnel ou du poste d'un membre du personnel ou d'une fonction que le membre du personnel occupe à l'extérieur est ou pourrait donner l'apparence d'être en conflit avec ceux du Collège.
    • 3.1.1. Conflit d'intérêts perçu
      « Conflit d'intérêts perçu » s'entend d'une situation dans laquelle des personnes raisonnablement bien informées pourraient penser avec raison qu'un membre du personnel est en conflit d'intérêts réel, même si ce n'est pas le cas en réalité.
    • 3.1.2. Conflit d'intérêts potentiel
      « Conflit d'intérêts potentiel » s'entend d'une situation dans laquelle un membre du personnel a des intérêts privés ou personnels qui pourraient influer sur l'exercice de ses fonctions ou responsabilités, à condition que cette personne n'ait pas encore exercé cette fonction ou responsabilité.
    • 3.1.3. Conflit d'intérêts réel
      « Conflit d'intérêts réel » s'entend d'une situation dans laquelle un membre du personnel a des intérêts privés ou personnels suffisamment liés à l'exercice de ses fonctions et responsabilités en tant que membre, pour influer sur l'exercice de ses fonctions et responsabilités.
  • 3.2. Parent
    « Parent » s'entend d'une personne unie par les liens du sang, du mariage, de l'union de fait ou de l'adoption, c'est-à-dire conjoint, père, mère, frère, soeur, fils, fille, oncle, tante, neveu et nièce. La définition de parent comprend les parents du conjoint.
  • 3.3.Conjoint
    « Conjoint » s'entend d'un partenaire légal ou de fait, de même sexe ou de sexe opposé. Au sens du présent code, est aussi considéré comme conjoint un partenaire publiquement présenté comme étant conjoint vivant ou non à une même adresse.
  • 3.4. Superviseur hiérarchique
    « Superviseur hiérarchique » s'entend de la vice-présidence ou de la direction exécutive si la personne concernée est un membre du personnel de soutien, un membre du personnel scolaire ou un membre du personnel administratif, de la présidence du Collège s'il s'agit d'une viceprésidence, d'une direction exécutive ou d'une direction principale, et de la présidence du Conseil d'administration s'il s'agit de la présidence du Collège.
  • 3.5. Superviseur immédiat
    « Superviseur immédiat » s'entend d'un membre du personnel administratif qui supervise directement un ou plusieurs membres du personnel scolaire, de soutien ou administratif.
  • 3.5.Cadre recruteur
    « Cadre recruteur » s'entend de la personne responsable d'un processus de dotation visant l'embauche d'un membre du personnel à temps plein ou à temps partiel.

4. Conflits d'intérêts

  • 4.1. Existence de conflit d'intérêts
    • 4.1.1. Il y a conflit d'intérêts lorsque les intérêts privés ou personnels d'un membre du personnel ont préséance sur ses fonctions et responsabilités en tant que membre ou leur font concurrence. Ceci peut être dû à un conflit d'intérêts réel, un conflit d'intérêts perçu ou un conflit d'intérêts potentiel, de nature pécuniaire ou autre.
  • 4.2. Déclaration en situation de conflit d'intérêts
    • 4.2.1. Tout membre du personnel doit divulguer, par écrit, à son superviseur immédiat, tout conflit d'intérêts réel, perçu ou potentiel ou toute autre circonstance connue de lui, qui est raisonnablement susceptible ou pourrait raisonnablement paraître susceptible d'influencer le jugement ou la décision administrative qu'il est appelé à exercer ou à prendre.
    • 4.2.2. Le superviseur immédiat doit acheminer la divulgation écrite à son superviseur hiérarchique dans les meilleurs délais.
    • 4.2.3. Tout membre du personnel qui participe à un comité de sélection doit divulguer l'information au cadre recruteur dès qu'il a connaissance de l'existence d'un conflit d'intérêts réel, perçu ou potentiel.
  • 4.3. Choix en situation de conflit d'intérêts
    • 4.3.1. Un membre du personnel qui, de l'avis de son superviseur immédiat, est placé dans une situation de conflit d'intérêts ou risque sérieusement d'y être placé sera invité à exercer l'un des choix suivants :
      1. Convenir, par écrit, avec son superviseur hiérarchique, de tout autre arrangement ;
      2. Renoncer à son intérêt dans la situation déclarée et en fournir la preuve.
    • 4.3.2.Selon le cas, une mutation volontaire ou une démission volontaire peuvent être des options envisagées et discutées avec un membre du personnel.
    • 4.3.3.En ce qui a trait au comité de sélection lors de l'embauche de membres du personnel, la responsabilité de déterminer si un membre du comité de sélection ayant déclaré un conflit d'intérêts peut continuer à siéger revient au cadre recruteur et au secteur des Ressources humaines et développement organisationnel. Ces derniers ont aussi l'autorité de déclarer un membre du comité en conflit d'intérêts et de prendre les mesures jugées adéquates pour remédier à la situation.

5. Normes de conduite

Cette section aborde les principes et les comportements communs sur lesquels les membres du person- nel doivent s'appuyer dans l'exercice de leurs fonctions.

  • 5.1. Code d'éthique de profession
    • 5.1.1.Le Collège reconnaît que plusieurs membres du personnel travaillent et agissent aussi dans le respect de code d'éthique de profession, d'ordre professionnel, de code de déontologie ou selon des normes et pratiques établies par leur profession. Le Collège considère que ces codes et normes viennent appuyer le code d'éthique au travail de La Cité qui a prédominance.
  • 5.2. Loyauté et diligence
    • 5.2.1. L'image, la réputation et la crédibilité de La Cité se sont bâties au fil des années grâce aux membres de son personnel, sa clientèle, ses fournisseurs et ses partenaires.
    • 5.2.2.Dans cette optique, le Collège prône le devoir et l'obligation d'agir avec loyauté et diligence, et ce, autant dans les paroles que dans les actions. Le Collège entend par loyauté le fait d'agir avec intégrité et de bonne foi en fonction des intérêts du Collège. Le devoir de diligence consiste en le fait d'agir de façon prudente et compétente, dans l'exercice de ses fonctions de manière à éviter les actes ou les omissions qui seraient susceptibles de causer préjudice à autrui. L'honnêteté, la protection des informations confidentielles, les gestes ou paroles contribuant à l'image positive du Collège et de son personnel, la prestation d'un travail rigoureux, le respect des horaires de travail sont tous des exemples positifs à cet égard.
    • 5.2.2. Le membre du personnel ayant quitté le Collège, volontairement ou non, demeure assujetti au code de conduite, particulièrement là où il s'agit de divulgation ou partage d'information. Le Collège considère que l'obligation de loyauté se maintient pendant un délai raisonnable après la cessation du lien d'emploi et se maintient en tout temps lorsqu'il s'agit de la réputation et de la vie privée d'autrui.
  • 5.3. Activités ou relations privées, personnelles ou professionnelles
    • 5.3.1. L'image, la réputation et la crédibilité de La Cité se sont bâties au fil des années grâce aux membres de son personnel, sa clientèle, ses fournisseurs et ses partenaires.
      1. est susceptible de créer un conflit perçu, réel ou potentiel ;
      2. empêche ou nuit à la capacité du membre du personnel d'accomplir ses tâches ou
        son travail ;
      3. donne un avantage au membre du personnel du fait qu'il est à l'emploi du Collège ;
      4. implique l'utilisation du Collège, de ses lieux, de son équipement ou de ses ressources ;
      5. est susceptible de créer, donner ou générer, directement ou indirectement, des intérêts de nature pécuniaire ou autre au membre du personnel en raison de son emploi au Collège.
    • 5.3.2. Un membre du personnel ne peut pas participer, directement ou indirectement, à l'embauche, la promotion ou la supervision d'un parent ou d'un conjoint.
  • 5.4. Cadeaux, offrandes ou avantages
    • 5.4.1. Un membre du personnel ne peut pas solliciter ni accepter, directement ou indirectement, un cadeau, une récompense, une commission, un rabais, un prêt, une remise de dette, une faveur ou un avantage pouvant nuire à son impartialité ou à son jugement dans le cadre de ses fonctions.
    • 5.4.2.Un membre du personnel peut cependant accepter un cadeau en guise de remerciement en lien avec ses fonctions à la condition que par exemple, cela soit fait sous forme de courtoisie et ne pose pas de conflit en lien avec l'objectivité, l'impartialité ou l'intégrité du Collège.
    • 5.4.2. Avant d'accepter un cadeau et en vue de clarifier le conflit d'intérêts potentiel, un membre du personnel doit consulter son superviseur immédiat
  • 5.5. Utilisation d'information ou de son statut
    • 5.5.1. Le membre du personnel ne peut pas utiliser son statut d'emploi aux fins suivantes :
      1. obtenir, pour lui-même ou pour les membres de sa famille immédiate, de façon directe ou indirecte, des gains matériaux ou financiers ;
      2. solliciter ou accepter des faveurs ou avantages financiers provenant d'individus, d'organisations ou d'entreprises ;
      3. favoriser ou avantager une personne, une entreprise ou une organisation ;
      4. divulguer des renseignements confidentiels à l'égard du Collège à moins d'une exigence ou d'une autorisation écrite du Collège ou en vertu d'une loi ;
      5. bénéficier directement ou indirectement d'une ristourne quelconque suite à la divulgation de renseignements personnels ;
      6. utiliser des renseignements confidentiels à des fins personnelles ou en vertu d'activités personnelles ou privées ;
      7. privilégier un individu, une organisation ou une entreprise.
  • 5.6. Utilisation des équipements et ressources du Collège
    • 5.6.1. Le Collège définit les paramètres d'utilisation des équipements et outils de travail tels que les téléphones, les ordinateurs, les imprimantes, les appareils de communication sans fil ou tout autre équipement du genre qui est ou pourrait être utilisé pour des fins de travail ou des fins personnelles.
    • 5.6.2. Les équipements ainsi que toute autre ressource appartenant au Collège demeurent la propriété du Collège et ne peuvent être utilisés ou prêtés sans l'accord du Collège. Le membre du personnel doit en faire un usage adéquat et conforme aux directives du Collège pour éviter toute circonstance, intentionnelle ou non, pouvant mener à la destruction, à l'endommagement ou à la perte des équipements.
  • 5.7. Activité de nature politique
    • 5.7.1. Les activités de nature politique en ce qui concerne les employés de la Couronne sont gouvernées par la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario.
  • 5.8. Devoirs d'un membre du personnel
    • 5.8.1. Présence au travail
      • 5.8.1.1. Tout membre du personnel est appelé à accomplir, de façon assidue, les tâches et responsabilités qui lui sont confiées. Ce qui implique, entre autres :
        1. respecter son horaire de travail en conformité avec les conventions collectives ou les conditions d'emploi en vigueur ;
        2. travailler de façon rigoureuse, en traitant les informations et les dossiers de travail de manière à assurer la conformité et l'exactitude des données et informations ;
        3. ne pas se présenter au travail en ayant les facultés affaiblies ;
        4. ne pas s'absenter sans motif, justification ou autorisation valables et allant à l'encontre d'autres directives, notamment celle portant sur la gestion de l'invalidité ;
        5. ne pas exercer un refus de travailler sauf lorsqu'il s'agit de situations prévues en vertu de lois et règlements tels que la Loi sur la santé et la sécurité au travail ;
        6. se vêtir de façon professionnelle et appropriée.
    • 5.8.2. Service à la clientèle
      • 5.8.2.1. Tout membre du personnel est appelé à accomplir, de façon efficace et diligente, les tâches et responsabilités qui lui sont confiées, ce qui implique notamment :
        1. ne pas avoir une attitude ou des gestes de nature inappropriée, grossière ou impolie envers la clientèle ;
        2. ne pas refuser ou négliger de répondre ou d'acheminer des demandes d'informations provenant de la clientèle ;
        3. ne pas faire preuve de négligence ou d'insouciance dans l'accomplissement de ses tâches ;
        4. ne pas accepter de rémunération supplémentaire en échange de services, par exemple de leçons particulières, rendus aux étudiants de La Cité ;
        5. s'abstenir d'entretenir des relations intimes avec les étudiants ;
        6. s'abstenir d'évaluer la performance et les travaux des étudiants avec qui son lien de parenté ou ses relations interpersonnelles seraient susceptibles de le placer en situation de conflit d'intérêts, soit réel, perçu ou potentiel ;
        7. éviter toute forme de favoritisme ou discrimination à l'endroit des étudiants ou des clients.
    • 5.8.3. Relations avec les autres membres du personnel
      • 5.8.3.1. Tout membre du personnel est tenu de voir au maintien de rapports et d'échanges respectueux avec les autres membres du personnel, incluant leur superviseur immédiat ainsi que leur superviseur hiérarchique, et ce, peu importe le groupe d'emploi. Ce qui implique, entre autres :
        1. Tout membre du personnel est tenu de voir au maintien de rapports et d'échanges respectueux avec les autres membres du personnel, incluant leur superviseur immédiat ainsi que leur superviseur hiérarchique, et ce, peu importe le groupe d'emploi. Ce qui implique, entre autres :
        2. ne pas entraver le libre-échange et la diffusion des idées et de l'information, ni nuire délibérément à un autre membre du personnel dans l'exécution d'une de ses tâches ;
        3. éviter tout genre de favoritisme ou de discrimination ;
        4. ne pas critiquer publiquement le travail d'un autre membre du personnel ;
        5. ne pas avoir une attitude ou des gestes de nature inappropriée, grossière ou impolie envers un autre membre du personnel ;
        6. éviter de poser des gestes dans un but de favoriser l'obtention d'une promotion ou de diminuer les chances qu'aurait un autre membre du personnel d'obtenir ou de conserver un emploi ;
        7. ne pas aller à l'encontre d'une consigne, d'un ordre ou d'une directive de son superviseur immédiat ou d'un superviseur hiérarchique à moins d'action considérée illégale ou pouvant occasionner un danger au sens de la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l'Ontario.
      • 5.8.3.2. Si un membre du personnel considère qu'un autre membre du personnel aurait mal agi ou aurait démontré des comportements contraires au code d'éthique, le membre du personnel témoin peut soumettre la situation à l'attention de son superviseur immédiat ou de son superviseur hiérarchique.

6. Pauses-repas et pauses-santé

  • 6.1. Le Collège reconnaît l'importance de permettre aux membres du personnel un moment de détente ou de repos. Il a donc adopté les modalités suivantes quant à l'application des pauses.
    • 6.1.1. Pause-repas
      • 6.1.1.1. La pause-repas est une période de non-travail et est, par conséquent, non rémunérée. Pour un quart de travail régulier, le Collège a la responsabilité de prévoir une période de pause-repas en conformité avec les dispositions des conventions collectives.
    • 6.1.2. Pause-santé
      • 6.1.2.1.La pause santé est une période de repos rémunérée compris dans l'horaire de travail. Une journée normale de travail comprend deux pauses-santé de 15 minutes chacune, soit une au cours de l'avant-midi et une au cours de l'après-midi.
    • 6.1.3. Aucun cumul
      • 6.1.3.1.Les horaires et quarts de travail sont déterminés par le Collège. Les pauses (repas ou santé) non prises au cours d'une journée ou d'une semaine de travail ne peuvent pas être cumulées au cours de la journée ou de la semaine aux fins d'abréger ou modifier le quart de travail du membre du personnel. De même, elles ne peuvent être utilisées ou accumulées en vue de congés annuels ou de temps supplémentaire. Les pauses repas abrégées en raison de travail urgent peuvent être déplacées, dans une journée, à un moment convenu avec son superviseur immédiat.

7. Divulgation d'information et communication

  • 7.1.Les membres du personnel ont accès à divers types d'information selon les tâches et responsabilités qu'ils occupent. Le Collège considère que ces informations doivent être gérées, protégées, conservées et archivées selon leur nature, leur importance ou leur valeur.
  • 7.2.Lorsque de l'information doit être divulguée, le membre du personnel doit, au besoin, vérifier si et comment l'information peut être divulguée.
  • 7.3.Le Collège désigne une personne porte-parole pour répondre aux questions ou demandes d'information venant d'instances médiatiques et visant le Collège ou des membres du personnel. Tout membre du personnel étant sollicité par de telles instances pour parler au nom du Collège doit référer le requérant à la personne désignée au secteur Communications et développement des marchés. Selon le cas, une autorisation peut être donnée à un membre du personnel pour répondre aux demandes d'instances médiatiques, et ce, à titre de représentant du Collège.

8. Confidentialité

  • 8.1.Tout membre du personnel est tenu de respecter le caractère confidentiel des renseignements dont il pourrait prendre connaissance.
  • 8.2.Le membre du personnel doit considérer comme confidentielle toute information concernant des membres du personnel ou étudiants qu'il aurait obtenue dans l'exercice de ses fonctions administratives ou obtenue autrement sur une base confidentielle, notamment :
    1. les dossiers des étudiants ;
    2. les dossiers des membres du personnel ;
    3. tout renseignement personnel touchant les membres du personnel de La Cité ;
    4. les comptes rendus des séances à huis clos de différents comités du Collège ;
    5. toute information dont la divulgation causerait ou risquerait de causer préjudice à un membre du personnel, un étudiant, un client ou au Collège ;
    6. toute information dont la divulgation causerait ou risquerait de causer préjudice à un membre du personnel, un étudiant, un client ou au Collège ;
  • 8.3.Il est interdit de discuter de renseignements confidentiels avec qui que ce soit au Collège, sauf si le travail le justifie.
  • 8.4.Le membre du personnel ne doit discuter, en aucune circonstance, de renseignements confidentiels avec qui que ce soit à l'extérieur de ses responsabilités professionnelles à La Cité.
  • 8.5.Ces obligations survivent pendant un délai raisonnable après la cessation de l'emploi, volontaire ou involontaire, lorsque l'information réfère aux activités du Collège. La durée de cette obligation est déterminée au moment du départ du membre du personnel. Ces obligations survivent en tout temps lorsque l'information réfère à la réputation et à la vie privée d'autrui.

9. Non-conformité

  • 9.1.Tout membre du personnel qui agit de façon contraire aux normes indiquées par le Collège et liés avec les aspects traités dans le présent code peut être considéré comme ayant avoir manqué au respect du code d'éthique au travail.
  • 9.2.Lorsqu'il y a des motifs sérieux de croire qu'un membre du personnel n'agit pas de façon conforme aux normes du présent code, le superviseur immédiat ou le superviseur hiérarchique détermine, après examen et en collaboration avec le secteur des Ressources humaines et développement organisationnel, s'il y a matière à ouvrir un dossier en vertu du présent code. Dans l'affirmative, il convoque, par écrit, la personne concernée en indiquant les manquements qui lui sont reprochés.
  • 9.3.Le superviseur immédiat ou le superviseur hiérarchique rencontre la personne concernée, ainsi que toute autre personne jugée pertinente afin de recueillir leurs explications, observations et points de vue.
  • 9.4.Un manquement au code d'éthique au travail du Collège peut donner lieu à des mesures administratives appropriées ou à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.
  • 9.5.En fonction des faits et des explications recueillis, si des mesures disciplinaires étaient jugées appropriées, le Collège suivra le processus en conformité avec les dispositions des conventions collectives ou des conditions d'emploi en vigueur.

10. Protection contre les représailles

  • 10.1.Toute forme de représailles est considérée comme une faute grave. Les personnes exerçant des représailles à l'endroit d'une personne qui a fait une divulgation de bonne foi ou d'une personne qui a témoigné en vertu du présent code se verront infliger une sanction correspondant à l'une de celles pouvant s'appliquer aux personnes ayant contrevenu au code d'éthique au travail.
  • 10.2.Un membre du personnel qui croit faire l'objet de représailles directement liées à la divulgation d'actes fautifs conformément au présent code, peut présenter une plainte à son superviseur immédiat ou auprès du superviseur hiérarchique de celui-ci si la divulgation faisait directement allusion au superviseur immédiat. Le superviseur immédiat ou le superviseur hiérarchique, le cas échéant, se penchera sur la question en observant les modalités prévues à l'article 9 du présent code.
  • 10.3.Les membres du personnel peuvent également faire appel aux mécanismes de redressement en place, par exemple, ceux prévus par les conventions collectives en vigueur ou ceux prévus à la directive intitulée Respect de la personne.

11. Dispositions diverses

  • 11.1.Tout membre du personnel doit suivre le module de formation en ligne concernant le présent code d'éthique et doit attester qu'il a pris connaissance du contenu du code.
  • 11.2.Le Collège, avec l'appui du secteur Ressources humaines et développement organisationnel, s'engage à réviser annuellement le contenu du présent code et d'informer les membres du personnel des mises à jour qui sont effectuées.

12. Textes pertinents et de référence

Directive(s) administrative(s) associée(s) :

Politiques associé(s)