Directives administratives
de nature générale

Affichage électronique sur écrans de télévision

Code : GEN-11
Responsable de la diffusion :
Approbation – Résolution du CDP : 16 septembre 2003
Entrée en vigueur : 16 sept.2003
Révisée :

Table des matières

Les lignes directrices au sujet de l’affichage de messages électroniques, sur le campus de La Cité collégiale visent à assurer la pertinence et la qualité au niveau de l’information disséminée sur le campus à l’intention de la clientèle étudiante et des visiteurs. Les lignes directrices visent de plus à assurer le respect du caractère francophone du Collège ainsi qu’à assurer un contrôle sur la prolifération d’information.

  1. Aucune diffusion de messages électroniques ne peut avoir lieu sans avoir obtenu au préalable l’approbation du Collège par l’entremise de la Direction des communications et du marketing.
  2. Les messages électroniques ayant trait aux changements de locaux ou annulations de cours doivent être approuvés par les secteurs Enseignement et Innovation et développement des marchés avant d’être acheminés au Bureau des admissions et du registraire pour affichage.
  3. La priorités des messages électroniques à diffuser est établie de la façon suivante : la clientèle étudiante en cours d’études, la clientèle potentielle en visite sur le campus et les visiteurs.
  4. Les messages électroniques sont utilisés par l’administration du Collège afin d’informer les étudiants sur leurs cours, les directives pédagogiques, les activités à caractère pédagogique tenues sur le campus toute autre information jugée pertinente par le Collège.
  5. Les Services associés et l’Association étudiante pourront faire la demande de diffuser des messages électroniques en obtenant au préalable l’approbation du secteur Administration et finances pour les demandes en provenance des Services associés et l’approbation de la Direction des communications et marketing pour toute demande de l’Association étudiante.
  6. Les jours de semaine, du lundi au vendredi, seront réservés en premier lieu aux messages électroniques destinés à l’intention de la clientèle en cours d’études sur le campus. Les messages à l’intention de la clientèle potentielle et les visiteurs seront diffusés les samedis et dimanches.
  7. Tout message électronique affiché sur les écrans de télévision doit faire preuve de bon goût et ne doit pas créer un préjudice, ou l’apparence d’un préjudice envers un groupe qui se sentirait ciblé. Des éléments de racisme, de harcèlement, de haine, à caractère sexiste ou utilisant un langage inapproprié sont à proscrire. Tout langage ou visuel qui porterait atteinte à autrui est aussi à proscrire.
  8. Toute demande de diffusion de message électronique provenant de l’extérieur (fournisseurs, associations, établissements d’enseignement, commanditaires, organismes communautaires) doit être adressée à la Direction des communications et du marketing et sera approuvée par celle-ci.
  9. La Direction des communications et du marketing a le droit de refuser toute demande de diffusion de messages électroniques si ces messages sont jugés comme étant inappropriés, en conflit avec les intérêts du Collège et s’ils ne respectent pas les orientations et les enjeux du Collège.
  10. La Direction des communications et du marketing verra à réévaluer la suffisance de l’affichage des messages électroniques sur le campus du Collège de façon annuelle.

Affichage électronique sur les écrans de télévision Procédures

Rôles et responsabilités

Ressources informatiques

  • Responsable de la formation des employés.
  • Responsable du bon fonctionnement des écrans de télévision et du système informatique d’appoint.
  • Responsable de l’achat, de l’installation et du bon fonctionnement du logiciel utilisé sur les postes de design.

Communications et marketing

  • Responsable de l’élaboration de lignes directrices sur l’utilisation des écrans de télévision.
  • Responsable de l’image visuelle.
  • Responsable de l’entrée de messages d’ordre technique.
  • Responsable du contrôle de la qualité (français, design, image corporatif).

Bureau des admissions et du registraire

  • Responsable de vérifier le contenu de la demande provenant des secteurs Enseignement et Innovation et développement des marchés.
  • Responsable de l’entrée de données de contenu d’intérêt technique (annulation de cours, changement de locaux, etc.).

Secteurs du Collège

Chaque secteur est :

  • responsable de nommer un porteur de dossier. Ce dernier assure l’acheminement de la demande au Bureau des admissions et du registraire ou à la Direction des communications et marketing;
  • responsable de la rédaction des messages;
  • imputable de son contenu et des dates butoirs.

Procédures à suivre afin de diffuser un message

Prendre note qu’aucune mise à jour n’est effectuée durant la fin de semaine.
Tout message devrait être rédigé en format Word avec la police de caractère de…

Diffuser un message à propos d’une annulation de cours ou d’un changement de locaux

  1. Acheminer toute demande de cette nature, approuvée au préalable par les secteurs Enseignement et Innovation et développement des marchés, au Bureau des admissions et du registraire pour affichage.
  2. Le Bureau des admissions et du registraire vérifie le contenu de la demande avant la diffusion de cette dernière pour ensuite diffuser l’information sur les écrans de télévision dans les plus brefs délais.

Diffuser tout autre message :

Prévoir un jour ouvrable entre la date de votre demande et la diffusion du message sur les écrans de télévision.

  1. Le porteur de dossier doit remplir le formulaire « Demande de diffusion d’information sur écrans de télévision » disponible par courriel (sbouff@lacitec.on.ca).
  2. Le porteur de dossier s’assure que l’information sera claire, précise et sans faute d’orthographe.
  3. Le porteur de dossier envoie le formulaire « Demande de diffusion d’information sur écrans de télévision » par courriel à la Direction des communications et marketing (sbouff@lacitec.on.ca).
  4. La Direction des communications et marketing est responsable de la mise en page.
  5. La Direction des communications et marketing est responsable de diffuser l’information sur les écrans de télévision

Postulats

  • Les messages urgents déroulent en bande continue située au bas de l’écran.
  • Les messages sont en rotation selon une fréquence préétablie.
  • La priorité est accordée aux messages portant sur le fonctionnement du Collège, des directives pédagogiques et à l’information jugée utile et nécessaire pour La Cité collégiale.

Liens

Directive(s) administrative(s) associée(s) :
Aucune

Politique(s) associée (s) :

Aucune

Autres (loi, directive ministérielle, etc.) :

Aucune