Directives administratives
de nature administrative

Recouvrement des frais de retard des étudiants

Code : ADM-13
Responsable de la diffusion : La direction exécutive des services administratifs
Approbation – Résolution du CDP : 31 octobre 2007
Entrée en vigueur : 1er novembre 2007
Révisée :

Table des matières

Préambule

La Cité collégiale doit percevoir, trimestriellement, des frais de scolarité ainsi que des frais accessoires de sa clientèle étudiante. Comme la perception de ces sommes est importante pour la santé financière du Collège, il est pertinent d’établir un encadrement pour en faciliter le recouvrement.

Objectif

L’objectif de la directive sur le recouvrement des frais en retard des étudiants est de définir un cadre pour le recouvrement des sommes dues à La Cité collégiale.

Champs d’application de la politique

La présente politique s’appliquera au recouvrement des frais des étudiants pour :

  • Étudiants postsecondaires
  • Étudiants de La Cité des affaires

Exclusion de la politique

  • Étudiants inscrits à l’éducation permanente
  • Étudiants internationaux

Ces étudiants sont exclus de cette politique puisque leurs frais de scolarité doivent être payés au complet avant leur inscription.

Principes généraux

La réussite dans la perception des sommes dues dépend de l’application rigoureuse et systématique de la procédure en place.

  1. Un calendrier de paiement est remis à chaque étudiant lui indiquant les dates de paiement ainsi que les frais de retard lorsque ces dates ne sont pas respectées.
  2. Semaine 2 : un premier avis de retard de paiement est envoyé à l’étudiant par courrier postal l’avisant du solde dû à La Cité collégiale en assurant d’y inscrire les frais de retard.
  3. Semaine 4 : un deuxième avis est envoyé à l’étudiant par courrier recommandé l’avisant que ses privilèges (compte informatique, accès avec carte, etc.) lui seront retirés si le paiement n’est pas reçu dans un délai de cinq jours ouvrables.
  4. Semaine 8 : un troisième avis est remis directement à l’étudiant en salle de classe lui retirant son droit d’accès à la salle de classe. L’étudiant sera ‘désincrit’ de ses cours. À ce moment, une liste des étudiants n’ayant plus accès à la salle de classe est remise aux directeurs des secteurs concernés.
  5. La liste des étudiants qui n’ont pas encore payé après la 8e semaine, est acheminée au secteur des Ressources financières pour les informer de la situation ainsi que du montant total en souffrance.
  6. Semaine 10 : un dernier avis est acheminé à l’étudiant lui indiquant que son solde en souffrance est confié à une agence de collection.
  7. Semaine 12 : une liste des comptes en souffrance est remise à une agence de collection. Cette même liste est acheminée au secteur des Ressources financières.
  8. Tout étudiant voulant participer à son stage d’étude doit obligatoirement régler ses frais de scolarité en totalité ainsi que toute autre somme due au Collège pour se prévaloir de sa participation à son stage.
  9. Toute somme due au Collège (frais de scolarité ou loyer si l’étudiant habite en résidence, frais de retard) doit être réglée intégralement avant l’inscription de l’étudiant à la prochaine étape.
  10. Le défaut de régler les sommes dues au Collège constituent une cause suffisante pour interdire l’entrée aux cours ou aux examens, ou pour retenir les diplômes, certificats ou relevés de notes jusqu’au règlement de la dette au Collège.

Les frais de retard s’appliquent à tous les soldes en souffrance, que l’étudiant ait ou non pris des arrangements avec le Bureau des admissions et registraire, sauf avec l’autorisation écrite du directeur des admissions. Les frais de retard sont établis annuellement selon le tableau suivant :

Frais de retard

Après la première journée de retard : 50 $
Après un mois de retard : 100 $
Après deux mois de retard : 150 $
Après trois mois de retard : 200 $

Radiation des créances irrécouvrables

À la fin de l’exercice financier (le 31 mars) de l’année en cours, tous les comptes étudiants en souffrance depuis douze mois, considérés comme irrécouvrables malgré toutes les tentatives de recouvrement, sont radiés. L’autorisation de cette radiation doit être donnée par écrit par la direction du secteur des Ressources financières ainsi que la direction du Bureau des admissions et du registraire en s’appuyant sur des documents faisant état des efforts de recouvrement sans succès.

Responsabilité

Le Bureau des admissions et du registraire.

Il est entendu que toute procédure de recouvrement fera l’objet du plus grand professionnalisme sous le sceau de la confidentialité.

Le masculin est employé afin d’alléger le texte.