Directives administratives
de nature administrative
Utilisation des appareils de communication sans fil
Code numérique : ADM-09
Responsable de la diffusion : Vice-présidence des Services administratifs et Technologie de l'information
Groupes ou secteurs ou fournisseurs de services consultés :
Entrée en vigueur : 29 août 2012
Dernière révision : 21 septembre 2020
Fréquence de révision : Cette directive est révisée et validée tous les 5 ans
Table des matières
1. Objet
Fournir de l'information et communiquer clairement les attentes du Collège concernant l'utilisation des appareils de communication sans fil mis à la disposition des utilisateurs autorisés.
2. Énoncé
Le Collège s'engage à miser sur l'excellence et l'amélioration continue quant aux services et développements technologiques. Il encourage les utilisateurs autorisés à se servir de façon professionnelle, éthique et licite des appareils de communication sans fil mis à leur disposition dans le but d'augmenter l'efficacité organisationnelle et la prestation des services.
3. Destinataires
La directive s'applique à tous les utilisateurs autorisés ayant un appareil de communication sans fil appartenant au Collège et mis à leur disposition.
4. Définitions
Appareil de communication sans fil : Le terme « appareil de communication sans fil » fait notamment référence aux téléphones portables, téléphones intelligents et tablettes, et inclut tout autre dispositif de communication sans fil (voix, vidéos, photos, messages textuels, courriels, etc.).
Utilisateur autorisé : Le terme « utilisateur autorisé » fait référence à toute personne qui a obtenu l'autorisation du Collège à accéder et utiliser des appareils de communication sans fil. Les utilisateurs autorisés incluent les étudiants, les employés du Collège, les employés des services associés, les membres du Conseil d'administration, les bénévoles et visiteurs à qui un responsable autorisé par le Collège a accordé une autorisation à utiliser un appareil de communication sans fil.
5. Principes généraux
Tous les appareils de communication sans fil mis à la disposition des utilisateurs autorisés demeurent la propriété du Collège en tout temps et doivent être remis au Collège sur demande.
L'utilisateur autorisé est responsable de toute activité à l'utilisation de l'appareil de communication sans fil et doit exercer son bon jugement dans l'usage de l'appareil. Toute forme d'usage abusif ou inapproprié pourrait avoir des conséquences directes sur l'utilisateur autorisé fautif.
Le Collège ne paiera pour aucun appareil de communication sans fil ni pour un service qui n'a pas été approuvé au préalable par le secteur des Technologies de l'information.
Les appareils de communication sans fil appartiennent ou sont enregistrés au nom du Collège et, par conséquent, sont accessibles en tout temps par le personnel autorisé du Collège qui a aussi la responsabilité d'être en mesure de répondre aux exigences légales et d'affaires, lorsqu'il y a lieu.
La présente directive est complémentaire à la directive « Utilisation de l'infrastructure technologique » et, en conséquence, l'utilisation des appareils de communication sans fil doit être conforme aux lignes directrices de cette autre directive applicable.
6. Modalités
Demande d'un appareil de communication sans fil
Toutes les demandes d'appareil de communication sans fil nécessitent l'approbation préalable du superviseur de l'utilisateur autorisé. Une demande doit être présentée, avec les informations suivantes, à sospc@lacitec.on.ca :
- Type d'appareil
- Justification commerciale pour l'achat
- Activité budgétaire et centre de coût pour le compte responsable du paiement de l'appareil et du service
Tous les téléphones cellulaires ou intelligents payés par les fonds du Collège doivent être achetés par l'intermédiaire du fournisseur désigné par le secteur des Technologies de l'information.
7. Responsabilités
7.1 L’utilisateur autorisé et le secteur
L'utilisateur autorisé et son secteur sont responsables de tous les coûts liés à l'utilisation de l'appareil de communication sans fil. Les coûts incluent sans y être limités :
- l'achat initial du téléphone
- l'achat d'accessoires pour le téléphone
- les coûts mensuels d'utilisation du téléphone, incluant les appels locaux, interurbains, appels au service 411, réception ou envoi de messages SMS et transmission de données
- le coût de remplacement si l'appareil est endommagé hors garantie, perdu ou volé.
L'utilisateur autorisé est responsable de protéger les informations sensibles qui peuvent être stockées ou accessibles, et ce, en conformité avec la directive du Collège « Utilisation de l'infrastructure technologique ».
L'utilisateur autorisé est responsable d'exercer son bon jugement dans l'usage d'un appareil de communication sans fil mis à sa disposition. L'utilisation de l'appareil doit se faire dans le respect des directives institutionnelles et sans porter atteinte à des personnes ou à la réputation du Collège.
La perte ou le vol d'un appareil de communication sans fil doit être signalé dans les plus brefs délais au secteur des Technologies de l'information.
Lorsqu'un utilisateur autorisé quitte le Collège ou se voit révoquer son droit à un appareil de communication sans fil, il doit remettre, à la personne responsable désignée, ledit appareil ainsi que tous les accessoires achetés au moyen des fonds du Collège.
Lorsque l'appareil de communication sans fil est mis hors service, le secteur de l'utilisateur autorisé doit en aviser le secteur des Technologies de l'information, par courriel, à l'adresse sospc@lacitec.on.ca
Tout utilisateur autorisé dont l'appareil de communication sans fil est la propriété du Collège doit respecter les lois locales et nationales régissant l'utilisation des dispositifs au volant d'un véhicule motorisé.
7.2 Secteur des technologies de l'information
Le personnel autorisé du secteur des Technologies de l'information a, de façon non limitative, les responsabilités suivantes :
- diffuser et rendre accessible la présente directive aux utilisateurs autorisés
- veiller à l'application de la directive
- élaborer et réviser les directives nécessaires au bon fonctionnement du Collège
8. Soutien technique
Seuls les appareils de communication sans fil approuvés par le secteur des Technologies de l'information sont pris en charge. En outre, ces appareils doivent être achetés chez le fournisseur désigné par le secteur des Technologies de l'information.
Le soutien est limité aux aspects suivants :
- la configuration initiale du téléphone
- le raccordement au système de courriel
- la bonne marche de celui-ci
Le secteur des Technologies de l'information ne fera pas la synchronisation du téléphone avec d'autres logiciels et il n'assurera pas le soutien d'autres logiciels achetés par l'utilisateur.
9. Enquête et discipline
Un usage non conforme ou abusif d'un appareil de communication sans fil peut entrainer, pour un utilisateur autorisé, l'application de mesures administratives ou disciplinaires jugées appropriées et pouvant aller jusqu'à l'expulsion du Collège ou à la rupture du lien d'emploi.
10. Révision de la directive
Le Collège se réserve le droit de réviser ou de modifier la présente directive lorsque jugé nécessaire et sans préavis.