Directives administratives
de nature administrative

Autorisation pour déplacement, pour avance et remboursement de dépenses

Code : ADM-04
Responsable de la diffusion : La direction exécutive des services administratifs
Approbation – Résolution du CDP : 11 juin 1990
Entrée en vigueur : 11 juin 1990
Révisée : le 26 avril 2011

Table des matières

Autorisation pour déplacement, pour avance et remboursement de dépenses

But

La présente directive a pour but d’établir des modalités d’approbation pour les autorisations de déplacement, les avances et remboursement de dépenses admissibles pour tous les employés du Collège ou toute autre personne se déplaçant à la demande du Collège.

Autorisation - déplacement

Tout déplacement nécessitant des coûts au Collège doit être approuvé AVANT que ne soient faits les arrangements du déplacement envisagé (voir formulaire Autorisation – déplacement). Le tableau ci-après présente les niveaux hiérarchiques d’approbation des déplacements de tous demandeurs couverts par cette directive.

Niveau hiérarchique d’approbation des déplacements
Demandeur Responsable de l’autorisation
Ontario/Québec Autres provinces ou territoires au Canada et aux États-Unis International
Présidence du CA n/a n/a Secrétaire du CA
Présidence de LCC n/a n/a Présidence du CA
Vice-présidence ou
Direction exécutive
n/a Présidence de LCC Présidence de LCC
Employé / étudiant Superviseur Vice-présidence ou Direction exécutive de votre secteur Présidence de LCC
Consultant Directeur Vice-présidence ou Direction exécutive de votre secteur Présidence de LCC

Cette directive ne s’applique pas pour les allocations de kilométrage réclamées pour les déplacements locaux ou pour les visites de stages.

Autorisation - avance

Toute demande d’avance de voyage est fixée à 75 % des dépenses à encourir au-delà de 200 $. Les avances reçues sont par la suite déduites de la demande de remboursement de dépenses qui est accompagnée des pièces originales justificatives. Les modalités prévues à la présente directive et celle portant sur les frais de déplacement, de séjour et de représentation s’appliquent.

Le formulaire Autorisation – Avance doit être dûment rempli et autorisé par le Collège

.

Remboursement des dépenses encourues

Le formulaire de remboursement de dépenses doit être accompagné des pièces justificatives, du formulaire d’autorisation de déplacement, approuvé au préalable, et du formulaire d’autorisation d’avance, si tel est le cas.

Frais de déplacement, de séjour de représentation

But

La présente directive a pour but d’établir des modalités d’approbation, de coordination et de contrôle relativement aux frais de déplacement et de représentation admissibles pour tous les employés du Collège ou toute autre personne se déplaçant à la demande du Collège.

Application de la directive

Les principes suivants s’adressent aux différentes modalités prévues ci-après dans le cadre de l’application de la présente directive.

  1. La Cité collégiale couvre les frais de déplacement, de séjour et de représentation encourus par son personnel dans l’exercice de ses fonctions ou toute personne ayant engagé des frais à la demande du Collège.
  2. Tous les frais de déplacement et de séjour, ainsi que les frais de représentation encourus lors d’un même voyage doivent faire l’objet d’une réclamation par voyage.
  3. Toute demande de remboursement des frais de déplacement, de séjour ou de représentation doit être accompagnée des pièces originales justificatives en indiquant l’objet du déplacement ou le nom des personnes rencontrées pour les réclamations de représentation.
  4. Seuls la Présidente du Collège et les membres de son comité de gestion autorisent les modalités particulières spécifiées à la présente directive ou peuvent autoriser une dérogation à la présente directive au nom de La Cité collégiale (ci-après, le Collège).

Obligations de l’auteur d’une demande de remboursement (demandeur)

Les règles relatives aux dépenses, ci-dessous, prévoient que le demandeur est tenu de respecter les obligations suivantes :

  • obtenir toutes les autorisations nécessaires avant d’engager une dépense;
  • présenter l’original du reçu détaillé avec toute demande de remboursement ou d’élément de corroboration;
  • présenter sa demande de remboursement ou pièces justificatives pour les dépenses payées avec une carte de crédit corporative dans le délai précisé;
  • s’il ne peut obtenir les renseignements ci-dessus ou que ceux-ci ne sont pas disponibles, fournir la raison par écrit pour que le responsable de l’autorisation dispose d’éléments d’information suffisants pour prendre une décision;
  • rembourser tout paiement excédentaire, qui est considéré comme une créance du Collège;
  • dans le cas de son départ définitif du Collège, présenter toutes ses demandes de remboursement de dépenses ou pièces justificatives des dépenses payées avec une carte de crédit corporative avant son départ.

Obligations du responsable de l’autorisation

Les règles relatives aux dépenses, ci-dessous, prévoient que le responsable de l’autorisation est tenu de respecter les obligations suivantes :

  • autoriser uniquement les dépenses nécessaires qui ont été engagées dans la conduite des affaires de l’organisme;
  • autoriser uniquement les demandes de remboursement accompagnées de toutes les pièces justificatives pertinentes;
  • ne pas autoriser sa propre demande de remboursement de dépenses ou une dépense qui lui est attribuable, mais réclamée par un autre employé.

Déplacement

Tout déplacement nécessitant des coûts au Collège doit être approuvé AVANT que ne soient faits les arrangements du déplacement envisagé (voir la directive 4.2.7). Le formulaire doit être utilisé et joint à la demande de remboursement de dépenses (et/ou état de compte de la carte de crédit). Le tableau ci-après présente les niveaux hiérarchiques d’approbation des déplacements de tous demandeurs couverts par cette directive.

Niveau hiérarchique d’approbation des déplacements
Demandeur Responsable de l’autorisation
Ontario/Québec Autres provinces ou territoires au Canada et aux États-Unis International
Présidence du CA n/a n/a Secrétaire du CA
Présidence de LCC n/a n/a Présidence du CA
Vice-présidence ou
Direction exécutive
n/a Présidence de LCC Présidence de LCC
Employé / étudiant Superviseur Vice-présidence ou Direction exécutive de votre secteur Présidence de LCC
Consultant Directeur Vice-présidence ou Direction exécutive de votre secteur Présidence de LCC

Veuillez noter que ce sont les niveaux hiérarchiques d’approbation du déplacement et non pas les dépenses liées aux déplacements.

1. Déplacement automobile

1.1 Voiture personnelle

Lorsqu’un véhicule personnel est utilisé pour se déplacer, une allocation au kilomètre est allouée. Le taux du kilomètre (¢/km) est fixé par le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, par l'entremise du Conseil des employeurs des collèges.

La distance reconnue par le Collège est la moindre des deux distances suivantes : - la distance entre le Collège (point d’attache) et le point de destination ; - la distance entre le point de départ et le point de destination.

Pour les parcours à destinations multiples, la distance est calculée de destination à destination jusqu’au retour au Collège (point d’attache) ou le point de départ initial. Certaines distances sont établies par le Collège et sont présentées dans le tableau ci-après :

De À Simple km Allerretour km
La Cité – Ottawa Aéroport d’Ottawa 20 40
La Cité – Ottawa Casselman 52 104
La Cité – Ottawa Centre-ville (Ottawa) 8 16
La Cité – Ottawa Collège Algonquin - Woodroffe 20 40
La Cité – Ottawa Cornwall 98 196
La Cité – Ottawa Embrun 39 78
La Cité – Ottawa Hawkesbury 106 212
La Cité – Ottawa Montréal 196 392
La Cité – Ottawa Orléans 17 34
La Cité – Ottawa Toronto 400 800
La Cité - Hawkesbury Montréal 100 200
La Cité - Hawkesbury Toronto 510 1020

La distance entre la résidence et le lieu de travail d’une personne n’entre pas dans le calcul du nombre de kilomètre parcouru.

Lorsque plusieurs personnes se rendent au même endroit, elles doivent le faire, autant que possible, avec la même voiture. Si tel est le cas, une seule demande de remboursement peut être faite. Celle-ci, soit la réclamante, indique le nom des autres personnes ayant voyagé avec elle.

1.2 Location de voiture

Toute location de voiture doit être réservée auprès de l’agence de location désignée par le Collège.

Lorsque la location d’une voiture est nécessaire, le remboursement est basé sur les coûts réellement encourus y compris l’essence. À moins de besoins spécifiques, le coût de location du véhicule loué doit être le plus économique possible. Toutes les pièces justificatives doivent être soumises pour le remboursement.

1.3 Taxi

L’utilisation d’un taxi est recommandée pour de courtes distances seulement. Les coûts seront remboursés sur présentation de pièces justificatives indiquant le montant payé, le point de départ et le point d’arrivée.

1.4 Frais de stationnement et péage

Les frais de stationnement et de péage seront remboursés sur présentation de pièces justificatives.

Les pièces justificatives doivent indiquer la date d’utilisation et le montant payé.

2. Déplacement aérien ou ferroviaire

2.1 Transport aérien

Lorsqu’un déplacement aérien est nécessaire, les frais remboursables sont ceux d’un billet en classe économique, ce qui comprend les vols nolisés et les vols à tarif réduit.

2.2 Transport ferroviaire

La norme applicable aux déplacements en train est celle du voyage en classe économique.

Séjour

Lorsque le déplacement nécessite un hébergement pour une nuitée ou plus, les frais encourus sont remboursés sur présentation de la facture.

L’établissement hôtelier choisi doit, dans la mesure du possible, offrir un taux de base raisonnable pour un coucher. Lors de congrès ou de réunions, le logement devra s’effectuer à l’établissement hôtelier déterminé par les organisateurs, si une telle possibilité est offerte et si elle représente l’option la plus économique.

Les frais supplémentaires assumés par les invités ainsi que les dépenses personnelles (ex. : films, minibar, téléphone) ne sont pas remboursés.

L’hébergement avec des amis ou familles est permis. Un montant comptant ou cadeau peut être remis. Un maximum de 30 $ par nuit est alloué pour l’hébergement, ceci inclut les repas avec amis ou famille, au lieu du restaurant. Vous devez soumettre par écrit la raison de votre voyage, le nombre de jours de votre séjour, le nom de l’hôte et l’adresse de cette personne.

Repas

Un frais pour repas peut être encouru si la personne est en fonction pour le Collège et elle :

  1. est à l’extérieur du bureau durant une période de repas; ou
  2. a une autorisation au préalable pour la dépense (c.-à-d. une réunion d’affaires durant l’heure du dîner.)
  3. travaille de façon continue pour plus de trois heures après les heures régulières

Les montants alloués pour les repas, au Canada et aux États-Unis, seront ceux approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et révisé le 1er avril de chaque année :

Déjeuner : 15,05 $*
Dîner : 14,15 $*
Souper : 39,85 $*

*en dollars canadiens

Bien que les montants ne puissent pas être combinés, le total de 2 ou 3 repas dans la même journée peuvent être alloués. Par exemple, un montant de 8 $ pour dîner et un montant de 44 $ pour souper dans la même journée sont acceptables.

Un reçu en bonne et due forme est exigé pour chaque repas. Un reçu de carte de crédit ne constitue pas un reçu acceptable puisqu’il ne donne pas le détail du repas. Dans le cas d’un reçu manquant, une note explicative signée par la personne autorisant le remboursement (le superviseur immédiat dans le cas de l’utilisation d’une carte de crédit corporative) doit être fournie. Dans le cas d’une demande de remboursement pour un repas de plusieurs personnes, les noms de ces personnes et l’objet de la rencontre doivent être inscrits au verso du reçu.

Pour les déplacements à l’international, le Collège suivra également les montants alloués par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et révisés le 1er avril de chaque année.

Frais liés au travail engagé par le personnel du Collège

Les frais relatifs à des repas ou à des rafraîchissements pendant des activités liées au travail auxquelles participent des membres du personnel du Collège peuvent être remboursés avec l’autorisation préalablement d’une vice-présidence ou direction exécutive. Il peut s’agir d’activités visant à promouvoir: (i) l’éducation et la formation des étudiants et du public; (ii) les objectifs du Collège d’offrir un programme complet d’enseignement et de formation postsecondaire axé sur la carrière afin d’aider les particuliers à trouver et à conserver un emploi, de répondre aux besoins des employeurs et d’un milieu de travail en évolution et de soutenir le développement économique et social de leurs collectivités locales variées; (iii) les orientations stratégiques propres au Collège; (iv) le perfectionnement professionnel du personnel; et (v) la politique gouvernementale.

De plus, lors de repas entre membres du Collège, aucune boisson alcoolisée ne sera remboursée.

Cependant, dans le cadre de l’exercice de fonctions spécifiques autorisées par le supérieur immédiat, les dépenses réelles encourues sont remboursables sur présentation du reçu officiel de l’établissement suite à l’autorisation du superviseur immédiat.

Frais de représentation

Pour l’application de cette directive, le terme « frais de représentation » s’entend des dépenses associées à la fourniture d’aliments et de boissons alcoolisées, à l’hébergement, au transport et à d’autres commodités qui sont payées / remboursées à même les fonds publics et qu’engagent des personnes qui n’exécutent pas un travail pour les entités suivantes :

  • les organismes désignés du secteur parapublic,
  • les ministères, organismes et entités publiques du gouvernement de l’Ontario.

Les activités qui concernent uniquement les employés ne sont pas considérées comme des activités de représentation et les dépenses qui s’y rapportent ne peuvent pas être remboursées. Mentionnons, par exemple, les activités sociales pour le Collège (secteur), les célébrations entourant le départ à la retraite d’un employé et les repas organisés lors de certaines fêtes.

Les frais de représentation doivent être engagés d’une façon économique et consistante quand :

  • cela facilite les affaires du Collège; et
  • c’est d’une courtoisie ou protocole d’affaires.

Pour le service de boissons alcoolisées à des événements corporatifs, l’obtention d’une autorisation écrite par le Comité tactique est obligatoire. Dans ce cas, le service de boissons alcoolisées doit se faire de façon responsable (par exemple : servir des aliments avec l’alcool, limite du nombre de consommations).

Dans le cas, où plusieurs membres du Collège assisteront à une même activité, les dépenses du groupe ne peuvent être réclamées que par l’employé présent qui occupe le niveau hiérarchique le plus élevé – une personne ne peut pas demander le remboursement des dépenses qu’a engagées le responsable de l’autorisation de ses dépenses (à tire d’exemple, un gestionnaire qui relève du directeur ne peut pas présenter une demande de remboursement de dépenses qui inclut le repas du directeur, même si les deux personnes ont assisté à ce repas, car le directeur se trouverait alors à autoriser ses propres dépenses).

Avances

Toute demande d’avance est fixée à 75 % des dépenses à encourir au-delà de 200 $. Les avances reçues sont par la suite déduites de la demande de remboursement de dépenses qui est accompagnée des pièces originales justificatives. Les modalités prévues à la présente directive s’appliquent.

Le formulaire Autorisation – Avance doit être dûment rempli et autorisé par le Collège.

Autres allocations

Dans le cadre de l’exercice de fonctions spécifiques autorisées par le supérieur immédiat, une allocation pour utilisation de biens ou de services peut être remboursée à la condition de ne pas dépasser les montants suivants, et ce, après avoir présenté une pièce originale justificative :

Services Montant maximal alloué (incluant les taxes)
Internet 55 $ par mois

Cependant dans des circonstances particulières, le Collège peut autoriser des montants différents des maximums permis.

Coopération entre organismes

Le Collège peut fournir un soutien, notamment sous la forme de repas ou de rafraîchissements, lorsqu’il reçoit des membres du personnel d’autres institutions, y compris des organismes du secteur parapublic et des ministères ou organismes provinciaux, pendant des discussions ou des conférences portant sur des questions d’intérêt mutuel ou visant à promouvoir des objectifs institutionnels ou gouvernementaux. Les frais connexes engagés doivent être préalablement autorisés par une vice-présidence ou direction exécutive.

Dépenses des experts-conseils et d’autres entrepreneurs

Les engagements ou contrats que conclut le Collège avec un expert-conseil ou un entrepreneur ne doivent jamais prévoir que les frais d’accueil, les frais accessoires ou les frais de repas qu’engage cette personne soient considérés comme des dépenses autorisées.

Les dépenses autorisées ne peuvent être réclamées et remboursées que si le contrat le prévoit expressément.

Rapport et réclamation de remboursement

La direction donne un délai de deux mois pour la production d’une demande de remboursement de dépenses. Après ce délai, la direction peut rejeter toute demande. Cette mesure est mise en place afin de s’assurer de l’intégrité des données financières et permettre un meilleur suivi des budgets disponibles.

Utilisateurs de cartes de crédit corporatives (cartes voyages)

Les utilisateurs de cartes de crédit devront soumettre de façon mensuelle avec leur relevé de carte, le formulaire d’approbation (1 par centre de coût et si possible 1 par voyage) avec les approbations nécessaires. Dans les cas où une dépense n’est pas admissible, un avertissement sera envoyé et la somme sera prélevée à même la paye de l’employé.

Déplacement à l’international (autre qu’au Canada et aux États-Unis)

But

La présente directive a pour but d’établir les modalités relativement aux déplacements à l’international pour les employés du Collège ou toute autre personne se déplaçant à la demande du Collège.

Objet et portée

La présente directive a pour objet de garantir un traitement juste aux employés ou à d’autres personnes appelés à effectuer des voyages en service commandé à l’international. Les dispositions de la présente directive prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé et font en sorte que les employés ou autres personnes n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque.

Définitions

Autorisation de voyager – permission d'effectuer un déplacement.

Classe économique – classe normale des voyages par avion, y compris les billets spéciaux à tarif réduit. Elle exclut la première classe et la classe affaires ou les classes équivalentes. Déclaration – énoncé écrit et signé par le voyageur qui dresse la liste et atteste des dépenses engagées pour lesquelles il ne possède pas de reçu.

Déplacement – a lieu quand un employé ou une autre personne effectue un voyage en service commandé autorisé.

Faux frais – indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un voyage et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, les appels téléphoniques. Les taux sont versés conformément aux taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités).

Indemnité de repas – les indemnités pour frais accessoires relatifs à des voyages internationaux se fondent sur une formule qui prend en compte l'indemnité de frais de petit-déjeuner, de déjeuner et/ou de dîner pour le pays/l'endroit applicable, et ce, conformément aux taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités). Indemnité globale – indemnité quotidienne qui peut prévoir un montant versé au titre d'une partie ou de la totalité des repas, des faux frais, du transport et du logement.

Reçu – document original ou une copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le voyageur. Lorsque les dépenses engagées sont en devises étrangères, les reçus doivent indiquer quelles sont les devises en question et peuvent être annotés par le voyageur à cette fin. Voyage en service commandé – désigne tous les voyages internationaux autorisés par le Collège.

Voyageur – une personne qui voyage en service commandé autorisé.

Partie I - Administration

1.1 Autorisation
1.1.1

Il incombe au Collège d'autoriser les voyages en service commandé, de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive.

1.2 Programmes de fidélisation
1.2.1

Dans la mesure où le Collège n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les voyageurs qui sont en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles.

1.3 Paiements en trop
1.3.1

Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente directive, doivent être recouvrés auprès du voyageur.

1.4 Reçus
1.4.1

Lorsque le voyageur certifie que le reçu est perdu, qu'il a été détruit accidentellement ou qu'il était impossible de l'obtenir, une déclaration personnelle peut remplacer le reçu.

1.5 Responsabilités
1.5.1 Le Collège doit :
  1. s'assurer que la présente directive est accessible au voyageur;
  2. déterminer s'il est nécessaire de voyager;
  3. faire en sorte que les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive;
  4. autoriser les voyages;
  5. vérifier et approuver les demandes d'indemnité de déplacement avant que les frais ne soient remboursés; et
  6. faire en sorte que tous les préparatifs de voyage respectent les politiques du Collège qui s'appliquent.
1.5.2 Le voyageur doit :
  1. prendre connaissance des dispositions de la présente directive;
  2. consulter et obtenir l'autorisation de voyager conformément à la présente directive;
  3. s’assurer de souscrire à une assurance d’assistance voyage qui convient à sa situation personnelle;
  4. remplir et présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui nécessaires aussitôt que possible après la fin du voyage. Lorsque le voyage dure plus d'un mois, le voyageur peut présenter une demande d'indemnité de déplacement provisoire avant la fin du voyage; et
  5. être responsable de la sauvegarde des avances de voyage, des fonds fournis, et de la remise des fonds excédentaires en temps opportun.
1.6 Fournisseurs, services et produits
1.6.1

Les voyageurs en service commandé doivent avoir recours aux fournisseurs, aux services et aux produits sélectionnés et approuvés par le Collège aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles.

1.6.2

En consultation avec le voyageur, le Collège utilisera la carte de crédit corporative dans la mesure du possible pour payer d'avance les arrangements en matière de voyage.

1.6.3

Si, en raison des circonstances, il n'a pas été possible de payer au préalable des dépenses de voyage, il faut rembourser au voyageur les frais étayés par des reçus.

1.7 Avances de voyage
1.7.1

Les voyageurs en service commandé peuvent obtenir une avance de voyage si les services et les produits approuvés par le Collège ne sont pas payés d'avance ou qu'il est impossible de les payer en utilisant une carte de crédit corporative, et ce, conformément à la Directive administrative « Frais de déplacement, de séjour et de représentation ».

1.8 Formulaires applicables aux voyages
1.8.1

Il faut utiliser les formulaires internes pour présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui, au besoin.

1.9 Changement du lieu de travail
1.9.1

Lorsqu'un employé ou autre personne est assigné à un lieu de travail temporaire à l’étranger, les dispositions de la présente directive doivent être suivies.

Partie II - Assurances

2.1 Régimes d'assurance et indemnisation
2.1.1

Le Collège souscrit à un service d’assistance médical offrant aux voyageurs en service commandé des services intégrés d’assistance médicale et de sécurité en tout temps.

2.1.2

Les employés doivent s’assurer que toute couverture d’assurance fournie par le Collège soit suffisante pour leur situation personnelle, et, le cas échéant, souscrire à une assurance complémentaire additionnelle pour les voyages à l’étranger.

2.1.3

Les autres voyageurs doivent souscrire à un régime complémentaire personnel pour les voyages à l’étranger.

2.1.4

La prime d’assurance complémentaire devra être préalablement approuvée par le Collège et sera remboursée sur présentation de reçu.

2.1.5

Les voyageurs qui souscrivent à une assurance complémentaire ont aussi droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable au remplacement (ou aux réparations) des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage en service commandé, sauf si cette assurance est fournie par le Collège.

Partie III - Module sur les voyages

3.1 Voyages internationaux hors du Canada ou des États-Unis

Les dispositions énoncées dans le présent module s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée hors du Canada ou des États-Unis ou lorsque le point de départ est situé hors du Canada et des États-Unis.

Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.

3.1.1 Logement

La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.

Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, le voyageur pourrait être logé dans une maison fournie par le partenaire ou le Collège. Un voyageur qui séjourne dans un logement non commercial doit toucher le remboursement conformément aux taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités). En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution s’ils sont disponibles. Les voyageurs qui optent de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles, et ce, conformément aux taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités).

3.1.2 Dépenses supplémentaires

Le voyageur doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires.

Au besoin, le Collège prendra les dispositions nécessaires pour obtenir les documents d'entrée déterminés par le ministère, et/ou un passeport approprié ainsi que les photos, et/ou le visa déterminé par Affaires étrangères et Commerce international Canada, de même que les inoculations, vaccinations et rayons X requis ainsi que les certificats de santé nécessaires, et ce, sans frais pour le voyageur. Les frais connexes engagés par le voyageur seront remboursés.

Le voyageur a également droit au remboursement des frais d'un coffret de sûreté à l’étranger sur présentation de reçus.

3.1.3 Eau en bouteille

Les frais d'eau en bouteille doivent être remboursés lorsque cela est jugé nécessaire et le remboursement doit être étayé par des reçus et s'appliquer à une quantité raisonnable.

3.1.4 Taux de change

Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et/ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.

Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par le Collège, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.

3.1.5 Communications à domicile

Les frais de communication à domicile ne sont pas remboursés, à moins d’urgence, et doivent se limiter à dix minutes.

3.1.6 Indemnité de faux frais

Le voyageur touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement selon les taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités), et selon le pays visité.

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versés conformément aux taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités), et selon le pays visité, à compter du 31e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un voyageur visite le même jour des pays différents, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

3.1.7 Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité de repas applicable.

Les indemnités pour les repas doivent être remboursées aux taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités), et selon le pays visité.

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas doivent être versés conformément aux taux établis par le Conseil du trésor (Directive sur les voyages, Appendice D – Indemnités), et selon le pays visité, à compter du 31e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu’aucune indemnité de repas n'a été fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l'indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.

3.1.8 Transports

Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées ici-bas dans a) Commercial, b) Autres moyens de transport, et c) Véhicules, les dépenses liées au moyen de transport sélectionné sont remboursées sur présentation de reçus indiquant la devise utilisée. En l'absence de reçu, une déclaration écrite suffit. Les dépenses visées sont notamment :

  • les frais de sélection de siège dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés;
  • les frais d'améliorations aéroportuaires, non payés par ailleurs (p. ex. prépayés en tant qu'élément du tarif);
  • la taxe d'aéroport de départ, non payée par ailleurs;
  • les bons pour services divers, à l'égard d'un excédent de bagage/d'un poids excédentaire dans le cas de transporteurs commerciaux, privés et/ou nolisés (explication requise);
  • les « frais de changement » de billet de transporteur public;
  • les frais et droits de service de transport obligatoires légitimes, engagés pendant un déplacement et non payés par ailleurs (p. ex. droits d'amarrage, péages pour route ou pont, les droits aux frais de traversier ou relatif à tout autre service de transport).
  1. Commercial

    La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.

    Des voyages par avion en classe affaires doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination ou au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit.

    La norme applicable aux déplacements par train est la classe économique.

    Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées, sur présentation des reçus.

  2. Autres moyens de transport

    À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques.

    Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.

  3. Véhicules

    La norme applicable aux véhicules de location doit être la plus économique possible. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu.

3.1.9 Interruption obligatoire du séjour exigée par le pays

Le recours aux dispositions d’une interruption obligatoire du séjour exigée par le pays ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.

Le voyageur touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, sur présentation des reçus, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route.

Les frais de repas et les faux frais payés à destination sont les mêmes que ceux du pays où le voyageur est en service commandé, à moins que le voyageur ne retourne à son domicile permanent, auquel cas les frais ne sont pas remboursés.

Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement si l’interruption du séjour est brève.

Partie IV - Urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement

4.1 Décès en cours de déplacement
4.1.1

Si le voyageur décède lorsqu'il est en déplacement à l’étranger, le Collège doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires. Les frais suivants sont inclus dans les dépenses qui peuvent être payées :

  1. à l'endroit où le décès est survenu, l'ambulance, le corbillard, l'embaumement, le coffre extérieur (mais non le prix d'un cercueil) et tout autre service ou article requis par les lois locales en matière de santé;
  2. le transport de la dépouille jusqu'à son domicile permanent ou, si les survivants en expriment le vœu, jusqu'à tout autre lieu, jusqu'à concurrence des frais occasionnés par le transport de la dépouille jusqu'à son domicile permanent. Les frais d'escorte qui s'ajoutent aux frais de transport de la dépouille ne sont remboursés que lorsqu'une escorte est exigée par la loi.
4.1.2

Lorsque la dépouille n'est pas transportée, les frais de voyage d'un proche parent ou d'un représentant de la famille jusqu'au lieu d'inhumation sont remboursés.

4.2 Urgences, maladies et blessures en cours de déplacement
4.2.1

Le remboursement des frais d'utilisation d'un véhicule convenable comme une ambulance ou un taxi doit être autorisé dans le cas du voyageur qui tombe malade ou se blesse dans l'exercice de ses fonctions ou en déplacement lorsque, de l'avis du Collège, du voyageur ou du médecin traitant, la nature de la maladie ou de la blessure est telle que le voyageur doit être transporté à un centre de soins médicaux, au lieu de travail, au logement occupé en déplacement ou chez lui.

4.2.2

Le voyageur touche le remboursement des dépenses nécessaires occasionnées par une maladie ou un accident survenant en cours de déplacement, dans la mesure où le voyageur est convaincu que ces dépenses s'ajoutent à celles que le voyageur aurait engagées s'il était resté chez lui et qu'elles ne peuvent être remboursées en vertu d'une police d'assurance ou de toute autre autorisation.

4.2.3

Le voyageur qui tombe malade ou qui est victime d'un accident dans un pays étranger doit recevoir si possible l'avance nécessaire et justifiée s'il a à faire face à des frais médicaux élevés. Ces frais pourront plus tard être remboursés au Collège en vertu d'une police d'assurance personnelle ou de toute autre autorisation.

4.2.4

Lorsque, de l'avis du médecin traitant, l'état du voyageur qui est tombé malade ou qui a eu un accident justifie la présence d'un proche parent ou d'un représentant de la famille, les frais réels et raisonnables de déplacement peuvent être remboursés à ce dernier, tout comme s'il s'agissait d'un voyageur.

4.2.5

Si le voyageur tombe malade ou a un accident, ou si une situation d'urgence se produit au foyer (p.ex. maladie grave selon un médecin, feu, inondation, tempête de verglas, par exemple), il peut être autorisé à retourner plus tôt qu'il ne l'était prévu.

4.2.6

Lorsqu'un voyage au foyer pour les raisons mentionnées dans le présent article n'est pas justifié, les frais raisonnables d'appels interurbains à la maison sont remboursés.