Directives administratives
de nature administrative

Gestion des espaces au Collège

Code : ADM-12
Responsable de la diffusion : La direction exécutive des services administratifs
Approbation – Résolution du CDP : 2015-décembre-02-CdP-01
Entrée en vigueur : 2 décembre 2015
Révisée :

Table des matières

Objet

La présente directive administrative vise à s'assurer de l'utilisation efficace et fonctionnelle des espaces du Collège sur tous ses campus et ce dans le but de rencontrer les besoins académiques, administratifs et auxiliaires du Collège, basé sur les orientations du plan stratégique et du plan directeur des espaces du Collège dans un contexte de viabilité financière.

Destinataires

La présente directive s'adresse à tous les secteurs du Collège.

Définitions

La présente directive administrative vise à s'assurer de l'utilisation des espaces pour rencontrer les besoins de toutes les activités du Collège par l'entremise:

  • d'analyses périodiques de l'utilisation des espaces;
  • d'analyses des besoins en espaces;
  • de l'analyse du plan d'activité académique et des services d'appui qui s'y rattachent pour déterminer les besoins en espaces;
  • de l'établissement des priorités de rénovations/construction nécessaires pour rencontrer les orientations;
  • de l'élaboration de normes et de procédures pour l'allocation des espaces en ayant comme base de référence le système provincial COFSI (College Ontario Facilities Standards and Inventory);
  • de l'élaboration de normes pour l'utilisation des espaces communs;
  • de la mise en œuvre d'une directive sur la fabrication des horaires et d'un suivi rigoureux de l'utilisation des espaces;
  • de la création d'une équipe de travail pour étudier et recommander des solutions aux problèmes d'espaces soulevés par la communauté collégiale;
  • de l'élaboration de procédures afin de mieux gérer l'acquisition et l'utilisation des espaces loués;
  • de la mise à jour du plan directeur des espaces à long terme.

Principes généraux

Tous les espaces du Collège

  1. Les espaces du Collège sont un avoir corporatif alloué stratégiquement par le Comité tactique en consultation avec le Comité de gestion des espaces de La Cité (ci après appelé CGELC)
  2. Il y a trois catégories d'espaces: académique, administratif et auxiliaire.
  3. Lorsqu'un espace est alloué à une famille de programmes ou à un secteur de services d'appui, la direction de cette famille ou de ce secteur est responsable de l'utilisation efficace de celui-ci.

Espaces académiques

Fait référence aux salles de classes, laboratoires et ateliers qui sont utilisés pour livrer les cours et le support à l'enseignement offert par le Collège.

Espaces administratifs

Fait référence aux espaces assignés permettant d'effectuer les tâches administratives ainsi que les aires communes en incluant les espaces à l'extérieur et la salle à manger (cafétéria).

Espaces auxiliaires

Fait référence aux espaces assignés pour les services associés, les services alimentaires, la librairie, le stationnement, la résidence et tous les autres services qui opèrent au niveau de la propriété du Collège pour fournir un service à la collectivité collégiale.

Fonctionnement

  1. La fréquence normale des réunions du CGELC est aux huit (8) semaines. Selon les situations, la présidence du CGELC peut augmenter la fréquence des réunions.
  2. Les comptes rendus des réunions seront accessibles sur la page web du CGELC.
  3. Chaque membre, sauf les personnes ressources, a une voix lors de vote.
  4. Le quorum des réunions est 50 % plus un.
  5. Les sous-comités seront créés selon les besoins.

Membriété

  • Direction des Ressources physiques
  • Direction exécutive des services administratifs
  • Vice-présidence à l'Enseignement ou un(e) délégué(e)
  • Deux directions à l'Enseignement
  • Direction de La Cité des affaires
  • Direction des Ressources informatiques
  • Direction du Bureau des admissions et du registraire
  • Personnes-ressources (au besoin)

Principes généraux

Procédures de maximisation des espaces
Cette section décrit les stratégies, les termes et les procédures d'optimisation des espaces avant de remettre une recommandation au Comité tactique.

A. Espaces académiques

1. Inventaire des espaces académiques
1.1

L'inventaire des espaces académiques est l'instrument principal pour suivre de façon adéquate l'allocation des espaces académiques afin d'évaluer le taux d'utilisation. Cet inventaire est géré par le Bureau des admissions et du registraire qui a la responsabilité de la production des horaires.

1.2

L'inventaire est mis à jour, chaque semestre et soumis au CGELC. Cet inventaire est par la suite soumis au Comité tactique par le CGELC pour approbation finale. Tous les changements approuvés doivent être compilés dans la base de données avant de changer les cours.

1.3

Tout changement additionnel doit être soumis au CGELC pour révision. Les recommandations seront acheminées au Comité tactique pour approbation finale. Le délai de réponse est fixé à un mois.

2. Activités académiques

Cette section s'applique pour la programmation des activités académiques durant les heures régulières.

1. Accès
1.1

la responsabilité du Comité tactique, les espaces académiques sont désignés par le CGELC en tant que qu'accès général, spécialisé-désigné à usage général et spécialisé-désigné à usage restreint. Le Bureau des admissions et du registraire est responsable de la production de l'horaire maître et planifie l'occupation des espaces afin de maximiser leur utilisation.

1.2

Accès général: désigne un espace disponible pour toutes les familles de programmes et qui peut être planifié à leur horaire.

1.3

Espace spécialisé désigné à usage général: désigne un espace ayant des équipements ou installations spécifiques pour certaines activités académiques et qui peut être désigné général si celui-ci peut être utilisé par plusieurs secteurs afin de maximiser l'utilisation. L'accès sera ouvert à tous les secteurs.

1.4

Espace spécialisé désigné à usage restreint: désigne un espace dont l'accès est restreint à une activité particulière académique en liste dans l'inventaire des espaces.

1.5

Les espaces spécialisés désignés à usage restreint est assignés par le CGELC si;

1.6

un secteur est capable de démontrer la pertinence d'avoir un accès restreint et qu'il assure l'optimisation de l'utilisation de l'espace;

1.7

une autre utilisation de l'espace ne peut être identifiée.

1.8

Les espaces  spécialisés désignés à usage restreint sont revus annuellement et peuvent être sujets à des modifications selon les besoins du Collège.

2. Premier responsable

Le premier responsable d'un espace spécialisé désigné à usage restreint est le secteur à qui cet espace a été désigné.

2.1

Le CGELC assigne au secteur responsable chaque espace spécialisé désigné à usage restreint.

  • Espaces spécialisés désignés à usage général : la responsabilité de l'utilisation revient au secteur qui les utilise le plus.
  • Espaces spécialisés désignés à usage restreint : la responsabilité de l'utilisation est assignée directement au secteur mandaté.
  • Espaces à usage général sont ouverts à tous les secteurs.  Le CGELC est responsable de faciliter l'optimisation de leur usage.
2.2

Le secteur identifié comme premier responsable d'un espace est responsable de s'assurer d'une utilisation optimale de l'espace selon les points suivants:

  • Aider le Bureau des admissions et du registraire à maximiser l'utilisation.
  • Identifier des options d'optimisation des espaces.
  • Identifier et promouvoir le partage de l'utilisation des espaces.
  • Proposer d'autres méthodes d'aménagement afin d'améliorer l'utilisation d'espace.
  • S'assurer que tous les espaces utilisables sont planifiés dans l'horaire.
  • Expliquer pourquoi les objectifs d'utilisation fixés ne sont pas atteints.
2.3

premier responsable pour tous les laboratoires informatiques et spécialisés qui font appel aux technologies de l'information et des communications est assigné au secteur des Technologies de l'information.

3. Mesures d'optimisation
3.1 Utilisation de l'espace:
  • Définie comme étant le pourcentage de temps disponible et planifié pour l'utilisation.
  • Le temps disponible pour les périodes académiques de jour durant la semaine est de 50 heures soit de 8 h à 18 h du lundi au vendredi selon les normes du ministère. Cette plage est prise du guide de COFSI.
  • Le total des heures planifiées à l'horaire comprend les heures des périodes surveillées et non surveillées.
  • Les activités enregistrées dans l'horaire seront utilisées pour déterminer les taux d'utilisation des espaces.
  • Les périodes non supervisées enregistrées dans l'horaire doivent être reliées à des usagers spécifiques et entrées dans la base de données.
  • Les taux d'utilisation suggérés par COFSI sont de 80% pour les salles de classes et 60% pour les laboratoires.
3.2

Taux d'utilisation des places assises :
Défini comme étant le total des étudiants planifiés dans une salle de classe sur une période d'une semaine (50 heures) divisé par le total des sièges maximum dans une salle de classe durant la même période et multiplié par 100.

B. Espaces administratifs

1. Inventaire des espaces administratifs
1.1

L'inventaire des espaces administratifs est l'instrument principal qui permet de suivre l'allocation des espaces administratifs afin de s'assurer de leur utilisation optimale. Cet inventaire est géré et administré par le secteur des Ressources physiques.

1.1

L'inventaire est mis à jour à chaque semestre et soumis au CGELC pour révision. Les recommandations du CGELC en ce qui a trait à cette catégorie d'espace sont soumises par la suite au Comité tactique pour approbation.

Le secteur des Ressources physiques est responsable de l'administration des espaces administratifs. Tout changement dans cet inventaire qui affecte les autres secteurs, doit être discuté au CGELC. Toutes les recommandations de changement du CGELC doivent être approuvées par le Comité tactique.

C. Espaces auxiliaires

1. Premier responsable
1.1

Les espaces de la résidence, des services alimentaires, du complexe sportif, du stationnement et de la librairie sont la responsabilité du ou de la gestionnaire du Collège responsable des Services associés.

1.2

Les espaces de la Garderie éducative sont sous la responsabilité de la direction du secteur de l'École des sciences sociales et humaines.

1.3

Les espaces des campus satellites, qui sont loués par le Collège, sont la responsabilité des directions de qui relèvent les programmes et les services qui sont offerts.

1.4

L'approbation de la direction exécutive des Services administratifs est requise pour toutes les locations d'espaces à l'extérieur du campus d'Ottawa et du campus d'Orléans. La direction exécutive des Services administratifs représente le Collège pour la signature de tous les baux et lettres d'entente. L'approbation de la direction des Ressources physiques est requise avant de procéder à des changements aux baux de location.

Calendrier pour dépôt des demandes
Demande d'espace pour le semestre : A déposer demande au Comité de gestion des espaces, au plus tard : Rencontre du Comité de gestion des espaces :
Automne Le 1er lundi de mars mi-mars
Hiver/été Le 1er lundi d'octobre mi-octobre

Pourra augmenter le nombre de rencontres tout dépendant du nombre de demandes reçues

Liens

Directive(s) administrative(s) associée(s) :

Aucune

Politique(s) associée (s) :

Aucune

Autres (loi, directive ministérielle, etc.) :

Aucune