Directives administratives
liées aux ressources humaines

CONGÉS SPÉCIAUX AVEC OU SANS SOLDE

Code numérique : RH-17
Responsable de la diffusion : Vice-présidence des Ressources humaines et culture organisationnelle
Groupes ou secteurs ou fournisseurs de services consultés :
Entrée en vigueur : Novembre 2000
Dernière révision : 12 août 2020
Fréquence de révision : Cette directive est révisée et validée annuellement

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé afin d'alléger le texte et se veut inclusif et utilisé autant pour désigner les femmes, les hommes et le genre neutre.

Table des matières

1. Préambule

À titre d’employeur, le Collège souhaite assurer un traitement équitable de toutes demandes de congés spéciaux par les membres du personnel.

2. objet

La présente directive vise à circonscrire l’étendue des congés avec ou sans solde afin d’assurer l’uniformité des pratiques entre les différents secteurs du Collège.

La directive ne doit, en aucune circonstance, être interprétée dans le but d’accorder des avantages supplémentaires à des membres du personnel ou à un groupe, au-delà de ce qui est reconnu par les dispositions des conventions collectives et des conditions d’emploi en vigueur.

Il est à noter que les congés de perfectionnement, de maternité et les autres congés parentaux, ainsi que ceux à traitement différé, ne sont pas couverts par la présente directive.

3. Destinataires

La présente directive s’applique aux membres du personnel régis, soit par :

  • la convention collective du personnel scolaire à temps plein;
  • la convention collective du personnel de soutien à temps plein;
  • la convention collective du personnel de soutien à temps partiel;
  • les conditions d’emploi du personnel administratif.

4. Modalités

4.1 Congés avec solde

Conformément aux dispositions des conventions collectives et conditions d’emploi en vigueur, le Collège peut accorder à un membre du personnel à temps plein des congés payés pour les motifs suivants :

i. Maladie ou invalidité de courte durée
ii. Fête religieuse
iii. Deuil
iv. Raison personnelle exceptionnelle ou circonstance particulière
v. Prendre soin d’un membre de la famille immédiate

Maladie ou invalidité de courte durée

Afin de bénéficier du régime prévu à l’article 17 de la convention collective du personnel scolaire, à l’article 8 de la convention collective du personnel de soutien ou à l’article 3 des conditions d’emploi du personnel administratif, le membre du personnel doit se conformer aux dispositions du programme intitulé Gestion de l’invalidité de courte durée.

Dans le cas d’une demande d’absence visant à permettre un rendez-vous médical ou dentaire routinier, préventif, annuel et périodique, le membre du personnel doit, soit convenir avec son superviseur immédiat des modalités de remise de temps, puiser à même sa banque de congés annuels, prendre un congé sans solde ou utiliser des heures supplémentaires accumulées. Le membre du personnel doit toutefois s’efforcer de prendre ses rendez-vous avant ou après ses heures normales de travail. Si cela s’avère impossible, le rendez-vous doit être pris de façon à perturber le moins possible les opérations, soit en début ou en fin de la période normale de travail ou durant la période de repas.

Fête religieuse

Afin de permettre à un membre du personnel de remplir ses obligations religieuses lorsque celles-ci entrent en conflit avec les heures normales de travail, le Collège accorde, à sa discrétion, un congé avec solde jusqu’à concurrence de trois jours par année. Ce congé avec solde est accordé uniquement sur présentation d’une confirmation écrite jugée valide par le Collège et signée par un représentant officiel de la religion.

Le membre du personnel désirant se prévaloir de ce congé doit en faire la demande par l’entremise de SCORPA dans les plus brefs délais.

(Administratif : art. 3.7 b); Scolaire à temps plein : art. 21.03; Soutien à temps plein : art. 12.2.1)

Deuil

En cas de décès d’un membre de la famille immédiate, le Collège accorde un congé avec solde n’excédant généralement pas trois jours ouvrables. Le Collège pourrait exiger des pièces justificatives. Selon les circonstances et la distance à parcourir par le membre du personnel pour assister aux funérailles, le Collège pourrait accorder jusqu’à deux jours supplémentaires.

Le membre du personnel désirant se prévaloir de ce congé doit en faire la demande par l’entremise de SCORPA dans les plus brefs délais.

(Administratif : art. 3.7 d); Scolaire à temps plein : art. 21.04; Soutien à temps plein art. 12.3; Soutien à temps partiel : art. 15.2)

Congé pour raison personnelle ou pour circonstance exceptionnelle

Un congé accordé dans le cadre de circonstance exceptionnelle vise à accommoder un membre du personnel ne pouvant vaquer à une situation urgente et de courte durée en dehors des heures de travail régulières.

(Administratif : art. 3.7 b); Scolaire : art. 21.02)

Une circonstance exceptionnelle est, de par sa nature, imprévue et hors du contrôle du membre du personnel. Elle inclut des situations soudaines et critiques telles qu’un accident d’un membre de la famille immédiate (conjoint et enfant). Elle ne fait pas référence à l’absence de gardiennage pour un enfant ni au désir de prendre soin d’un membre de la famille, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

Toute demande de congé dont la raison invoquée réfère à des circonstances exceptionnelles doit être soumise par le membre du personnel à son superviseur immédiat et approuvée par la vice-présidence du secteur concerné.

Le membre du personnel s’étant vu autoriser ce congé doit le consigner dans SCORPA dans les plus brefs délais.

Prendre soin d’un membre de la famille immédiate

Afin de permettre à tout membre du personnel de prendre soin d’un membre de sa famille immédiate, le Collège peut accorder, à la suite de la réception d’une demande écrite, un congé sans solde.

Pour un membre du personnel scolaire, ce congé peut être avec solde pour un maximum de cinq (5) jours par année de référence, et ce, conformément à l’article 21.07 de la convention collective en vigueur.

Pour un membre du personnel de soutien à temps plein, ce congé peut être avec solde pour un maximum de cinq (5) jours par année de référence, et ce, conformément à l’article 12.2.2 de la convention collective en vigueur.

Dans le cas de ce type de congé, le Collège pourrait exiger la présentation d’une attestation médicale confirmant la condition invalidante du membre de la famille pour la période couverte par ledit congé.

Le membre du personnel désirant se prévaloir de ce congé doit en faire la demande par l’entremise de SCORPA dans les plus brefs délais.

4.2 Modalités générales des congés avec solde

Le membre du personnel qui veut s'absenter pour l'un des motifs invoqués dans la présente directive doit en faire préalablement la demande, par écrit, et ce, dans un délai raisonnable ou en fonction des délais prescrits, à son superviseur immédiat.

Dans les cas où il n'est pas possible de soumettre une demande écrite au préalable en raison de circonstances extraordinaires, le membre du personnel doit obtenir l'autorisation verbale de son superviseur immédiat et confirmer par écrit, dès son retour au travail, le motif de la demande du congé. La décision de rémunérer ou non ce dernier est déterminée à la lumière des raisons invoquées.

Dans le cas de circonstances exceptionnelles touchant l'ensemble du personnel du Collège (p. ex. : bris majeur, blocage du réseau routier etc.), la décision d'autoriser ou non un congé spécial relève de la présidence du Collège ou de la personne désignée.

La présente directive vise à établir des lignes directrices. De façon générale, les autorisations pour tous les types d'absence sont accordées à la discrétion du Collège et de façon à perturber le moins possible les programmes et services offerts. En ce qui a trait aux demandes de congé pour des motifs exceptionnels, elles seront considérées à la lumière de tous les faits pertinents, selon le mérite des requêtes et les contraintes opérationnelles.

Le Collège se réserve le droit de réviser la présente directive en tout temps afin d'en modifier l'étendue, si des circonstances le dictent ou si les dispositions des conventions collectives ou des conditions d'emploi en vigueur sont revues.

4.3 Congés sans solde

Selon les motifs invoqués et leur concordance avec les intérêts du Collège, celui-ci pourra accorder, à sa discrétion, un congé non rémunéré. La durée de celui-ci peut varier d'un (1) jour à douze (12) mois, sauf dans le cas de circonstances extraordinaires.

Toute demande de congé sans solde doit être présentée par le membre du personnel à son superviseur immédiat au minimum vingt (20) jours ouvrables avant le début du congé compte tenu des contraintes opérationnelles et du processus de remplacement, le cas échéant. La demande doit être approuvée, par écrit, par le superviseur immédiat et la vice-présidence du secteur concerné.

Tout congé excédant un (1) mois doit faire l'objet d'un protocole établissant les modalités du congé. Cette demande doit d'abord être analysée par le superviseur immédiat. Cette analyse doit être soumise à la vice-présidence du secteur concerné. Advenant l'intention d'approuver la demande de congé, un protocole doit être préparé en collaboration avec la direction du secteur des ressources humaines et culture organisationnelle avant même qu'une réponse verbale ou écrite ne soit remise au membre du personnel par son superviseur immédiat.

L'évaluation d'une demande de congé sans solde est faite en considérant les contraintes opérationnelles immédiates. Qui plus est, le Collège considère également, notamment et non limitativement, les facteurs suivants avant de rendre sa décision :

  • Les années de service au sein du Collège;
  • l'urgence des circonstances donnant lieu à la requête;
  • la relation entre les raisons invoquées et les objectifs du Collège.

(Administratif : art. 3.7 a); Scolaire à temps plein : art. 21.06 A; Soutien à temps plein : art. 12.1; Soutien à temps partiel : art. 15.1)

5. Autres

Afin d'assurer le succès de la mise en œuvre de la présente directive, le Collège s'engage à informer les membres du personnel visés quant aux modalités et aux dispositions.