Directives administratives
liées aux ressources humaines

Gestion de l’apprentissage professionnel

Code : RH-07
Responsable de la diffusion : Secteur des Ressources humaines et développement organisationnel
Approbation – Résolution du CDP : Conseil de la présidence – 7 juin 2017
Entrée en vigueur : 7 juin 2017
Révisée :

Table des matières

Préambule

La Cité, en tant qu’établissement d’études postsecondaires, désire créer un environnement de travail favorisant l’apprentissage professionnel des membres du personnel. Elle désire encourager le développement professionnel de ses ressources humaines en vue d’améliorer notamment l’engagement et de maximiser leur contribution à l’atteinte des objectifs stratégiques du Collège.

Cette directive fournit un cadre selon lequel toutes les décisions concernant les demandes de d’apprentissage professionnel sont prises en vertu de critères spécifiques et connus. Également, cette directive définit le soutien ainsi que les ressources mises à la disposition des membres du personnel par le Collège.

L’investissement réalisé par La Cité, en partenariat avec les membres du personnel dans leur poursuite d’apprentissage professionnel, sera orienté notamment par les attentes établies par les profils de compétences, les exigences actuelles et éventuelles du marché du travail ainsi que les orientations stratégiques du Collège. La Cité s’engage à créer et à favoriser un environnement qui facilite et améliore les possibilités d’apprentissage professionnel pour les membres du personnel afin qu’ils puissent maintenir et améliorer leurs compétences, s’adapter aux besoins d’un milieu de travail en évolution constante et atteindre leur plein potentiel au sein du Collège.

Terminologie

Apprentissage professionnel s’entend d’un ensemble d’activités d’apprentissage ayant pour but de développer des compétences, des comportements, des connaissances ou des habiletés afin de contribuer davantage à l’atteinte des objectifs stratégiques du Collège. Cette contribution peut être dans le cadre du poste occupé actuellement ou dans le cadre du développement des talents et dans le cadre du processus gestion de la relève. L’apprentissage professionnel inclut, sans s’y limiter, la formation obligatoire, le perfectionnement professionnel et la formation scolaire offerte par un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu.

Association professionnelle s’entend d’une association, généralement sans but lucratif, ayant pour but de défendre, protéger et faire progresser une profession.

Dépenses d’apprentissage professionnel s’entend des dépenses autorisées au préalable par le collège et pouvant inclure les frais de déplacement et d’hébergement, les frais de scolarité, les frais d’inscription et le matériel didactique. Plus spécifiquement :

  • Pour la formation scolaire, le Collège rembourse les frais de scolarité, à l’exception des frais accessoires tels que les frais d’assurance-santé, les dons, les frais de retard, les frais d’association étudiante. Le temps de déplacement ainsi que les coûts de séjour et de repas ne sont pas remboursés, compensés ou rémunérés.
  • Pour le perfectionnement professionnel, le Collège rembourse les frais d’inscription ainsi que les frais de séjour, et ce, en vertu de la directive intitulée Frais de déplacement, de séjour et de représentation.
  • Un membre du personnel ne peut pas réclamer du temps supplémentaire pour participer à une activité de développement professionnel, sauf si cette formation est exigée par le Collège.

Formation obligatoire s’entend d’une activité, développée par le Collège ou une tierce partie, qui doit obligatoirement être suivie par l’ensemble ou certains membres du personnel, par exemple dans le cadre de l’implantation d’un nouveau système ou lors d’une formation imposée à un membre du personnel afin qu’il puisse répondre aux exigences du poste occupé.

Formation scolaire s’entend de toute activité de formation inscrite dans le cadre d’un programme d’études spécifiques, dispensée par un établissement scolaire ou un établissement de formation reconnu par le Ministère de la formation et des collèges et universités (MFCU) et pour laquelle une attestation ou des crédits sont octroyés. Désigne également toute activité de formation créditée et dispensée hors Ontario mais reconnue, comme étant équivalente, par le MFCU ou par l’instance qui règlemente en Ontario la profession ciblée.

Perfectionnement professionnel 1 s’entend d’une activité telle que :

  • atelier (dispensé à l’externe ou à l’interne, incluant une activité de type In House training);
  • colloque, séminaire, congrès ou conférence;
  • préparation et présentation d'une formation ou d'une conférence;
  • rédaction et publication d'articles spécialisés ou d'ouvrages;
  • participation à un groupe de discussion ou de co-développement;
  • participation à un projet de recherche;
  • activité d'auto-apprentissage;
  • activité de mentorat;
  • lecture de livres spécialisés (à l’exception du matériel devant être acheté dans le cadre d’un cours de formation déjà approuvé et subventionné par le Collège);
  • cours de formation crédité ou non crédité telle que la formation continue offerte par un ordre professionnel;
  • visite de collège ou d’autre institution partenaire;
  • réunion provinciale (Heads of ou coordination);
  • activité de coaching;
  • Webinaires ou toute autre activité en ligne

Le perfectionnement professionnel n’est pas :

  • réunion d’équipe ou sectorielle (retraite);
  • cotisation annuelle à un Ordre professionnel;
  • convention telle que la présentation et la vente d’équipements (Trade shows);
  • activité institutionnelle d’accueil du personnel;
  • atelier de mobilisation ou de team building;

Ordre professionnel s’entend d’un organisme regroupant, sur un territoire donné, l'ensemble des membres d'une même profession; profession qui généralement peut être exercée de manière libérale, et qui assure une forme de régulation de la profession en question.

Champ d’application

La directive s’applique à tous les membres du personnel à temps plein, c’est-à-dire les membres du personnel embauchés sur une base permanente.

La directive s’applique autant aux membres du personnel administratif, de soutien et scolaire.

Un membre du personnel en invalidité de courte durée, en invalidité de longue durée ou en congé autorisé ne peut pas se prévaloir de cette directive.

Rôles et responsabilités

Le Collège mandate la direction exécutive des ressources humaines et développement organisationnel pour veiller au bon fonctionnement de la présente directive. Plus spécifiquement, elle offre un soutien aux superviseurs immédiats et aux membres du personnel afin qu’ils puissent réaliser leurs objectifs d’apprentissage professionnel en lien avec leur profil de compétences respectif :

  • administrant le soutien financier pour la formation scolaire;
  • établissant des rapports d’utilisation des ressources financières;
  • menant des sondages sur les besoins des membres du personnel et en analysant les exigences organisationnelles en matière d’apprentissage professionnel;
  • sélectionnant, le cas échéant, les fournisseurs pour des activités d’apprentissage professionnel;
  • mettant en oeuvre des activités d’apprentissage professionnel;
  • affichant des postes à pourvoir qui offrent des occasions d’apprentissage professionnel pour des membres du personnel conformément aux conventions collectives et aux conditions d’emploi en vigueur.

Le superviseur immédiat doit créer et favoriser un environnement qui facilite et améliore l’apprentissage professionnel des membres du personnel en lien avec les divers profils de compétences en :

  • élaborant une planification d’apprentissage professionnel;
  • déterminant, avec les membres de son personnel, les besoins en matière d’apprentissage professionnel en fonction notamment de l’appréciation de rendement et du cheminement de carrière;
  • fournissant des occasions régulières de dialogue pour discuter du déroulement des activités et de l’atteinte des objectifs visés;
  • s’assurant que les employés ont accès, de façon équitable, aux activités d’apprentissage professionnel.
  • fournissant une orientation et des commentaires aux membres du personnel afin d’assurer un transfert des apprentissages faits dans le cadre des activités d’apprentissage professionnel à leur emploi;
  • s’assurant que les membres du personnel suivent, en vertu des échéances, toutes les formations obligatoires prévues par les lois et règlements, le cas échéant;
  • soulignant régulièrement les réalisations en matière d’apprentissage professionnel tout au long de l’année.

Le membre du personnel est le principal acteur de son apprentissage professionnel et de la gestion de sa carrière en :

  • examinant ses compétences actuelles pour déterminer les facettes d’apprentissage professionnel;
  • cherchant des occasions diverses d’améliorer ses compétences;
  • participant aux activités d’apprentissage professionnel qui sont jugées nécessaires ou obligatoires par le Collège (p.ex. SIMDUT, LAPHO, accueil des nouveaux membres du personnel);
  • partageant ses idées suite aux activités d’apprentissage professionnel financées par le Collège;
  • profitant des activités d’apprentissage professionnel internes pertinentes;
  • tenant à jour ses compétences et connaissances pour satisfaire aux besoins d’un milieu de travail en constante évolution.

Cadre administratif

Convention collective du personnel scolaire

  • Article 11 (11.01 H 1, 11.01 H 2, 11.01 H 3, 11.01 H 4, 11.04 B 1, 11.04 B 2, 11.04 B 3, 11.04 B 4)
  • Article 12
  • Article 20

Convention collective du personnel de soutien

  • Article 6.1.4
  • Article 9

Conditions d’emploi du personnel administratif

  • Section 3.7 (g)

Directives

  • Frais de déplacement, de séjour et de représentation

Ordres et associations professionnels

La Cité ne paie pas l’adhésion ainsi que le renouvellement de la cotisation à un ordre professionnel ou à une association professionnelle pour un membre du personnel scolaire.

La Cité ne paie pas l’adhésion ainsi que le renouvellement de la cotisation à un ordre professionnel ou à une association professionnelle pour un membre du personnel de soutien.

La Cité peut rembourser le coût de l’adhésion et du renouvellement de la cotisation à un ordre professionnel pour un membre du personnel administratif qui est le principal responsable d’un secteur donné et pour lequel cette adhésion contribue positivement à la veille stratégique et à l’exercice de ses fonctions à La Cité.

La Cité ne paie pas l’adhésion ainsi que le renouvellement de la cotisation à une association professionnelle pour un membre du personnel administratif.

Les fonds utilisés pour payer le coût de l’adhésion et du renouvellement sont exclus de la présente directive.

Procédures de demande d’apprentissage professionnel

Le Collège procède à deux niveaux de planification des besoins d’apprentissage professionnel, soit la planification sectorielle, composée notamment des demandes individuelles, et la planification institutionnelle, composée notamment de la formation scolaire.

La planification sectorielle

La planification sectorielle exclue les demandes ou les activités en lien avec la formation scolaire.

La planification sectorielle est développée, au plus tard le 31 janvier de chaque année, en fonction du plan stratégique du Collège, du plan d’affaire annuel institutionnel, des plan d’affaires sectoriels, des profils de compétences ainsi que des besoins soulevés lors du processus d’appréciation de rendement et par l’entremise de la planification individuelle de chaque membre du personnel à temps plein.

La planification sectorielle est acheminée à la direction exécutive des ressources humaines et développement organisationnel.

La planification individuelle se fait lors du processus d’appréciation de rendement, notamment en utilisant la section intitulée Plan d’apprentissage professionnel du formulaire d’appréciation de rendement de la plateforme numérique Etap.

Pour toute demande de subvention reliée à une activité d’apprentissage professionnel, celle-ci doit être faite simultanément avec le Plan d’apprentissage professionnel à la section Activité d’apprentissage de la plateforme numérique Etap.

L’évaluation des demandes de subvention est faite par le superviseur immédiat en fonction des modalités établies dans la présente directive.

Une réponse écrite du superviseur immédiat est acheminée, via la plateforme numérique Etap, au membre du personnel au moins 7 jours civils avant le début de l’activité d’apprentissage professionnel en indiquant la raison supportant la décision. Dans l’éventualité d’une approbation, la réponse inclura également le montant du financement approuvé.

La planification institutionnelle

La direction exécutive des ressources humaines et développement organisationnel ou son délégué analyse l’ensemble des plans sectoriels et détermine, au plus tard le 31 mars de l’année de chaque année, si des activités sectorielles ou individuelles peuvent être réorganisées différemment afin d’optimiser les ressources.

Demandes sectorielles et individuelles en cours d’année

Pour tout besoin survenant en cours d’année, un plan d’apprentissage professionnel doit être complété dans la plateforme numérique Etap pour pouvoir ensuite acheminer la demande via la section Activité d’apprentissage.

Demande de subvention pour une formation scolaire

Pour toute demande de subvention pour une formation scolaire, le formulaire intitulé Demande de formation scolaire se retrouvant sur le tableau de bord de la plateforme numérique Etap doit être rempli.

Pour toute demande approuvée, le Collège rembourse 100 % des frais de scolarité suite à la présentation d’une preuve indiquant la réussite du cours, et ce, jusqu’à concurrence d’un :

  • maximum de 7 500 $ pour un certificat, diplôme ou degré pour toute la durée de l’emploi au Collège; et
  • maximum de 10 000 $ pour un diplôme d’études supérieures pour toute la durée de l’emploi au Collège.

Un fois le formulaire rempli et signé par le membre du personnel, il doit l’acheminer à son superviseur immédiat. Ce dernier à 14 jours civils pour émettre sa recommandation écrite au superviseur hiérarchique. Par la suite, le superviseur hiérarchique a également 14 jours pour émettre sa recommandation écrite à la direction exécutive des ressources humaines et développement organisationnel.

Cette recommandation doit être acheminée à la direction exécutive des ressources humaines et développement organisationnel au moins 120 jours civils avant le début de l’activité d’apprentissage professionnel.

La demande de subvention pour une formation scolaire doit contenir les renseignements nécessaires, notamment l’estimation des coûts. Les renseignements manquants pourraient retarder l’approbation et possiblement occasionner son rejet.

Si le délai de 120 jours civils n’est pas respecté, la demande pourrait être rejetée.

L’évaluation des demandes en lien avec une formation scolaire est faite par les membres de la direction générale en fonction des critères et modalités communiqués.

Les membres de la direction générale peuvent demander la participation de la direction du secteur concernée pour fournir des explications additionnelles.

La responsabilité des membres de la direction générale est d’analyser les demandes en fonction des critères suivant qui se retrouvent également dans la grille d’évaluation à l’annexe A :

  • est un membre du personnel à temps plein;
  • la formation scolaire développe des compétences, des comportements, des connaissances ou des habiletés;
  • la formation scolaire est directement reliée au poste occupé ou au développement des talents ou dans le cadre du processus de la gestion de la relève;
  • la formation scolaire est alignée au profil de compétences;
  • la formation scolaire est alignée aux exigences actuelles et éventuelles du marché du travail;
  • la formation scolaire contribue à l’atteinte des objectifs stratégique du Collège;
  • la formation scolaire est alignée au plan d’affaires du secteur.

Une réponse écrite de la direction exécutive des ressources humaines et développement organisationnel, appuyée d’une explication, sera acheminée au membre du personnel ainsi qu’à son superviseur immédiat et son superviseur hiérarchique au moins 90 jours civils avant le début de la formation scolaire. Dans l’éventualité d’une approbation, la réponse inclura également le montant du financement approuvé.

Suite à la réception, par le membre du personnel, de l’approbation de la demande d’apprentissage professionnel, il est de sa responsabilité de s’inscrire à l’activité et de faire les réservations de voyage.

Les changements aux coûts initiaux approuvés doivent être communiqués à la direction exécutive des ressources humaines et développement organisationnel.

Les dépenses supérieures au montant de financement approuvé ne seront pas remboursées.

Le membre du personnel qui se voit accorder une subvention pour une formation scolaire doit signer un contrat d’engagement qui indique notamment son obligation de rester à l’emploi du Collège pour une période minimale de deux ans pour un certificat, diplôme ou degré et de trois ans pour une maîtrise et doctorat suite à l’achèvement de sa formation scolaire. À défaut de respecter cet engagement, le membre du personnel se verra dans l’obligation de rembourser la totalité du montant déboursé par le Collège.

Modalités d’inscription à une activité d’apprentissage professionnel

Les réservations de voyage doivent être faites conformément à la directive intitulée Fais de déplacement, de séjour et de représentation du Collège.

Si l’activité d’apprentissage professionnel est annulée ou si le membre du personnel n’y participe pas, le superviseur immédiat doit en être avisé pour que :

  • les frais imputés aux activités d’apprentissage professionnel du membre du personnel soient crédités ou non, en totalité ou en partie ;
  • les journées de perfectionnement professionnel accordées au membre du personnel soient débitées ou non ;
  • les réservations de voyage soient annulées. Il relève du membre du personnel d’annuler les réservations de voyage. S’il y a des frais d’annulation et que le membre du personnel a annulé sans cause valable, ce dernier devra débourser ces frais ;
  • les frais d’annulation qui découlent d’une annulation par l’organisateur de l’activité soient remboursés par ce dernier au Collège. De tels frais ne seront pas imputés au membre du personnel.

Si le membre du personnel ne peut pas revenir la journée prévue en raison d’intempéries ou d’un retard du mode de transport utilisé, les frais encourus seront payés par le Collège et ne seront pas imputés au membre du personnel, et ce, tant que ce dernier respecte la directive intitulée Frais de déplacement, de séjour et de représentation.

Suivis d’une activité d’apprentissage professionnel

Au plus tard 10 jours ouvrables suivant la fin de l’activité d’apprentissage professionnel, le membre du personnel doit remettre, à la demande de son superviseur immédiat, un résumé des apprentissages à la section Commentaires du plan d’apprentissage professionnel dans la plateforme numérique Etap et en déposant le matériel officiel reçu dans la section Documents en respectant les modalités du droit d’auteur.

Le matériel reçu est mis à la disposition des autres membres du personnel via les mécanismes interne du secteur.

Le membre du personnel doit également remplir et fournir à son superviseur immédiat un formulaire des frais de déplacement, qui inclut tous les reçus originaux ainsi qu’une copie du billet d’avion, de train ou de l’entente de location de voiture, le cas échéant.

Budget et structure budgétaire

Le budget d’apprentissage professionnel relié au perfectionnement professionnel est décentralisé dans chacun des secteurs.

Le budget d’apprentissage professionnel relié à la formation scolaire est centralisé au secteur des Ressources humaines et développement organisationnel.

Chaque secteur se voit allouer, annuellement, un budget d’apprentissage professionnel basé notamment sur le nombre de membres du personnel ainsi que sur les stratégies du plan d’affaires. Ce budget est utilisé pour répondre à des besoins individuels et sectoriels.

Les fonds affectés annuellement à l’apprentissage professionnel sont limités et peuvent faire l’objet d’un examen annuel du Conseil de la présidence en fonction de la capacité financière du Collège.

À la fin de chaque année financière, les argents non utilisés et prévus pour l’apprentissage professionnel sont remis dans le budget centralisé de formation scolaire en prévision des années financières futures.

Rapports sectoriels et institutionnel

Chaque secteur doit produire un rapport annuel des activités d’apprentissage professionnel individuelles et sectorielles au plus tard le 31 mai suivant l’année de référence se terminant le 31 mars à l’aide du formulaire intitulé Rapport sectoriel d’apprentissage professionnel se retrouvant à l’annexe C.

Le rapport doit ventiler les diverses dépenses associées aux activités d’apprentissage professionnel individuelles et sectorielles.

Le rapport doit également inclure les activités d’apprentissage professionnel individuelles et sectorielles qui n’ont pas engendré de dépense.

Le Collège doit produire un rapport annuel institutionnel des activités d’apprentissage professionnel au plus tard le 31 août suivant l’année de référence se terminant le 31 mars.

Le rapport doit ventiler les diverses dépenses associées aux activités d’apprentissage professionnel institutionnelles, sectorielles et individuelles.

Le rapport doit également inclure les activités d’apprentissage professionnel institutionnelles, sectorielles et individuelles qui n’ont pas engendré de dépense.

Communication et information

Afin d’assurer la compréhension de la présente directive, le Collège s’engage à se doter d’un plan de communication visant à informer les membres du personnel à temps plein.

Mise à jour

Le Collège, par l’entremise du secteur des Ressources humaines et développement organisationnel, s’engage à réviser annuellement le contenu de la présente directive

[1] Les listes expliquant qu’est-ce qu’une activité de perfectionnement professionnel n’apparaissent pas par ordre d’importance ou de priorité.