Directives administratives
liées aux ressources humaines

Travail à domicile

Code numérique : RH-16
Responsable de la diffusion : Vice-présidence des Ressources humaines et culture organisationnelle
Groupes ou secteurs ou fournisseurs de services consultés : Direction générale
Entrée en vigueur : 12 août 2020
Dernière révision :
Fréquence de révision : Cette directive est révisée et validée annuellement

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé afin d'alléger le texte et se veut inclusif et utilisé autant pour désigner les femmes, les hommes et le genre neutre.

Table des matières

1. Préambule

Le travail à domicile est un mode de travail pouvant être utilisé afin de répondre aux besoins tant du Collège que ceux des membres du personnel. La présente directive s'inscrit dans le but que s'est fixé le Collège d'être un employeur de choix, de favoriser l'atteinte des objectifs opérationnels, tout en soutenant et en contribuant au développement et à l'amélioration de la qualité de vie des membres du personnel.

2. Objet

La directive a pour but d'autoriser les membres du personnel qui occupent un poste répondant aux critères d'admissibilité de travailler à un autre endroit que le lieu de travail habituel désigné tout en continuant de contribuer à l'atteinte des objectifs stratégiques du secteur et de l'organisation. Les principes énumérés aideront les membres du personnel ainsi que les superviseurs à travailler de façon optimale et sécuritaire.

La présente directive ne s'applique pas au travail à distance effectué dans le cadre de conférences ou de réunions ayant lieu dans les bureaux de partenaires d'affaires ou autres lieux de réunions désignés à l'extérieur des campus.

3. Destinataires

La directive s'applique à tous les membres du personnel du Collège qui occupent un poste permettant le travail à domicile, et ce, en fonction des besoins opérationnels et des procédures de travail propres à chaque secteur.

4. Définitions

Travail à domicile : régime de travail selon lequel un membre du personnel a l'autorisation d'effectuer une partie ou la totalité de ses tâches dans un lieu autre que le lieu de travail désigné.

Lieu de travail désigné : l'adresse professionnelle du membre du personnel, c'est-à-dire son lieu de travail habituel.

Lieu de travail à domicile : endroit où un membre du personnel a l'autorisation d'exécuter le travail qu'il aurait autrement accompli à son lieu de travail désigné.

5. Critères d'admissibilité

Chaque secteur doit déterminer des critères d'admissibilité spécifiques permettant le travail à domicile. Ceux-ci doivent être communiqués à chaque membre du personnel concerné. En sus des critères spécifiques, les critères généraux suivants doivent être considérés :

  • Le membre du personnel doit avoir un débit de bande passante suffisant, sur un réseau sans fil privé via une connexion sécurisée par un mot de passe. Si ce n'est pas possible, le membre du personnel doit utiliser le réseau privé virtuel (VPN) du Collège.
  • Advenant des frais additionnels pour le Collège, ceux-ci doivent être analysés par la direction responsable du secteur afin d'évaluer s'il est possible de justifier un mode de travail à distance. Le mode de fonctionnement ne doit occasionner aucune diminution de la productivité.

6. Modalités

6.1 Modalités générales

  • L'approbation des demandes d'autorisation au régime de travail à domicile est la responsabilité du superviseur immédiat et chaque cas doit être traité distinctement et individuellement.
  • Les conditions d'emploi, les dispositions des conventions collectives, les directives du Collège et les lois en vigueur continuent de s'appliquer aux membres du personnel.
  • Le membre du personnel et son superviseur immédiat s'entendent sur les modalités du régime de travail à domicile et celles-ci sont consignées, par écrit, dans la plateforme Etap.
  • Un membre du personnel travaillant à domicile est réputé être au travail.
  • Advenant que les besoins opérationnels l'exigent (P.ex. : période de vacances, suspension des services offerts), le superviseur immédiat pourrait, unilatéralement, suspendre temporairement l'entente de travail à domicile.
  • Il est attendu que tous les membres du personnel ajustent leur espace et l'organisation du travail afin d'optimiser son rendement.
  • Il est attendu que le membre du personnel maintienne le niveau de collaboration et d'entraide prévu avec les diverses équipes partenaires et les collègues de travail.
  • Il est suggéré d'utiliser un espace dédié spécifiquement au travail à domicile et libre de distraction.
  • Le Collège n'est pas responsable des coûts associés au fait qu'un membre du personnel utilise son domicile comme lieu de travail alternatif. Tous les coûts associés à l'entretien de la zone de télétravail (par exemple, assurance, chauffage, électricité, Internet / téléphone, etc.) sont à la charge du membre du personnel. Le Collège ne fournira pas un T2200 aux fins fiscales.

6.2 modalités spécifiques

6.2.1 Santé et sécurité au travail

  • Le membre du personnel doit s'assurer de rendre son espace de travail aussi sécuritaire que possible. Les mesures suivantes doivent être prises en considération :
    • Vérifier qu'il n'y a aucun débris, fil, câble ou autre objet dispersés sur le plancher ou dans les escaliers;
    • S'assurer que l'espace de travail est bien éclairé;
    • Limiter les charges lourdes devant être soulevées;
    • Respecter les principes ergonomiques généraux (P.ex. la position de travail, le positionnement de l'écran et du clavier, etc.).
  • Malgré les risques contrôlés, le membre du personnel doit informer son superviseur immédiat advenant une blessure en lien avec le travail à domicile. Le formulaire de déclaration d'incident, accessible sur le Portail Web du Collège, doit être rempli et acheminé au superviseur immédiat.
  • Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il est interdit de tenir des rencontres, en présentiel sur le lieu du domicile, avec des collègues ou des clients.
  • Il est également déconseillé de transmettre les coordonnées de la résidence personnelle aux clients internes ou externes.
  • Toute préoccupation en lien avec la santé et sécurité au travail doit être signalée au superviseur immédiat afin que les mesures nécessaires puissent être prises le cas échéant.

6.2.2 Communications et disponibilités

  • Il est attendu que le membre du personnel soit disponible pour les clients, les collègues ou les superviseurs. Divers moyens de communication peuvent être convenus (téléphone, courriel, applications et logiciels tel que Teams, etc.).
  • Le membre du personnel doit se rendre disponible pour des rencontres pouvant être convoquées et pour celles planifiées.
  • Tout échange virtuel doit demeurer courtois, respectueux et professionnel.
  • Les messages vocaux laissés sur un poste téléphonique au Collège sont accessibles par l'entremise de Teams ou de l'adresse courriel du destinataire et doivent être traités promptement.
  • Considérant les outils disponibles, le Collège ne recommande pas l'utilisation du téléphone personnel aux fins du travail.

6.2.3 Technologies

  • Certains équipements technologiques peuvent être fournis au membre du personnel. Ce dernier doit en faire la demande, au préalable, à son superviseur immédiat. La décision de fournir ou non certains équipements technologiques est à l'unique discrétion du superviseur immédiat.
  • Il est attendu que les équipements du Collège doivent servir uniquement aux fins de l'emploi avec le Collège.
  • Pour être autorisé à travailler à domicile, un membre du personnel pourrait se voir obliger d'utiliser un VPN afin d'assurer la protection de renseignements confidentiels.
  • Les directives administratives en matière d'utilisation des infrastructures technologiques et des outils de communication sans fil doivent être respectées.
  • La majorité des outils de travail informatisés sont accessibles à distance sur le portail Web du Collège.
  • Un service de soutien technique est accessible à distance par courriel à l'adresse SOSPC@lacitec.on.ca ou par téléphone au poste 3005.

6.2.4 Horaire de travail

  • À moins d'un ajout à l'entente écrite avec le superviseur immédiat, l'horaire de travail au lieu de travail à domicile est le même que l'horaire au lieu de travail désigné (incluant la période de dîner).
  • L'entente de travail à domicile doit respecter les paramètres des conditions de travail applicables spécifiquement à un membre du personnel.
  • Advenant un imprévu empêchant le membre du personnel à accomplir ses tâches, ce dernier doit aviser son superviseur immédiat dès que possible. Si cette situation affecte significativement l'horaire de travail, le membre du personnel doit discuter avec son superviseur immédiat afin de convenir d'une reprise de temps ou l'utilisation d'un congé approprié selon la circonstance.
  • Pour les membres du personnel de soutien, seules les heures supplémentaires autorisées au préalable seront rémunérées selon les conventions collectives en vigueur.

6.2.5 Invalidité de courte durée

  • Le Programme d'invalidité de courte durée demeure applicable lors du travail à domicile.
  • Un membre du personnel incapable de travailler dû à une situation médicale, doit en informer son superviseur immédiat et déclarer le congé dans le module Gestion des absences du système Scorpa.
  • Conformément au Programme d'invalidité de courte durée, toute absence de plus de trois (3) jours sera automatiquement aiguillé à Solutions Organisationnelles Inc. (SOI)

6.2.6 Accès et confidentialité des données et documents

  • Tous les fichiers doivent être sauvegardés sur le réseau du Collège ou sur un des services infonuagiques reconnus et approuvés par le Collège. La sauvegarde d'information sur le disque dur d'un ordinateur ou une clé USB ainsi que la transmission d'information via un service infonuagique non-approuvé par le Collège est proscrite.
  • L'utilisation d'une connexion Internet privée et sécurisée par un mot de passe est requise afin de protéger les renseignements et les documents confidentiels.
  • Le membre du personnel est responsable de protéger les informations confidentielles (papier ou électroniques) notamment en s'assurant qu'elles ne soient pas accessibles aux personnes du même domicile privé peu importe si les informations sont sous forme électronique ou papier.
  • Il est requis de signaler immédiatement au coordonnateur de la directive sur l’accès à l’information et protection de la vie privée toute atteinte à la sécurité de l’information ou à la vie privée (c’est-à-dire tout incident où des renseignements personnels sont perdus ou volés, ou encore recueillis, utilisés ou divulgués sans autorisation).
  • Les exigences législatives et les directives internes concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée ainsi que la sécurité et la gestion de l’information s’appliquent également au travail à domicile. L’annexe 1 indique les bonnes pratiques de travail à domicile déterminées par le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée.

7. Responsabilités

7.1 Superviseur immédiat

Avant d'autoriser un membre du personnel à effectuer du travail à domicile, le superviseur immédiat doit s'assurer que les conditions suivantes s'appliquent :

  • La nature du travail est telle qu'il est possible, d'un point de vue opérationnel, d'accomplir les responsabilités selon un régime de travail à domicile.
  • Le membre du personnel peut accomplir, à son lieu de travail à domicile, le même volume de travail et être aussi efficace qu'à son lieu de travail désigné.
  • Le travail à domicile ne constitue pas un risque déraisonnable affectant la productivité des collègues et des processus du Collège.
  • Le lieu de travail à domicile respecte les modalités en matière de santé et sécurité au travail.

7.2 Membre du personnel

Avant d'autoriser un membre du personnel à effectuer du travail à domicile, le superviseur immédiat doit s'assurer que les conditions suivantes s'appliquent :

  • Respecter les termes de l'entente intervenue avec le superviseur immédiat.
  • Assumer, à ses propres frais, l'entretien et la réparation des appareils personnels du matériel n'appartenant pas au Collège comme, par exemple, une chaise ou un bureau.
  • Veiller à ce que le régime de travail à domicile soit conforme aux règlements de zonage municipaux ainsi qu'à leur bail d'habitation, s'il y a lieu.
  • S'assurer que son environnement de télétravail est sécuritaire, qu'il contrôle la température, les positions de travail et la luminosité à sa convenance.
  • Respecter les conditions d'emploi, les dispositions de la convention collective, les directives du Collège et les lois en vigueur.
  • S'assurer d'être connecté et disponible afin que les communications numériques (clavardage, échange de courriel, téléphonie, vidéo-conférence, etc.) puissent être possibles selon l'horaire de travail entendu.

8. Ressources

Afin d'optimiser le rendement, les formations en ligne suivantes sont recommandées et disponibles dans l'application Linkedin ou dans le catalogue de la bibliothèque d'apprentissage sur la plateforme ETAP :

  • Travailler à distance
  • Être efficace en télétravail
  • Gérer des équipes virtuelles
  • Comment animer une rencontre dans Teams

9. Directives, politiques ou procédures reliées

ADM-09 Utilisation des appareils de communication sans fil
ADM-10 Utilisation des infrastructures technologiques
GEN-09 Accès à l'information et protection de la vie privée
RH-04 Code d'éthique
RH-05 Violence au collège
RH-06 Respect de la personne

Annexe 1 Les bonnes pratiques de travail

Communication par courriel

  • Utiliser uniquement les comptes de courriel de La Cité.
  • Protéger tous les documents contenant des renseignements personnels avant d’envoyer des courriels en prenant les mesures suivantes :
    • sécuriser les renseignements personnels dans les appareils professionnels ou personnels (par exemple, en chiffrant ou en protégeant par mot de passe les pièces jointes et en communiquant les mots de passe séparément, par un moyen de communication ou dans un message différent);
    • s’il est impossible de sécuriser les renseignements personnels, obtenir le consentement préalable du particulier concerné par ces renseignements avant de les transmettre;
    • vérifier l’identité du destinataire et veiller à utiliser la bonne adresse de courriel (par exemple, en envoyant un courriel d’essai à l’avance pour confirmer qu’il parvient au bon destinataire);
    • vérifier que le courriel contient uniquement des renseignements pertinents pour le destinataire en question.

Utilisation d’appareils personnels

  • Il peut être impossible de fournir du matériel et des ressources connexes à tous les membres du personnel. Si vous devez utiliser vos appareils personnels à des fins professionnelles :
    • Vous devez prendre les précautions appropriées pour protéger les renseignements personnels, notamment en installant les caractéristiques de sécurité nécessaires, en activant et en mettant à jour le logiciel antivirus et en sécurisant les connexions WiFi;
    • Séparer et sécuriser tous les documents liés au travail dans les appareils partagés utilisés à la maison (par exemple, en sauvegardant des fichiers protégés par mot de passe dans des appareils personnels à un emplacement différent des documents personnels, afin que les autres membres de leur famille ne puissent y accéder);
    • La destruction sécuritaire des documents professionnels une fois terminée la période de conservation pertinente doit se faire selon les règles du Collège.

Document sur papier et sur d’autres supports

  • Il est nécessaire de prendre des précautions appropriées pour protéger les documents sur papier et d’autres supports qui contiennent des renseignements personnels (par exemple, des photos, des enregistrements audio ou vidéo, des disques durs et des clés USB), notamment les suivantes  :
    • ne pas laisser de renseignements personnels non sécurisés ou sans surveillance lorsqu’ils s’absentent de leur espace de travail;
    • sauvegarder de façon sécurisée tous les documents qui contiennent des renseignements personnels, sans égard de leur support;
    • ne pas imprimer inutilement des documents contenant des renseignements personnels;
    • ne pas jeter de documents sur papier qui contiennent des renseignements personnels (par exemple, à la poubelle ou au recyclage);
    • conserver de façon sécurisée les renseignements personnels s’il est impossible de suivre à domicile les protocoles de destruction sécurisée, jusqu’à ce qu’il soit possible d’obtenir l’accès à des services de destruction sécurisée de documents.

Droits relatifs à l’accès à l’information

  • La Cité demeure tenue de permettre l’accès à l’information et de prendre des mesures raisonnables pour consigner et conserver les documents, même si le membre du personnel travaille à domicile. Afin que La Cité respecte ces obligations, les rappels suivants s’imposent  :
    • tous les documents liés au travail demeurent assujettis aux lois sur l’accès à l’information, qu’ils se trouvent dans des appareils ou sur des supports fournis par le Collège ou les appareils personnels;
    • les activités professionnelles devraient être consignées; par exemple, des notes détaillées doivent être prises concernant toutes les décisions importantes, et tous les documents professionnels doivent être conservés;
    • il est important d’observer de bonnes pratiques de gestion des documents, notamment en utilisant des conventions approuvées pour les noms de fichiers afin que les documents puissent être bien gérés et faciles à localiser;
    • tous les documents professionnels doivent être numérisés et transférés dans des systèmes et registres professionnels dès que possible;
    • une copie de sécurité des documents professionnels qui se trouvent dans un ordinateur ou des dispositifs de stockage personnels doit être effectuée.