Soumettre une demande
Tous projets de recherche impliquant des êtres humains ou du matériel biologique humain, réalisés sous l’autorité ou sous les auspices de La Cité qu’ils soient subventionnés ou non et peu importe où a lieu la recherche, doivent recevoir l'approbation du CÉR de La Cité avant la mise en marche du projet. L’approbation est requise même si le projet a déjà reçu une approbation d’un autre CÉR.
Conformément à l’EPTC 2, le comité évalue l'acceptabilité éthique de chaque projet de recherche déposé et il adapte son évaluation au niveau de risque que présente la recherche en tenant compte des risques prévisibles, des avantages potentiels et des préjudices aux participant.e.s. Les risques ou préjudices peuvent être :
- de nature physique, émotionnelle (ex. questions sensibles, etc.,), psychologique (mesurer la dépression, le suicide, etc.), légale, sociale ou économique ;
- parce qu’ils impliquent des populations vulnérables ou lorsque la capacité des participant.e.s à consentir pourrait être affectée (ex. : individus ayant des troubles cognitifs ou intellectuels) ;
- parce qu’il y a un risque, réel ou potentiel, de coercition envers les participant.e.s (ex. : individus institutionnalisés, individus en situation de dépendance, étudiant.e.s recruté.e.s par un.e professeur.e).
ATTENTION : Les activités de recherche en classe, à visée pédagogique, doivent être évaluées. Il est recommandé que des activités à risque minimal soient retenues. Si ce type d’activité fait partie de vos stratégies d’enseignement dans un cours en particulier, veuillez utiliser le « Formulaire pour la recherche en salle de classe » (voir section Ressources).
Vous devez acheminer vos documents (nouveaux projets, réponses, demande d’amendement, demande de renouvellement, etc.) en format électronique à l’adresse courriel suivante : [email protected]
Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de votre demande d’évaluation, le secrétariat du CÉR vous confirmera par courriel si votre demande est complète. Veuillez noter qu’une soumission incomplète ne sera pas acceptée. Vous en serez informé, ce qui retardera son examen.
Confidentialité et vie privée
Le chapitre 5 de l’EPTC 2 décrit des concepts clés dont la vie privée et la confidentialité. Il est stipulé (article 5.2) que l’équipe de recherche a la responsabilité de se conformer à toutes les exigences légales et réglementaires en matière de protection de la vie privée des personnes qui participent à la recherche. Le CÉR s’attend à ce que les membres de l’équipe de recherche reconnaissent et réduisent au minimum les risques auxquels les participant.e.s sont exposé.e.s. Le formulaire de consentement doit préciser comment cette obligation sera satisfaite lors du déroulement de la recherche (la collecte des données peut être composée de renseignement nominal direct ou indirect), lors de la diffusion des résultats ainsi que lors de l’utilisation des données pour d’autres projets de recherche ainsi que de l’archivage des données jusqu’à leur destruction. De plus, si la méthodologie utilisée entraîne des limites à la confidentialité, il est nécessaire d’en informer explicitement les participant.e.s.
Anonymisation
Les données de recherche recueillies par l’équipe de recherche peuvent être anonymes (aucune information personnelle nominale, y compris le nom, l’adresse civique, courriel, etc. ne sera collectée et personne ne pourra vous identifier à partir de ces données) c’est-à-dire en associant le nom des participant.e.s aux numéros de codes ou pseudonymes. L’anonymisation implique de prendre des mesures pour dépersonnaliser dès que possible les données identificatoires recueillies.
L’anonymisation permanente requiert la destruction de la liste associant le nom des participant.e.s aux numéros de codes ou pseudonymes attribués. C’est la raison pour laquelle les feuillets d’information et les formulaires de consentement font généralement référence à la confidentialité plutôt qu’à l’anonymat puisque le nom des participant.e.s est connu par l’équipe de recherche.
Rétention des données et du matériel de recherche
Le formulaire de consentement doit préciser toutes les options envisagées par l’équipe de recherche concernant la rétention/conservation des données et du matériel biologique de recherche, que ces dernières soient anonymes ou codées.
À cette fin, vous devez préciser, notamment, de quelle manière le matériel ou les données seront conservées, soit :
- dans un répertoire qui sera créé pour ce projet et dont le cadre de gestion devra être approuvé par le comité d’éthique avant toute utilisation secondaire du matériel et des données conservées dans la banque. Un tel outil devra être sous la responsabilité d’un.e professeur.e puisqu’il s’agit d’une ressource institutionnelle.
- dans une banque de données et de matériel existante et disposant d’un cadre de gestion approuvé par un comité d’éthique (incluant le numéro d’approbation du cadre de gestion).
Le secrétariat et la présidence du CÉR vous encourage à nous consulter si vous planifiezr rédiger un cadre de gestion pour une banque de données ou de matériel recueillis dans le cadre de votre projet de recherche. Les efforts investis dans cet exercice sont ensuite largement rentabilisés par les nombreuses possibilités offertes par l’utilisation secondaire du matériel ou des données consignées dans un répertoire ou une banque.
Vous devez acheminer vos documents (nouveaux projets, réponses, demande d’amendement, demande de renouvellement, etc.) en format électronique à l’adresse courriel suivante: [email protected]. Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de votre demande d’évaluation, le secrétariat du CÉR vous confirmera par courriel si votre demande est complète.
Veuillez noter qu’une soumission incomplète ne sera pas acceptée. Vous en serez informé, ce qui retardera son examen.
Processus d’évaluation d’une demande d’évaluation initiale (nouveau projet)
Le.la chercheur.e principal.e d’un projet de recherche ou son.sa délégué.e doit soumettre une demande complète pour évaluation et approbation. Dans le cas de projets à risque plus que minimal, les équipes de recherche doivent respecter la date d’échéance de dépôt pour évaluation en comité plénier. Le secrétariat procède à la vérification des documents reçus pour confirmer que toutes les pièces requises ont été fournies et attribue un numéro au projet.
Création et dépôt de la demande par la personne responsable de la recherche
Veuillez utiliser la liste de vérification (le document est disponible en communiquant avec le CÉR) pour valider que vous avez déposé tous les documents requis (dossier complet).
Traitement du dossier dès sa réception
Le rôle du secrétariat à cette étape vise à s’assurer que votre demande est complète et prête pour l’évaluation par le CÉR dans le but d’éviter que l’évaluation du projet soit reportée en raison d’un dossier incomplet.
Afin d’éviter ou réduire le délai d’évaluation de votre projet veuillez :
- Répondre aux questions/demandes de clarifications du CÉR dans les plus brefs délais ;
- Le cas échéant, modifier les documents et les resoumettre au CÉR. Veuillez utiliser la fonction « suivi des modifications » de votre logiciel de traitement de texte pour faire les corrections ou ajouts demandés par le CÉR.
Évaluation éthique de la demande et transmission de la décision du CÉR
La personne responsable du projet ou son.sa délégué.e doit satisfaire toutes les conditions du CÉR. Dans l’éventualité où les réponses ne satisfont pas le CÉR, celui-ci peut envoyer à l’équipe une autre lettre de rétroaction demandant d’autres précisions avant d’émettre l’approbation finale.
À la suite de l’évaluation de toute demande d’approbation éthique déposée au CÉR, voici le type de décision que le comité peut communiquer à l’équipe de recherche : une approbation sans condition, une approbation conditionnelle ou un report de décision si le dossier est incomplet lors du dépôt.
Aucune activité de recherche ne peut débuter avant d’avoir obtenu une approbation sans condition du CÉR.
Évaluation continue à soumettre au CÉR
Le CÉR doit assurer une évaluation éthique continue des projets de recherche qu’il a approuvé jusqu’à ce qu’ils soient terminés.
La personne responsable du projet ou son.sa délégué.e doit s’assurer que les suivis nécessaires auprès du CÉR sont effectués. On parle ici, par exemple, de demande de modification, de rapport de suivi annuel ou d’un rapport de fermeture (fin) du projet de recherche, d’un rapport de déviation au protocole, d’un rapport d’incident thérapeutique ou d'une découverte fortuite événement imprévu.
Évaluation éthique de la demande et transmission de la décision du CÉR
La personne responsable du projet ou son.sa délégué.e doit satisfaire toutes les conditions du CÉR. Dans l’éventualité où les réponses ne satisfont pas le CÉR, celui-ci peut envoyer à l’équipe une autre lettre de rétroaction demandant d’autres précisions avant d’émettre l’approbation finale.
À la suite de l’évaluation de toute demande d’approbation éthique déposée au CÉR, voici le type de décision que le comité peut communiquer à l’équipe de recherche : une approbation sans condition, une approbation conditionnelle ou un report de décision si le dossier est incomplet lors du dépôt.
Aucune activité de recherche ne peut débuter avant d’avoir obtenu une approbation sans condition du CÉR.
Évaluation continue à soumettre au CÉR
Le CÉR doit assurer une évaluation éthique continue des projets de recherche qu’il a approuvé jusqu’à ce qu’ils soient terminés.
La personne responsable du projet ou son.sa délégué.e doit s’assurer que les suivis nécessaires auprès du CÉR sont effectués. On parle ici, par exemple, de demande de modification, de rapport de suivi annuel ou d’un rapport de fermeture (fin) du projet de recherche, d’un rapport de déviation au protocole, d’un rapport d’incident thérapeutique ou d'une découverte fortuite événement imprévu.
La personne responsable du projet ou son.sa délégué.e doit soumettre une demande de modification pour un projet approuvé (articles 6.15 et 6.16 de l’EPTC 2) en remplissant un des formulaires de demande de modification (voir la section Ressources). Voici quelques exemples de modifications qui doivent être déposées et approuvées par le CÉR : modifications aux méthodes ou aux procédures de recherche, aux outils de collecte de données, au mode de recrutement, aux outils de recrutement ou aux sites de collecte des données, au formulaire de consentement, aux mesures prises pour protéger la vie privée et la confidentialité ainsi qu’à la composition de l’équipe de recherche.
Le CÉR doit être avisé dans les plus brefs délais de tout élément ou événement imprévu survenant pendant la durée du projet de recherche. Voici quelques exemples d’éléments ou d’événements imprévus nécessitant d’aviser le CÉR :
- Bris de confidentialité (en lien ou non avec des renseignements personnels)
- Pertes de données
- Failles de sécurité informatique
- Tout manquement à la conduite responsable en recherche
Un événement imprévu rapporté au CÉR est généralement traité en comité délégué. Les délais de traitement varient selon l’ampleur de l’événement et des mesures à prendre.
Tout élément ou événement imprévu lié à un incident de confidentialité impliquant un ou des renseignements personnels doit également être divulgué conformément à la politique d’Accès à l’information et à la protection de la vie privée.
La grande majorité des demandes de modifications sont évaluées par le CÉR en comité délégué. Les délais de traitement sont d’environ dix (10) jours ouvrables à la suite de la réception d’un dossier complet.
L’équipe de recherche doit maintenir l’approbation éthique de son projet pour toute la durée de celui-ci. Annuellement, l’équipe de recherche fait parvenir au CÉR un rapport annuel demandant le renouvellement de l’approbation éthique (voir la section Ressources), si le projet n’est pas terminé par la date d’échéance du certificat éthique émis.
Un rappel sera envoyé par le secrétariat du CÉR à la personne responsable de la recherche pour l’informer qu’un rapport annuel doit être rempli, signé et déposé avant la date d’échéance de l’approbation éthique.
Les délais de traitement pour ce type de demande sont d’environ cinq (5) jours ouvrables.
Un rapport final ou de fermeture (voir section Ressources) doit être envoyé au CÉR lorsque le projet de recherche prend fin. Le secrétariat accuse réception du rapport et archive le dossier du projet pour la durée de conservation approuvée.
Les délais de traitement sont d’environ cinq (5) jours ouvrables.