Directives administratives
de nature générale

Anti-pourriel

Code : GEN-13
Responsable de la diffusion :
Approbation – Résolution du CDP : 2014-CdP-18-juin-2014-02
Entrée en vigueur : 13 novembre 2013
Révisée :

Table des matières

Objet

Cette directive porte sur la Conformité à la Loi canadienne anti-pourriel (Loi C-28 ou LCAP)

Destinataires

  1. La présente directive s'applique à tout le personnel de La Cité, c'est-à-dire à toute personne à l'emploi du Collège et qui en reçoit un traitement ou un salaire à temps plein ou à temps partiel, ainsi que les bénévoles, stagiaires ou toutes autres personnes œuvrant au sein du Collège.
  2. Elle s'applique également à tout fournisseur qui communique de façon électronique avec des clients ou clients potentiels de La Cité au nom du Collège.
  3. Tous les secteurs d'activités de La Cité sont inclus ainsi que toutes les communications effectuées à l'externe par le Collège.

Modalités générales

  1. La Cité entend respecter, dans toutes ses opérations et activités, les objets et dispositions de la Loi canadienne anti-pourriel, ainsi que de tout autre texte législatif portant sur cette même Loi.
  2. La nouvelle loi a une incidence sur toute personne, entreprise ou organisation qui fait usage de messages électroniques commerciaux – MEC (ex. courriels, messagerie par texte, réseaux sociaux) comme outil de marketing ou de promotion, qui participe à la modification de données de transmission et qui produit ou installe des programmes d'ordinateur.
  3. Cette nouvelle loi a des impacts majeurs sur la relation d'affaires entre, notamment, le Collège et ses étudiants, son personnel, ses diplômés, ses partenaires, ses donateurs, ses bénévoles, des tierces parties telles que le Service d'admission des collèges de l'Ontario (SACO) et l'association étudiante en ce qui a trait aux communications faites par voie électronique.
  4. Le Collège veut ainsi s'assurer d'être en conformité avec le texte de la Loi et de ses règlements.
    1. Les dispositions de la Loi touchent non seulement les courriels, mais aussi tous les messages électroniques qui ont un but commercial. Ceci comprend des messages aux anciens et diplômés, aux donateurs potentiels, aux partenaires d'affaires potentiels ainsi qu'aux candidats potentiels pour les programmes et services de La Cité.
    2. La Loi s'applique non seulement aux messages envoyés aux individus mais aussi aux organisations et entreprises, et s'applique aussi dans le cas de courriels à un seul destinataire, non seulement aux envois de masse.

Modalités particulières

1. Rôles et responsabilités

  1. Toute la communauté collégiale a la responsabilité de veiller au respect de la présente directive.
  2. Les rôles clé établis par cette directive sont :La présidence pour l'application de la Loi;
    1. Les membres de la direction générale pour application dans leurs secteurs respectifs;
    2. Les gestionnaires pour le suivi de la directive par les employés de son secteur;
    3. L'employé pour le suivi de la directive.
    4. Le traitement des plaintes sera effectué par le Secteur des communications et du développement des marchés
  3. Le non-respect de cette directive et des conditions de la Loi canadienne anti-pourriel pourra entrainer l'application de mesure administrative ou disciplinaire jugée appropriée et pouvant aller jusqu'à l'expulsion du Collège ou à la rupture du lien d'emploi.

2. Définitions

Les définitions suivantes sont tirées du texte de la Loi canadienne anti-pourriel

« activité commerciale »

Tout acte isolé ou activité régulière qui revêt un caractère commercial, que la personne qui l'accomplit le fasse ou non dans le but de réaliser un profit, à l'exception de tout acte ou activité accompli à des fins d'observation de la loi, de sécurité publique, de protection du Canada, de conduite des affaires internationales ou de défense du Canada.

« adresse électronique »

Toute adresse utilisée relativement à la transmission d'un message électronique à l'un des comptes suivants :

  • un compte courriel;

  • un compte messagerie instantanée;

  • un compte téléphone;

  • tout autre compte similaire.

« données »

Signes, signaux, symboles ou représentations de concepts qui sont préparés ou l'ont été de façon à pouvoir être utilisés dans un ordinateur.

« données de transmission »

Données qui, à la fois :

  • concernent les fonctions de composition, de routage, d'adressage ou de signalisation en matière de télécommunication;
  • soit sont transmises pour identifier, activer ou configurer un appareil ou un dispositif, notamment un programme d'ordinateur en vue d'établir ou de maintenir une communication, soit sont produites durant la création, la transmission ou la réception d'une communication et indiquent, ou visent à indiquer, le type, la direction, la date, l'heure, la durée, le volume, le point d'envoi, la destination ou le point d'arrivée de la communication;
  • ne révèlent pas la substance, le sens ou l'objet de la communication.

« message électronique »

Message envoyé par tout moyen de télécommunication, notamment un message textuel, sonore, vocal ou visuel.

« message électronique commercial »

Pour l'application de la présente Loi, est un message électronique commercial le message électronique dont il est raisonnable de conclure, vu son contenu, le contenu de tout site Web ou autre banque de données auquel il donne accès par hyperlien ou l'information qu'il donne sur la personne à contacter, qu'il a pour but, entre autres, d'encourager la participation à une activité commerciale et, notamment, tout message électronique qui, selon le cas :

  1. comporte une offre d'achat, de vente, de troc ou de louage d'un produit, bien, service, terrain ou droit ou intérêt foncier;
  2. offre une possibilité d'affaires, d'investissement ou de jeu;
  3. annonce ou fait la promotion d'une chose ou possibilité mentionnée aux alinéas a) ou b);
  4. fait la promotion d'une personne, y compris l'image de celle-ci auprès du public, comme étant une personne qui accomplit — ou a l'intention d'accomplir — un des actes mentionnés aux alinéas a) à c).

3. Conséquences du non-respect de la directive et de la Loi

  1. En vertu de la Loi, il existe divers types d'infractions, notamment l'envoi de messages électroniques commerciaux non sollicités, la modification non autorisée de données de transmission, l'installation non autorisée d'un programme d'ordinateur, les indications fausses ou trompeuses dans un message électronique (y compris les sites Web) et la collecte non autorisée d'adresses électroniques.
  2. Ces infractions englobent, mais sans s'y limiter, les pourriels, les logiciels malveillants, les logiciels espions, la collecte d'adresses et les indications fausses ou trompeuses recourant à tout moyen de télécommunication, la messagerie texto (SMS), les réseaux sociaux, les sites Web, les localisateurs d'adresse URL ou autres, les applications, les blogues, le protocole de voix sur IP (VoIP).
  3. La Loi s'applique également à d'autres menaces électroniques au commerce, telles que l'installation de programmes d'ordinateur et la modification de données de transmission. Les menaces comprennent l'installation de maliciels, tels que les virus informatiques.
  4. Si les dispositions de cette loi ne sont pas observées à compter des dates d'entrée en vigueur, des pénalités pour infraction à la Loi canadienne anti-pourriel seront imposées, lesquelles sont excessivement onéreuses (jusqu'à 10 millions de dollars) et des recours collectifs peuvent alors être intentés.

4. Modalités concernant les messages électroniques commerciaux

  1. Cette composante de la Loi entre en vigueur le 1er juillet 2014.
  2. La Loi interdit l'envoi de messages commerciaux électroniques à une adresse électronique à moins que le récipiendaire ait donné son consentement et que le message contienne des renseignements précis au sujet de l'expéditeur ainsi qu'un mécanisme permettant au récipiendaire de se désabonner.
  3. La Loi gère donc les questions de consentement, de contenu et d'exclusion
  4. Consentement

    Le destinataire du MEC doit avoir consenti à recevoir des MEC. Le consentement peut être expressément accordé par un destinataire, soit en signant un document ou en cochant une case sur un formulaire, indiquant qu'il consent à recevoir ce genre de message de l'expéditeur.

  5. Le consentement doit être spécifique quant aux types de MEC qui seront transmis – par exemple des courriels de marketing, des mises à jour de programmation, des bulletins d'information, et ne peut être enfoui dans des modalités générales ou la politique de vie privée.
  6. Le consentement peut être obtenu verbalement, mais un dossier adéquat et vérifiable doit être conservé afin de démontrer que le consentement a été accordé.
  7. Le consentement peut aussi être considéré implicite quand les MEC sont envoyés à des destinataires avec lesquels l'expéditeur entretient une « relation d'affaires en cours », dans la mesure où la définition de celle-ci dans les règlements de la Loi est respectée.
  8. Par exemple, des étudiants actuels de La Cité ou qui ont étudié durant les deux dernières années, et des donateurs ou bénévoles actuels ou qui ont contribué ou participé au courant des deux dernières années font partie de cette catégorie.
  9. Contenu du message

    Le MEC doit contenir le nom de l'expéditeur ainsi que ses coordonnées (adresse et numéro de téléphone, courriel et/ou site web).

    Si l'expéditeur envoie le MEC au nom d'un tiers (par exemple, dans le cas d'une agence de marketing qui envoie un courriel de masse au nom de La Cité), l'expéditeur doit spécifier clairement le Collège au nom duquel le message est envoyé.

  10. Exclusion

    Le MEC doit contenir un mécanisme d'exclusion sans frais qui permet au destinataire d'exprimer sa volonté de ne plus recevoir des MEC en cliquant un lien Internet ou en envoyant un courriel.

    Une demande d'exclusion doit être traitée dans les 10 jours ouvrables par l'expéditeur responsable de la liste d'envoi.

    Dans le cas d'une demande d'admission, lorsqu'un client refuse de recevoir des correspondances à cet effet, la demande sera annulée.

5. Modalités concernant la modification des données de transmission

  1. Cette composante de la Loi entre en vigueur le 1er juillet 2014.
  2. Une modification de données de transmission peut être nécessaire, notamment, lorsqu'un message électronique est envoyé à une destination différente de celle visée par l'expéditeur.
  3. Le consentement exprès sera nécessaire avant que des données de transmission dans un message électronique puissent être modifiées. D'autres exigences devront être respectées lors de la demande du consentement, notamment la description claire et simple de la raison et à quelles fins le consentement est demandé, ainsi que l'identité du demandeur.
  4. Ces exigences s'appliqueront lorsque la modification des données de transmission se produit dans le cadre d'une activité de nature commerciale.

6. Modalités concernant l'installation de programmes d'ordinateur

  1. Cette composante de la Loi entre en vigueur le 15 janvier 2015.
  2. Généralement, les programmes d'ordinateur peuvent être installés uniquement après l'obtention du consentement exprès. D'autres exigences devront être respectées lors de la demande du consentement exprès, notamment la description claire et simple de la fonction du programme d'ordinateur et à quelles fins il est installé, ainsi que l'information permettant de retirer le consentement.
  3. En vertu de la Loi canadienne anti pourriel (LCAP), il faut obtenir le consentement exprès avant d'installer un logiciel dans l'ordinateur d'une autre personne dans le cadre d'une activité commerciale.
  4. Enfin, il convient de noter que les exigences en vertu de la Loi pour l'installation de programmes d'ordinateur s'appliquent uniquement à l'installation de programmes d'ordinateur dans l'ordinateur d'une autre personne dans le cadre d'une activité commerciale. La Loi ne s'applique pas aux installations effectuées par des personnes sur leurs propres appareils informatiques. De plus, les mises à jour ou les mises à niveau ne requerront pas le respect de telles exigences une fois que le consentement exprès aura déjà été obtenu.

Liens

Directive(s) administrative(s) associée(s) :

Aucune

Politique(s) associée (s) :

  • Politique 3.01 – Contrainte générale de la présidence du Collège

Autres (loi, directive ministérielle, etc.) :

  • Loi canadienne anti-pourriel (Loi C-28 ou LCAP), en vigueur le 1er juillet 2014.